人事評価シートとは、人事評価の際に社員のスキルや成果などを管理するシートのことです。この記事では、人事担当者に向けて人事評価シートの概要から目的、評価基準などを解説します。さらに、人事評価DXを進めるステップや人事評価DXのメリットなども解説するため、ぜひ参考にしてください。
人事評価シートとは
人事評価シートとは、人事評価の際に社員ごとのスキルや成果、目標などを管理するために作成するシートです。事前に評価項目を決めておき、評価基準に沿って人事評価を行います。
評価項目は、一般的に情意・能力・成果という3つの評価基準をもとに構成されます。企業によって評価項目は異なり、部署や部門によって評価軸や項目が異なるケースも多いです。基本的には、業務内容に沿った評価軸によって項目を設定します。
人事評価シートを作成する3つの目的
人事評価シートはどのような目的で作成されるのでしょうか。ここでは、人事評価シート作成の3つの目的を解説します。
社員の成長を促せる
人事評価シートに記載された内容は社員自身が確認できます。記載された評価基準や評価項目などを確認できるため、自身が身につけるべき能力や改善すべき点なども具体的に認識できるようになるでしょう。そのため、目的達成のために必要なことがわかりやすく、自主的に行動できるようになり成長につながります。
また、評価基準をクリアするために業務目標を達成する必要があるというように、どのように働くべきかを示すという役割もあります。
社員のモチベーションが向上する
人事評価シートには、評価基準や評価項目などが明記されています。そのため、社員はどのようなことをすれば評価につながるのかを、はっきりと理解することが可能です。また、自分の行動がどのように評価されているのか、何をすれば昇給や昇格につながるのかを可視化することもできます。
成果を出すことで正当に評価されると感じられるため、社員のモチベーション向上につながるでしょう。社員のモチベーション低下は業績に悪影響を及ぼすため、評価基準を明確にしてモチベーション向上につなげることが重要です。
モチベーション向上に有効な施策とは？重要性や低下する原因、測定方法なども解説
組織文化の形成・理念の浸透につながる
人事評価シートの評価基準や評価項目は、企業としての方向性や理念などを表すポイントです。社員は、人事評価シートに記載されている内容から、自社がどのような方向性を目指しているのか、社員に対して期待しているポイントなどを把握できます。
たとえば、評価項目に資格取得が設定されている場合、社員に対して資格取得してスキルアップすることを期待しているとわかるでしょう。このように、企業として社員に求めることが共有されるため、組織文化の形成や企業理念の浸透につながります。
人事評価シートの評価基準
人事評価シートの評価項目は、企業や部署によって異なります。ここでは、評価項目を検討する際の基礎となる情意・スキル・成果という3つの評価基準についてそれぞれ解説します。
情意
情意とは、仕事に対する意欲や姿勢、勤務態度、チームメンバーとの関わり方などといった人間性の部分を基準とする評価項目です。情意の主な評価項目は以下のとおりです。
- 規律性：組織の一員であるという自覚を持ち、社内のルールや慣習を守っているか
- 責任制：与えられた業務や役割を最後まで成し遂げられたか
- 積極性：与えられた業務だけでなく、自主的に仕事を見つけて実行しているか
- 協調性：周囲の人と協力関係を築いて業務を進めているか
情意は、本人の認識と周囲からの評価が一致しない可能性があるため、自己評価や上司からの評価だけでなく、同僚や部下からの評価を含めることが一般的です。
能力
能力とは社員の能力を基準とする評価項目です。自身の能力を発揮できているか、新たな能力やスキルを開発できたかなどを評価します。たとえば、企画力や実行力を生かして活躍する、リーダーシップを発揮するなどが評価対象となります。
また、新たな能力の開発としては、業務に関係する資格の取得が代表的な例となるでしょう。資格なら何でもよいというわけではなく、一般的に業務に関連しない資格については評価対象にならないため注意しましょう。
成果
成果とは、設定した目標をどのくらい達成できたかを評価基準とする評価項目です。はじめに設定した業務目標に対する達成度である「業務目標達成度」と、業務目標を達成するために設定した課題の達成度である「課題目標達成度」を参考にして評価を行います。評価項目の主な例としては以下が挙げられます。
- 受注件数：評価期間内で締結した契約件数
- 達成予算：評価期間内で達成した売上
- 課題達成スピード：あらかじめ設定した目標を達成するまでの期間
また、成果を出すために行った取り組みや姿勢、プロセスといった数値化が難しい目標を評価対象に含めるケースもあるようです。これらの項目を含めることで、目標未達成の場合でもプロセスの分析や評価につなげられます。
人事評価シートを書く際の4つのポイント
人事評価シートを書く際には、社員がモチベーションを上げて取り組めるように工夫する必要があります。評価する側は、人事評価シートのポイントを押さえた書き方をしましょう。ここでは、人事評価シートを書く際のポイントを解説します。
客観的に評価する
人事評価シートは、客観的な視点から記載することが大前提となります。主観的な評価では、公平性を損なってしまうため評価に対する不信感や不満を感じやすくなってしまいます。モチベーション低下や離職につながる可能性もあるため、人事評価シートを記載する際には客観性を保つことを意識しましょう。
客観性を保つためには、明確な基準を設けることが重要です。明確な評価基準に則り、主観を含めずに評価しましょう。
ポジティブに伝えることを心がける
人事評価シートでは、肯定的な言葉を積極的に用いることもポイントです。評価対象者の素晴らしい点や企業に対する貢献度が高いポイントなどを、積極的に記載するようにしましょう。
課題や不足しているポイントなどを把握することも重要ですが、悪い点ばかり記載してしまうと自信を失ってしまう恐れがあります。結果としてモチベーション低下につながる可能性があるため、できなかった点や課題だけを指摘するのではなく、どのように改善するか、次につなげるための方法などのアドバイスも記載しましょう。
絶対評価と相対評価を使い分ける
絶対評価と相対評価を使い分けることもポイントです。絶対評価とは、個人の能力やスキル、業績や成果などを自己完結的に評価する方法です。一方、相対評価とは同僚などの他の人と比較して評価する方法を指します。
絶対評価では、他人の業績や成果などに左右されることなく公平な評価をすることが可能です。相対評価では、組織内の人材の優劣や業績などを比較・判断する際に有効で、比較することで競争意識の向上につながります。ただし、評価者によって評価が偏るリスクがあるため、公平性を確保して評価することが重要です。
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根拠を具体的に記載する
評価の根拠はできるだけ具体的に記載しましょう。評価に至った根拠を示さなければ、評価された側が評価のプロセスや結果に対して疑念や不信感を抱いてしまう可能性があります。結果として信頼関係が損なわれて、モチベーション低下につながるリスクがあるため注意しましょう。
根拠を示す際には、客観的な基準に基づくこと、具体的な根拠を明確に示すことなどが重要です。たとえば、目標達成率などの具体的な数字を用いるなどするとよいでしょう。
人事評価シートもシステム化！人事評価DXが注目されている
DX（デジタルトランスフォーメーション）とは、デジタル技術を活用して社会の在り方やビジネスモデルなどを変革することです。人事評価DXとは、人事評価業務においてデジタル技術を取り入れることを示しており、注目が高まっています。
人事評価DXによって人事業務の効率化や評価の公平性の確保といったメリットがあり、DXを推進する企業は増加傾向にあります。以下の項目では、人事評価DXについて詳しく解説します。
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人事評価DXの4つのメリット
人事評価を含めた人事領域でDXを進めるメリットは、主に以下の4つです。
- 業務の効率化が実現する
- 評価データを一元管理できる
- 評価の公平性を高められる
- 多角的な分析が可能になる
ここでは、各メリットについて詳しく解説します。
業務の効率化が実現する
人事評価の領域においても、事務作業は多くあります。何度も繰り返し行うルーティーン業務のなかには、手作業でなくてもよい業務も多くあるでしょう。DXによってルーティーン業務をデジタル化したり自動化したりすることが可能となります。
デジタル化や自動化によって人事担当者の負担が軽減し、人事評価や社員の適正把握、人材配置といった人事のコア業務に集中できるようになるというメリットがあります。
評価データを一元管理できる
人事評価のDXによって、評価データを一元管理できるというメリットがあります。従来は、人事評価のデータを紙ベースやExcelファイルなどで管理していました。従来の管理方法だとデータが散在してしまい、全体像の把握が難しい、必要な情報を探すのに手間がかかるといったデメリットがあります。
人事評価DXを実行することで、評価シートや面談記録、業績データなどをシステム1つで管理できるようになるため、全体像の把握が容易です。また、必要なデータへのアクセスもしやすく、入力ミスの削減などにもつながります。これにより、人事業務の効率化が図られ、戦略的な人材マネジメントが可能です。
評価の公平性を高められる
人事評価DXによって、評価の公平性を確保できます。従来の評価では、部署や評価者によって評価フローが異なり、公平性や一貫性を担保することが難しいという課題がありました。人事評価DXでは、評価承認フローの標準化が図れるため一貫性のある評価が可能です。
また、人事評価DXで統一された評価フローをシステム上で設定するため、社内で評価フローを統一でき、評価の公平性の確保につながります。さらに、人事評価DXでは人事部門の承認の進捗の把握、自動リマインド機能なども活用でき、人事担当者の負担軽減が期待できます。
多角的な分析が可能になる
従来の評価方法では、一方からの視点で見た評価や限られたデータをもとにした評価しかできませんでした。人事評価DXを推進することで、360度評価やスキル評価、行動評価、目標達成度など、複数の評価軸を組み合わせた分析や評価も可能です。
また、過去のデータとの比較や部署・職種間での比較なども容易です。さまざまなデータをもとにした多角的な分析ができるため、公平かつ客観的な人事評価が実現するでしょう。社員の特性や実績などの把握もしやすくなるため、適材適所の人材配置にも生かせます。
人事評価DXを進める5ステップ
人事評価DXを効率的に進めるには、5つのステップを踏みましょう。ここでは、人事評価DXを進める方法を詳しく解説します。
1.課題を洗い出す
自社の人事業務領域における課題を洗い出しましょう。課題が明確になっていないと、適切な解決策を導き出せません。採用や人材配置などにおける課題、自社のDXが現状どこまで進んでいるかなど、状況をしっかりと把握することが大切です。
課題を洗い出したら優先順位をつけましょう。課題の深刻さや緊急度、解決に必要なポイントや解決の難易度などの要素を検討して、どの課題から解決すべきか優先順位を決めていきます。
2.課題の解決方法を検討する
洗い出した課題の優先順位を決めた後は、どのようにその課題を解決すべきか具体的な解決方法を検討しましょう。解決方法について具体的に検討していくことで、解決の難易度や必要な時間などもはっきりさせやすくなります。
また、何から取り組むべきかという方針を明確にすることも重要です。時間がかかったとしても重要なものから取り組む、解決しやすいものから取り組むなど、自社の方針を決めましょう。
3.システムの選定とデジタル人材の確保を進める
DXに向けて、導入するシステムの選定を行います。システムの導入によって効率化できる業務は多くあります。また、早く導入するほど蓄積できるデータ量も多くなるため、できるだけ早めに選定を進めるとよいでしょう。
また、DX推進にはデジタル技術に関するスキルや知識を持つデジタル人材の確保も欠かせません。デジタル人材を確保したうえで、その人材と一緒にシステム選定を進めることがポイントです。
4.業務プロセスを見直す
業務プロセスの見直しも必要です。システムを導入しただけでは効率化につながらないため、システムを有効活用するために業務プロセスの見直しを実施しましょう。業務プロセスの見直しにより、データの有効活用につながります。この際、初期導入支援や導入後のサポート体制が充実したシステムを選ぶとスムーズに進みます。
5.検証と改善を繰り返す
人事評価DXの施策が最初からすべてうまくいくとは限りません。そのため、施策実施後には必ず検証を行いましょう。施策によってどのような効果があったのか、データを収集して分析・検証を行います。検証と改善を繰り返しながら最適化していくことが重要になるため、施策を実行して終わりではなくPDCAサイクルを意識しましょう。
人事評価DXの課題
人事評価DX推進のために、タレントマネジメントシステムの導入を検討する企業も多いです。タレントマネジメントシステムとは、社員のスキルや能力などの人事情報を一元管理・共有できるシステムです。社員に関するデータを一元管理できるため、人材情報を経営資源として活用するために役立ちます。
しかし、システムを導入するだけでは不十分です。導入しても活用できていないという企業も少なくありません。タレントマネジメントシステムを有効活用するには、使いやすくてサポート体制が充実したシステムを選ぶとよいでしょう。
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まとめ
人事評価シートとは、人事評価の際に活用する社員のスキルや成果、意欲などを管理するシートのことです。人事評価DXによって人事業務をデジタル化することで、人事業務の効率化や公平性の確保、多角的な分析なども可能となります。人事評価のDXのために、タレントマネジメントシステムを導入することもよい方法です。
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