モチベーションが高い社員が増えることで、企業にはさまざまなメリットがもたらされます。社員のモチベーションを、高い状態に維持させるためには、モチベーション管理が重要です。この記事では、モチベーション管理の方法を模索している企業に向けて、モチベーションが下がる理由やモチベーション管理の方法などを解説します。モチベーション管理を成功させるコツもまとめているため、ぜひお役立てください。
モチベーション管理とは
モチベーション管理とは、社員がモチベーションを高く保つために、さまざまな面から働きかける取り組みです。モチベーション管理を確立していないと、社員のモチベーションが下がった際に、適切な対応ができません。
社員のモチベーションが下がると、業務に支障をきたしたり生産性が下がったりする可能性があります。離職や業績悪化などのリスクを避けるためには、モチベーション管理が不可欠です。
モチベーションが企業に与える影響とは。メリットから上げる方法まで解説
モチベーションとやる気の違い
モチベーションとよく似た言葉に「やる気」があります。やる気とは、自ら積極的に物事を成し遂げようとする意欲を指します。それに対してモチベーションとは、物事に取り組む動機づけを示しています。このことから、やる気を出すためにはモチベーションが必要であるといえます。
モチベーションは、物事に進んで取り組もうという気持ちが生まれるきっかけにもなります。社員のやる気が高まると、仕事の成果も出やすくなるでしょう。そのためにモチベーションを高める必要があり、社員のモチベーションを維持するには、適切な管理をしなければなりません。
モチベーション管理が注目されている背景
少子高齢化に伴う労働人口の減少により、人手不足や採用難に陥る企業が増えています。限られた人員で生産性や利益を確保するためには、社員一人ひとりが最大限のパフォーマンスを発揮できる職場環境を整えなければなりません。
高い成果を得るためには、社員がモチベーションを高めながら仕事に向き合うことが重要です。モチベーションの向上は生産性の向上だけではなく、離職率の低下にもつながります。モチベーション管理は、限られた人員で高い成果を生み出し、企業が持続的に成長するための取り組みといえるでしょう。
モチベーションが低下する原因
モチベーションが低下してしまうのは、どのような場合でしょうか。ここでは、モチベーションが低下する原因について解説します。
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仕事に魅力や充実感を持てない
仕事に魅力を感じたり充実感を得たりできず、社員のモチベーションが低下することがあります。具体的には、仕事にやりがいがない、仕事を頑張っているのに満足できないといったケースです。このような状態が続けば社員のモチベーションは低下し、努力して成果を出そうという意欲も下がります。
仕事に対する社員の希望を確認していない企業や、定期的な面談を実施していない企業などでは、このような状況が生じやすくなります。また、人事評価のフィードバックを実施していない企業も、社員が仕事に対して魅力を感じられず、モチベーションが低下している可能性があります。
待遇や処遇に不満がある
社員が待遇や処遇に不満を抱いていると、モチベーションの低下につながります。努力しているにも関わらず待遇や処遇が不十分であると、仕事に対するモチベーションは低下するでしょう。
たとえば、仕事量が多くて給与が低い、目標を達成しても昇進や昇給がないといった場合です。また、人事評価の結果の通知やフィードバックが実施されないため、社員自身が評価を確認できないというケースもあります。なかには、人事評価制度そのものがなく、昇進や昇給の基準が把握できないケースもあるかもしれません。
このような状態では、社員が不満や不安を抱きやすく、モチベーションが大きく低下する原因になります。
人間関係に問題が生じている
人間関係の悪化も、社員のモチベーションを低下させる原因のひとつです。仕事を進めるには、社員同士の関わりが不可欠で、人間関係に問題が生じると、安心して働けなくなります。特に上司や先輩との人間関係が悪化したために、離職に至るケースも少なくありません。
社内の人間関係でトラブルが生じる理由はさまざまです。たとえば、社内や部署内におけるコミュニケーション不足や、ハラスメントの横行などが挙げられます。業務で頻繁に対立が生じているにも関わらず、まとめ役が不在で収拾がつかなくなることもあるでしょう。また、企業によっては、人種や性別、職種などへの差別も生じています。
このような問題は、モチベーションの低下だけではなく、社員の体調やメンタルに不調をきたすリスクを高めます。問題を解決するには、風通しのよい職場環境を実現し、社員同士のコミュニケーションを活性化させる必要があります。
労働環境に不満がある
労働環境が劣悪な場合も、モチベーションの低下をもたらします。たとえば、長時間労働や残業が常に発生していたり、サービス残業を強要されたりといった状況です。また、休憩時間が少ない職場や休日出勤が多い職場も、労働環境に問題があるといえます。有給休暇を取得しにくいケースも同様です。
さらに、業務においてケガや疾病の危険性があるにも関わらず、対策が講じられていない職場も劣悪な労働環境に該当します。このような労働環境では社員に負担やストレスがかかるため、努力して仕事に取り組もうという気持ちになれません。労働基準法に抵触している可能性もあるため、現場の状況を把握した上で、早急に改善しなければなりません。
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人事評価に不満がある
人事評価への不満は、社員のモチベーションを大きく低下させる要因のひとつです。人事評価とは、社員の能力や業績・勤務態度などを、企業の基準に基づいて定期的に評価し、給与や等級といった処遇に反映させる制度です。
努力や実績が正当に評価されていないという感情を抱くと「いくら頑張っても無駄だ」と、諦めの気持ちが生まれ、仕事に対する意欲を失ってしまいます。また、評価に透明性や公平性が欠けると感じると、会社や組織への信頼が損なわれ、離職につながることもあります。
モチベーション管理で覚えておきたい基本知識
モチベーション管理にあたっては、基本的な知識を得ておくと、円滑に進められます。ここでは、モチベーションの種類や関連理論について解説します。
モチベーションの種類
モチベーションを大別すると、外発的動機づけと内発的動機づけの2種類です。以下で詳しく解説します。
外発的動機づけ
外発的動機づけとは他者から受ける影響で、報酬、評価、人材教育などが該当します。「アメとムチ」も外発的動機づけに含まれますが、取り入れる場合には、適切に使いこなす必要があります。
たとえば、社員を褒めた後は、仕事に対する意識をさらに向上させるため、よりハードルの高い仕事を与えるという方法があります。ただし、必要以上の評価をしないように気をつけなければなりません。すべてを評価すると、小さな成果に対しても、社員が処遇を求めるようになるためです。また、社員が失敗を恐れて萎縮しないように、必要以上のマイナス評価も避けるべきでしょう。
社員の外発的動機づけについては、日常的にチェックすることが重要です。「ムチ」として細かいチェックをした上で、「アメ」として評価や処遇を与えることで、適切なモチベーション管理を実現できます。
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内発的動機づけ
内発的動機づけとは、社員自身の前向きな気持ちや信頼性などです。外発的動機づけよりも優位性が高いため、モチベーション管理の施策を講じる際は、内発的動機づけを優先する必要があります。内発的動機づけをうまく活用すると、社員のモチベーションの維持・向上ができるでしょう。
モチベーション管理においては、仕事に対するモチベーションが高まる要因を把握し、働きかけます。モチベーション管理の軸である内発的動機づけを重視すれば、外発的動機づけよりも高い成果を得られる可能性があります。ただし、なかには外発的動機づけが効果的な社員もいるため、個々の社員にとって最適な働きかけを模索すべきでしょう。
モチベーションに関する理論
モチベーション管理をするには、動機づけの要因を示すモチベーション理論の理解が重要です。理論を知ることで、適切な対策を講じることができます。ここでは、モチベーションに関して、よく知られている理論について解説します。
マズローの5段階欲求説
アメリカの心理学者アブラハム・マズローが提唱した「欲求5段階説」は、人間の欲求を5つに階層化した理論です。低い順から「1.生理的欲求」「2.安全の欲求」「3.社会的欲求」「4.承認欲求」「5.自己実現の欲求」で構成され、下位の欲求が満たされると、次の段階の欲求を求めるようになるという考え方です。
5.自己実現の欲求 | 自分の能力や可能性を発揮して成長・成功したいという欲求 |
4.承認欲求 | 他者に認められたい、尊敬されたいという欲求 |
3.社会的欲求 | 社会や集団に属し、つながりや愛情を持ちたいという欲求 |
2.安全の欲求 | 身体面・金銭面・環境面で安全に暮らしたいという欲求 |
1.生理的欲求 | 食事や睡眠など、生命維持に欠かせない本能的な欲求 |
このピラミッド型の構造は、人の欲求と行動の関係を理解する際に有効とされており、社員のモチベーション向上の取り組みにも、広く活用されています。マズローの理論をモチベーション管理に取り入れることで、社員の心理状態や求めているものに気づきやすくなり、適切なアプローチをする手がかりとなるでしょう。
ハーズバーグの二要因理論
二要因理論は、アメリカの臨床心理学者フレデリック・ハーズバーグが提唱した理論で、仕事に対する「満足」と「不満足」は異なる要因によって引き起こされるという考え方です。この理論では、満足を高める「動機付け要因」と、不満を抑える「衛生要因」の2つがあるとされます。
動機付け要因は、仕事の達成感や成長したという実感、責任感など、内的な要素によって形成されます。先述のマズローの欲求5段階説においては、「社会的欲求」「承認欲求」「自己実現欲求」の一部に該当する要素といえます。
衛生要因は職場環境や待遇、人間関係などで、これらが欠けると不満が生じるものの、整っていても高い満足感にはつながらないとされています。マズローの欲求段階説でいうと、「生理的欲求」「安全の欲求」「社会的欲求」の一部に該当します。
二要因理論は、欲求の段階は画一的ではないことを提唱しています。社員がおかれている環境や業務内容、人間関係など、さまざまな要因によって満足度は異なるという考え方で、職場でのモチベーション向上や離職防止の施策立案などに役立ちます。
モチベーション管理を導入するメリット
モチベーション管理を導入すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。以下で詳しく解説します。
生産性の向上が期待できる
モチベーション管理によって、仕事の生産性が向上する可能性があります。仕事に力を入れて取り組もうという動機が生まれ、社員が意欲的に働くようになるからです。モチベーション管理に成功した場合、熱心な仕事ぶりを見せる社員が増えるでしょう。
仕事に対して高いモチベーションを持つ社員が増えると、業務効率も高まります。また、社員個人の生産性だけではなく、各部署や企業全体の生産性の向上にもつながるでしょう。
離職率の低下を図れる
適切なモチベーション管理により、社員の要望や期待を企業が理解すると、必要な待遇やサポートを用意できます。待遇や職場環境に対する不満が解消され、社員にとって働きやすい職場になるため、離職率の低下にもつながります。
社員が仕事に対して感じるやりがいや面白さは、内発的動機づけに直結します。内発的動機づけを重視したモチベーション管理に取り組めば、社員の満足度やエンゲージメントも高まるでしょう。
人材管理がしやすくなる
モチベーション管理に力を入れて、社員の意識を正確に把握できれば、社員が問題を抱えていても適切な対策ができるようになるなど、人材管理もしやすくなります。
たとえば、仕事に対して不満を抱いた社員は、内容の変更を上司に提案したり部署の変更を打診したりするようになります。また、企業の将来を社員が不安視しているなら、企業理念や企業方針とともに自社の経営状態を具体的に伝えると、安心して働けるようになるでしょう。社員の意識を個別に理解することで、より効果的な働きかけを実現できます。
適材適所に人材を配置できる
モチベーション管理をすると、個々の社員の能力や適性について的確に把握できます。その結果、社員の特徴を理解した上で、適切な人材配置が実現します。能力や適性を生かせる業務を担当することで、社員はより高いパフォーマンスを発揮できます。
自分に合う仕事がしたいと考える社員は多く、希望がかなうことでモチベーションが向上する可能性も高いでしょう。適材適所の人材配置は、社員の成長意欲や組織に対する貢献意欲を高める効果も期待できます。
モチベーション管理の実施方法
モチベーション管理は、どのように実施するのでしょうか。ここでは、実施の流れについて解説します。
1.データを集めて可視化する
モチベーション管理の第一歩として、モチベーションに関するデータを集めて可視化しましょう。たとえば、アンケートを実施して、結果を集計する方法があります。設問としては「仕事に満足できているか」「部署内の人間関係は良好か」「待遇に不満はないか」などが挙げられます。
アンケートは数字で答えられる形式にしましょう。ただし、幅広い意見を集めるためには、社員が不満や意見を書き込めるようにする必要があります。社員自ら改善案を記載することが、モチベーション管理に役立ちます。
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2.不満や要望に対する施策を実施する
アンケートで集めたデータを集計し、仕事や人間関係の問題を解決するための施策を立案しましょう。立案の際には、モチベーションの向上を重視します。
たとえば、人員配置や目標設定といった施策を取り入れるのもおすすめです。また、人事評価制度や、すべての社員を対象とするフォローアップ研修などの導入も検討しましょう。さらに、人事主導の定期面談や役員面談なども、モチベーション管理の施策の候補となります。複数の案を出して、状況に応じて実施しましょう。
3.施策を振り返り、検証する
施策に取り組んだら、個々の社員のモチベーションがどのように変化したのかを振り返ります。複数の施策を実施した場合には、効果が高い施策と低い施策の両方を把握しましょう。結果だけではなく、理由も掘り下げて検証することが重要です。そのうえで、施策の効果をさらに高めるには、何をするべきであるかを考えましょう。
施策の実施とその後の検証は、何度も繰り返す必要があります。モチベーション管理は、データを集める段階から、検証・検討までを1つのサイクルとして捉えましょう。
モチベーション管理を成功させるコツ
適切なモチベーション管理のためには、さまざまなことを意識しなければなりません。以下で、モチベーション管理のコツについて解説します。
叱るタイミングを見極める
モチベーション管理においては、社員を叱るタイミングを見極める必要があります。社員を叱るには、上司としての素質が求められます。社員との関係を壊さずに問題点を指摘し、よりよい方向に導かなければなりません。そのためには、問題が発生したタイミングで叱ることが重要です。
叱る環境にも配慮をしましょう。基本的には、部署以外の場所で、誰からも見られず、会話も聞かれないようにする必要があります。またモチベーション低下につながるような叱り方も避けなければなりません。
仕事の内容を褒める
社員が成果を出した際は、細かい内容を挙げて褒めます。プロセスや取り組み方など、具体的に何がどのように良かったのかを伝えることを意識しましょう。そのように褒められると、「自分の仕事ぶりを上司がよく見てくれている」と感じます。上司からの評価が達成感につながるため、仕事に対するモチベーションも高まるでしょう。
なお、部署内の社員全員の前で褒めるのか、個別に褒めるのかは、状況に応じて判断しましょう。
現在と将来の両方を意識させる
社員教育や面談においては、現在と将来の2つの視点を意識しましょう。社員が担当している仕事の重要性や必要性とともに、将来はどのような選択肢があるのかを示すことが重要です。
自分自身の将来についてイメージできれば、社員が自ら明確な目標を設定して目の前の仕事にも取り組めるようになります。
社員自身が決めた目標は、大きな内的動機づけになり、仕事に対するモチベーションも高まります。
目標を設定させる
モチベーションの維持・向上のためには、目標設定が欠かせません。その際には、上司が提示するのではなく、社員が自ら考え、目標を設定することが重要です。目標は、具体的かつ現実的に達成可能な内容にします。さらに、会社の方針や目標と関連づけると、組織との一体感も得られます。
ただし、簡単に達成できる目標では、モチベーションの低下を招きかねません。目標設定が逆効果にならないように、やりがいを感じられる難易度であることが重要です。
日常的にコミュニケーションを図る
日常的なコミュニケーションは、部下のモチベーション管理において欠かせない要素です。普段の会話から、社員の状況や意見、悩みを把握できるため、課題を早期に把握しやすく、的確なサポートができるでしょう。
また、声かけやフォローによって信頼関係が築かれて、社員が安心して働ける職場環境が整います。上司との関係や職場の雰囲気が良いと、社員のモチベーションが高まり、組織全体の生産性向上にもつながります。
モチベーション管理におけるコミュニケーションの手法
定期的なコミュニケーションは社員の状況や心情を把握し、課題を発見するために重要です。ここでは、モチベーション管理に有効なコミュニケーション方法について解説します。
メンター制度
メンター制度とは、主に入社年次の近い他部署の先輩社員が、新人社員や若手社員の相談役となる制度です。直属の上司ではないため、業務に直接影響しにくく、若手社員も安心して気軽に相談できる環境が整います。
メンター制度においては、精神的なサポートを重視するため、新人・若手社員にとって安心感があります。また、他部署とのつながりにより、社内にネットワークが築けることから、孤立感の軽減や離職を防ぐ効果も期待できます。
1on1ミーティング
1on1ミーティングは、上司と部下が定期的に一対一で対話をすることで、信頼関係を深め、モチベーションを高める有効な手段です。部下が抱えている悩みや不安、業務上の課題などを早期に把握しやすくなり、適切なサポートを提供できます。
部下にとっても「自分の話に耳を傾けてくれる」「期待をされている」「見守られている」といった安心感が生まれ、仕事に対する意欲が高まります。このような積み重ねが、信頼関係の構築やモチベーション向上につながります。
ランチ会
ランチ会は、社員同士の交流を深め、モチベーションを向上させる手段として注目されています。業務外のリラックスした雰囲気のなかで、上下関係を気にせずに意見交換ができるため、組織の一体感が高まります 。終業後の飲み会や懇親会などと違い、昼休みに実施するため、参加がしやすく、アルコールが苦手な社員も気兼ねなく参加できます。
また、企業側にとっては、費用が抑えられる点もメリットといえるでしょう。ランチ会は社員の満足度を高め、組織全体の生産性や定着率の向上にもつながります。
モチベーション管理システムや外部研修を導入する
モチベーション管理においては、システムや外部研修の活用も効果的です。以下で詳しく解説します。
モチベーション管理システム
モチベーション管理システムとは、モチベーション管理のために必要なさまざまな機能を備えているシステムで、社員のモチベーションを把握するためにかかる時間や手間を省けます。その分の時間や手間は、集めたデータの分析や社員の理解などに充てられます。システムに搭載されている主な機能は、アンケート機能や性格診断機能などです。
ただし、システムには複数の機能があり、選ぶシステムによって搭載されている機能が異なります。自社が必要とする機能が搭載されていることを確認したうえで、システムを選びましょう。また、操作性が高く、自社の社員がスムーズに利用できるシステムであることも、重要なポイントです。
モチベーション管理研修
適切なモチベーション管理を実現するには、モチベーション管理研修の実施も効果的です。モチベーション管理は、主に上司や人事担当者などが主導します。モチベーションを高めるには内発的動機づけが重要で、社員の考え方や行動を変化させなければなりません。社員自身に働きかける方法として、モチベーション研修やモチベーションアップ研修が挙げられます。
研修では、社員自身がこれまでの仕事について振り返る機会を設けます。モチベーションが高くなったタイミングを洗い出すことで、社員自身の内発的動機づけが高まるきっかけを把握できます。また、モチベーションをコントロールする方法の確認も可能です。
まとめ
社員が仕事に魅力を感じていなかったり、人間関係や労働環境に問題が生じていたりすると、モチベーションが低下するため、注意が必要です。モチベーション管理は、仕事の成果を高める、離職を防止するといった効果が期待できます。適切なモチベーション管理のために、この記事で解説したコツを押さえて取り組みましょう。
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社員のモチベーションを適切に管理し、生産性の向上や適材適所への人材配置などを実現するために、ぜひご相談ください。
