課題：人事評価の効率化、人材の見える化、エンゲージメント向上
ピジョンホームプロダクツ株式会社
管理グループ マネージャー 大庭 孝則 様
業種医療・製薬、製造社員数99名
育児用品のパイオニアとして、40年以上に渡り赤ちゃん用スキンケア商品などを製造販売するピジョンホームプロダクツ株式会社。「愛を生むは愛のみ」（愛のこもった製品・サービスを生むのは、愛の心のみ）を社是に、赤ちゃん、子ども、そして、サポートを求める全ての人へ向けた製品・サービスを提供しています。
同社では、2年前に社内の人事制度を一新。そのタイミングで導入いただいたのがタレントパレットでした。導入当時に抱えていた課題や導入後の活用について伺いました。
社内の人事制度を一新する際、新たな施策に対応できるシステムを探していました。変えたかったのは大きく2つで、人事評価制度と社員エンゲージメントの向上施策でした。
もともと弊社では紙をベースに人事評価を行なっており、まず社員が1〜2時間かけて自己評価を手書きで記入し、その内容を元に上司が評価を記入。最終的に回ってきた評価用紙を、管理部がExcelに手入力する。この作業を半期に一度の頻度で行なっていました。期日までに届かない場合はどこで止まっているのかを管理部が確認して提出を促す必要もあり、一連の作業に3〜4日はかかりきりになるため、業務を圧迫していたのです。何より、手書きの紙で提出された内容をExcelへ手打ちする作業は絶対に間違いがあってはならないこともあり、かなり神経を使うためなんとかしたいと思っていました。
新しい人事制度では、その人事評価の頻度を四半期に一度のペースに上げることに。
さすがに従来のアナログな方法では限界があると感じ、効率化や精度の担保ができないかと考えたのがシステム導入のきっかけです。
同時に、弊社の重要な経営課題として「社員エンゲージメントの向上」がありました。もともととても低いというわけではなかったのですが、社員エンゲージメントをより一層向上させるために上司部下間のコミュニケーション量を増やしたいという意向がありました。そのための新たな施策として、月1回の１on1を実施することになり、せっかくなら人事評価のために導入するシステムでこの１on1も行いたく、それが叶うシステムを比較検討し始めました。
もともと弊社では人事情報をExcelで管理しており、個人情報保護の観点から管理部しか情報にアクセスできないようにしていました。そのため、部下の情報を見たいときは管理部に問合せをして確認する仕組みだったので、各部署では問い合わせの手間がかかる不満を抱いており、管理部としても問い合わせに対応する業務がそれなりの頻度で生じていたのです。膨大なExcelから該当の情報を探すことも手間だったことから、システムの導入と同時に、人事情報の一元化も行おうと、やりたいことが広がりました。
4〜5社を比較検討する中で、できることが圧倒的に多く、費用対効果が最も高かったタレントパレットを選びました。今後、より一層の人事DXを進めたいと思っていたところだったので、「費用をかけるなら、将来的にもいろいろできた方がいい」と考えたのが一番の決め手です。
まずは、当初の目的にあった評価制度。これまで紙からExcelの転記作業だけで3〜4日かかっていた部分が実質ゼロになったことで、管理部では非常に大きな業務改善に繋がりました。また、社員側も1〜2時間かかっていた評価記入が、チェックボックスを選ぶだけで完了するようになり、たった3分で完了するようになったのです。当初、人事評価が四半期に一度になると話した際は社内から不満の声が上がったのですが、実際に行なってみるとシステム化が功を奏して、被評価者から自己評価作業についての不満は全く上がりませんでした。
また、1on1も月1回の開催ができています。スタート時は上司に対して研修を行い、「1on1は社員エンゲージメントの向上を促進するためであり、メンバーのための時間である」ということなどをあらかじめ伝えて目的の認識を合わせました。タレントパレットでは1on1のシート内にチェック項目を作れるのですが、「会話量を7:3にし、部下の話を聞けたか」など、上司側が気をつけることを都度確認できる仕組みづくりも行っています。
1on1開始時は社員から「何を喋っていいかわからない」との声もありましたが、話したい内容をタレントパレット上に書き込み、それを見つつ1on1に臨めるようにしました。メモをあらかじめ用意する仕組みにしたことで、話したいことの整理ができているという声も耳にします。また、話した内容の履歴を残し、次回に活かすなどの使い方をしている方もいるようです。
タレントパレットではカスタマイズも簡単にできるので、自社らしさを取り入れる使い方も行なっています。具体的には、人事評価を評点制ではなく評語制にして、「すげぇ」「ありがとう」「あと一歩」「かなり挽回しましょう」の4段階にしました。
理由は、「あなたは3です」と言われるより「ありがとう」と言われた方がうれしいですし、点数を入れるより心がこもると感じています。フィードバックもしやすく、受け取る側もプラスで受け取ってくれるなど、人の温かみがある施策を実装できました。
人事評価では、評価ポイントを集計し、社員も確認ができるようにしています。ポイントが貯まると昇進できる「累積評価ポイント」の仕組みを導入したことで、「ここまでいけば昇進だ」と目標設定がしやすくなっています。
他にも、当初は予定がなかった採用管理でも活用しています。全ての応募の入り口をタレントパレットにし、候補者の方にはタレントパレットに直接必要事項を記入いただくようにしています。目的は、採用の一元管理。フォーマットを統一しているので、応募媒体や候補者による項目の差異がなく、比較しやすいというメリットがあります。紙の履歴書が一切来なくなったことで管理もしやすくなり、副次的な効果として、入社してからもデータが残るようになりました。
タレントパレットを使い始めてから感じたメリットは、権限設定が非常に柔軟なことですね。誰が閲覧可能かを細かく区切れるのは、個人情報保護の観点でもかなりメリットを感じています。また、評価ではメンバーの自己評価を見ると、上司はどうしてもその内容に引っ張られてしまいがちなので、上司がメンバーの自己評価を閲覧できないように権限設定できるのも良かったですね。
また、サポートも専任の方がすごく良くしてくださっていて、設定などで困ったことがあった際にいつでも相談ができるのはありがたいです。
まずは、当初課題にあった社員エンゲージメントの向上。弊社では数年前から毎月エンゲージメント調査を実施しているのですが、何年もずっと同じスコアが続いていたのが、若干ですがスコアが上昇したのは嬉しかったです。その要因の一つとして考えているのは、やはり1on1。上司と部下がタレントパレットを使い、コミュニケーションの時間をしっかり取ることができるようになったからだと感じます。
あとは、膨大にあった管理部の業務もかなりスリムになりました。空いた時間を活用することで、社内環境をより良くする別の施策を打てるようになると感じています。
さまざまな部分で大きな改善ができましたが、定期的に送られてくる活用法のメルマガを見て、「こんなこともできるのか、やってみたい」という発見もあるので、まだまだタレントパレットを使って社内の改善ができると感じています。
私たち管理部の存在意義は、「社員にとって働きがいのある会社、働き続けたい会社を実現すること」だと考えています。頑張っている人が報われて、ここにいたいと思える会社にしたい。そのために作った人事制度を、しっかりと運用していきたいと思っています。
そのため施策として最適な方法を模索し、より良い会社にできるよう、タレントパレットと共に励んでいきたいですね。
人事の「今」と経営の「未来」を変える、
タレントマネジメントシステムです。