高齢者介護、障がい福祉、保育の3つの事業を柱に、4つの法人で多角的にサービスを展開するアルファジアグループ。
グループ全体で約700名の職員を抱える同社では、評価制度自体は統一されたプロセスに基づいて実施していたものの、その管理手法については各法人や施設ごとに委ねられていた部分があり、評価制度の運用も属“法人”化していました。
かつて、一度はタレントマネジメントシステムの導入を試みつつも成し遂げられなかった経験を持つ同社が、なぜ今、再びシステム化へ踏み切り「ハイケアウェルネス」を選んだのか。導入プロジェクトを牽引したメンバーに、導入の背景から今後の展望まで、リアルな声を伺いました。
紙ベースの運用から、システム導入により『スキルチェック → 評価 → 面談』の一連のプロセスを一元化。
感覚的な人員配置をシミュレーション可能にし、専門職の適正な人員配置を実現
「福祉現場のリアル」を熟知したサポートと直感的な操作性で、ITに不慣れな現場への定着を実現
― 導入前に抱えていた組織や人事課題についてお聞かせください。
グループ全体で4法人・3事業を展開していますが、これまでは面談記録や人事評価などの情報管理は各法人や施設ごとの手法に委ねられており、グループとしての標準化がなされていない状態でした。
人事評価は、年に2回実施していましたが、すべて「紙ベース」での運用でした。
評価シートの保管場所も各法人や施設ごとに委ねられていたことや、管理する書類の量が年々増えていくことから、管理方法に困っており、「人事管理の複雑化」が進んでしまっていたことが、最も大きな課題でした。
― 数あるシステムの中から「ハイケアウェルネス」を選定された理由を教えてください。
実は数年前、別のタレントマネジメントシステムを導入しようとして試みて成し遂げられなかった過去があります。
今回はその反省を活かし、現場（3事業部）の業務を熟知しているメンバーを中心にプロジェクトチームを結成しました。
ハイケアウェルネス選定の決め手は、機能面の分かりやすさはもちろんですが、担当の方の圧倒的な「スピード」と「熱意」です。問い合わせに対するレスポンスが非常に早く、親身に対応していただきました。「迷うなら、このご縁を活かすべきだ」と思えるほど、粘り強く我々と向き合ってくれたことが信頼に繋がりました。また、福祉現場特有の空気感や、専門用語を含めた言葉のニュアンスが通じる点も、一般企業向けのシステムとは違う安心感がありました。
― 現在、どのようなシーンでハイケアウェルネスを活用されていますか？
現在は管理職と事務局を中心に約40名に対して説明会を実施し、先行でリリース。そこから段階的に現場への展開をスタートしました。主な活用シーンは、職員の「スキルチェック」と「面談記録」の実施・管理です。グループ全体としてサービスの質を担保・向上させるためには、定期的なスキルチェックと面談が不可欠です。
また、組織の人員配置を検討する際も活用しています。システム上で組織図を把握できることによって、各施設内だけでなく、各施設を管理するエリアマネジャーや本部長クラスもグループ内で横断的に組織編成をシミュレーションができるようになりました。これは、非常に大きな変化です。
導入にあたっては、現場が迷わないためのマニュアルを別途社内にて徹底的に作り込みました。「ここをクリックする」といった手順を、文字だけでなく写真付きで解説し、PC操作に不慣れな職員でも視覚的に分かるよう工夫しています。
― 導入によって得られた効果や、現場の反応はいかがでしょうか？
まだリリースしたばかりで定量的な効果測定はこれからですが、「スキル評価項目や運用のプロセスを見直すきっかけ」になったこと自体が大きな効果だと感じています。
システムに取り込む情報の精査や再構成に着手できたことは、結果として、既存のスキル・評価をより良いものへとブラッシュアップする機会にもなりました。
また、シフト制により、毎日顔を合わせられなくても職員の状況をシステム上で共有・把握できるようになった点も大きなメリットです。
システム上の面談記録を見れば「どんな悩みを持っているか」「どんな話をしたか」がすぐに分かります。「記録を載せておいたから見てね」という一言で情報共有が完了するなど、コミュニケーションの効率化も期待できます。
現場では、「システム化されていいね」と前向きな反応を示す職員を中心に、各施設長や園長、事務長の理解の元、スムーズな滑り出しができています。
― 今後、ハイケアウェルネスを使ってどのような組織作りを目指しますか？
アルファジアグループでは「2030年ビジョン」を掲げ、従業員のパフォーマンス最大化と事業成長を目指しています。今後はハイケアウェルネスに蓄積されたデータを分析し、「根拠」ある人事戦略や異動配置の促進に活用していきたいと考えています。
また、教育面では動画研修機能の活用も計画しています。スキルの礎となる研修コンテンツを盛り込み、教育の質の担保とスキル評価の両輪での運用を狙います。研修履歴機能も活用してみたいですね。
― 最後に、システム導入を検討されている企業の皆様へメッセージをお願いします。
DXが進む福祉業界において、システム導入は「選ばれる施設」になるための必須条件になりつつあります。
例えば、求職者が職場を選ぶ際に「システムがある施設」と「ない施設」、どちらを選ぶかと言えば「ある施設」に軍配が上がりやすい時代になってきていると感じます。
システム導入には障壁やリスクへの不安がつきものですが、もし迷っていらっしゃるなら「今」こそがそのタイミングではないでしょうか。
我々もかつて、システム導入までに至らなかった経験があります。だからこそ今回は「成し遂げたい」という強い思いで、プロジェクトメンバーとハイケアウェルネスの皆様で二人三脚で歩みを合わせ、一つひとつ課題を解決しながら進めてきました。 職員がお客様に向き合う時間を最大化し、我々福祉事業者が提供するサービスの価値をより高めるためにも、こうしたシステムを活用して業務を効率化し、生産性向上を図ることが必要だと考えています。