近年、企業の成長を促進する方法としてコンピテンシーが注目されています。コンピテンシーを設定する際は、コンピテンシーディクショナリーを作成し、参考にすることが欠かせません。本記事では、コンピテンシーディクショナリーの概要や活用方法、導入事例、注意点などを解説します。優秀な人材を1人でも多く生み出し、自社の業績につなげたいと考えている企業担当者はぜひ参考にしてください。
コンピテンシーとは
まずは、コンピテンシーの用語の意味や、バリュー評価・能力評価との違いを解説します。
コンピテンシーの意味
コンピテンシーとは、会社で優れた成果を上げる人の行動特性や思考です。おもに人事領域で使われます。たとえば、人事評価や採用、研修の場などで使われることが多いです。コンピテンシーはバブル崩壊以降に、企業の人事が年功序列から成果主義へとシフトしたことをきっかけに、注目され始めました。
また、近年における労働人口の減少や、ビジネス環境の変化が早まっていることも、コンピテンシーが注目される理由の1つです。コンピテンシーを活用し、社員1人ひとりの行動の質を高めることで、全社的なパフォーマンスの向上が期待できるでしょう。
コンピテンシー評価・バリュー評価の違い
コンピテンシー評価と似た用語にバリュー評価があります。どちらも社員の行動を評価する点は共通していますが、異なる点は評価基準です。コンピテンシー評価は、優れた成果を上げている社員の行動特性や価値観を持っているかが基準となります。一方のバリュー評価は、企業が掲げた行動規範や、価値観に沿った行動をしているかどうかが評価基準です。
コンピテンシー評価・能力評価の違い
能力評価も、社員の行動を評価する方法の1つといえるでしょう。能力評価では、社員が習得したスキルや専門的な技術そのものを評価することに対し、コンピテンシー評価では、習得したスキルを生かして、成果を出すための行動につなげることが重視されます。コンピテンシー評価は能力評価と比較して、業務における応用力や柔軟性が求められることが特徴です。
コンピテンシーディクショナリーとは
上述したコンピテンシーの内容を踏まえ、今度はコンピテンシーディクショナリーの概要についても解説します。
コンピテンシーディクショナリーの意味
コンピテンシーディクショナリーとはコンピテンシーの辞書のようなもので、企業が求める社員の能力や行動、スキルなどを体系的にまとめたものです。社員の行動特性を適切に評価するためには、具体的な評価基準やスキルセットを設定しなければなりません。
業界・業種ごとに必要なスキルセットや評価基準を、コンピテンシーディクショナリーとして統一することで、社員の評価に役立てます。コンピテンシーディクショナリーは人事評価だけでなく、人材育成や社員採用の指針にすることも可能です。
コンピテンシーディクショナリーの歴史
コンピテンシーディクショナリーは、1980年代にアメリカのライルM.スペンサーと、シグネM.スペンサーによって提唱されました。当時グローバル化や技術革新が進むアメリカにおいて、企業が生き残りをかけて優秀な人材育成を重視したことが、コンピテンシーディクショナリーが広まったきっかけとされています。
コンピテンシーディクショナリーの内容
コンピテンシーディクショナリーの内容は、おもに以下の3つです。フレームワーク・分類、主な項目・特徴、具体的な評価方法の観点からそれぞれ解説します。
フレームワーク・分類
コンピテンシーディクショナリーは、複数のフレームワークと分類によって成り立っているのが特徴です。一般的には、行動的コンピテンシー、知的コンピテンシー、技術的コンピテンシーの3つに分けられます。
行動コンピテンシーは行動に関する要素であり、リーダーシップやコミュニケーション能力、チームワークなどが挙げられるでしょう。知的コンピテンシーは知識に関する要素であり、業界知識や専門知識など、業務を行うために必要な知識のことです。技術的コンピテンシーは技術に関する要素であり、職務ごとに必要な専門技術のことを指します。
このように分類して職務ごとに必要な能力を明らかにすることで、人事評価や人材育成の際に役立てることが可能です。
おもな項目・特徴
コンピテンシーディクショナリーには、おもに3つの項目が設けられています。具体的には、知識、スキル、態度です。
知識は業務で用いるための専門知識のことで、社員が職務を適切に行うために必要な要素を指します。スキルは、業務で成果を出すための能力や成果のことです。態度とは、職場におけるコミュニケーションの質やチームワークなど、職場での行動特性や価値観などを指します。
これらの項目を総合的にまとめ、企業が求める人物像を明確にすることが、コンピテンシーディクショナリーの目的といえるでしょう。
具体的な評価方法
コンピテンシーディクショナリーを使って、評価を行う際の具体的な方法は以下の通りです。
まず、コンピテンシーディクショナリーに記載された項目について、それぞれの社員に自己評価をしてもらいます。次に、上司や同僚、部下などからの360度評価によって、フィードバックを集めることが一般的です。そして、自己評価と他者評価の結果をもとに、各社員の行動指標を数値化し、客観的に判断できるようにします。
評価基準を明確にしたうえでさまざまな視点から評価することで、効果的な人材育成や、戦略的なマネジメントを行いやすくなることがメリットです。
代表的なコンピテンシーディクショナリーの項目
以下では、企業がコンピテンシーディクショナリーの項目を設定する際に参考にできる、6つの項目について解説します。
達成・行動
達成・行動とは、成果を達成するための個人的な努力や行動を評価するものです。コンピテンシーの定義は達成思考、秩序・品質・正確性への関心、イニシアチブ、情報収集の4つが挙げられます。項目を記入する際は、「指示をされなくても自主的に課題に取り組める」などがあるでしょう。
援助・対人支援
援助・対人支援とは、他者から求められていることに対する努力を評価するものです。コンピテンシーの定義は、対人理解、顧客支援思考の2つあります。具体的な行動例として、「単に接客を行うだけでなく、顧客ごとに適した提案を積極的に行っているか」などの項目を、作成するとよいでしょう。
インパクト・対人影響力
インパクト・対人影響力では、他者に影響を与える可能性のある行動特性や価値観などを評価します。コンピテンシーの定義は、インパクト・影響力、組織感覚、関係構築の3つです。たとえば、「チーム活動で発生した知見や経験を社内に発信する」などの項目を、設定することができます。
管理領域（マネジメント）
管理領域（マネジメント）の評価軸は、他者と関わるなかでのリーダーシップや、チームワークを高めるための行動です。コンピテンシーの定義は、他者育成、指導、チームワーク・協力、チームリーダーシップの4つがあります。記入例としては、「チームメンバーの業務を把握し、それぞれのメンバーをフォローしている」などとするとよいでしょう。
知的（認知）領域
知的（認知）領域では、業務の進捗や状況、問題点について理解しようとする姿勢を評価します。コンピテンシーの定義は、分析的思考、概念的思考、技術的・専門職的・管理的専門性の3つです。「業務に必要な専門知識を習得し、活用している」などが項目の例として挙げられます。
個人の効果性
個人の効果性とは、社員個人の特性や能力、成熟度などを評価するものです。コンピテンシーの定義は自己管理、自信、柔軟性、組織コミットメントの4つに分けるとよいでしょう。項目の記入例として、「どの案件にも柔軟な対応ができる」などがあります。
コンピテンシーディクショナリーの活用方法
コンピテンシーディクショナリーは、どのような場面で活用できるのでしょうか。おもな活用方法を3つ挙げて解説します。
評価制度での活用方法
コンピテンシーディクショナリーは、人事評価制度に活用することが可能です。コンピテンシーディクショナリーによって、企業が社員に求める能力や行動を明確にすることで、公平かつ公正な評価ができるようになります。また、適切なフィードバックによって社員が客観的な現状を把握でき、自身の成長目標を掲げやすくなることもメリットです。
人材育成・研修での活用方法
コンピテンシーディクショナリーは、人材育成や研修を行う際にも役立ちます。研修プログラムの作成においては、必要なコンピテンシーを明確にしたうえで内容を決定しましょう。
また、具体的なシナリオを作成し、社員が実務において求められる行動を理解できるようにすることも大切です。研修中は定期的なフィードバックを行い、社員の成長状態を個別に確認しましょう。
採用での活用方法
コンピテンシーディクショナリーは、採用活動においても有効です。コンピテンシーをもとに採用したい人物像が明確化されることによって、採用活動をスムーズに進められます。また、選考過程に透明性や一貫性が生まれることもメリットです。コンピテンシーディクショナリーを活用することで、企業に必要な人材を選びやすくなるでしょう。
コンピテンシーディクショナリーの導入手順
ここからは、実際にコンピテンシーディクショナリーを導入するための手順を解説します。
導入の事前準備
まずは、コンピテンシーがどのようなものなのかを理解することから始めましょう。次に、企業の理念やミッションに合わせて求める人材の要件を洗い出します。求める人物像を決定する際は、人事部や経営層の意見だけでなく、現場の社員やステークホルダーなどの視点も取り入れながら、効果的なコンピテンシーディクショナリーを作成しましょう。
コンピテンシーモデルの作成
コンピテンシーモデルとは、社員が業務を行ううえで高い成果を上げた社員の行動や思考を整理したものです。コンピテンシーディクショナリーは、コンピテンシーモデルの1つでもあります。
コンピテンシーモデルを作成するためには、まず企業ごとに重視する価値観や、目標を達成するために必要な社員の行動特性や能力、スキルを把握しましょう。同じ企業であっても、部署や職位によって求められるスキルや行動特性は異なります。
それぞれの職務や職位において求められる能力を定義し、体系化してまとめることが大切です。コンピテンシーモデルを作成する際は、現場社員の声も重視しましょう。
評価基準の設定
次に、コンピテンシーディクショナリーを効果的に活用するため、評価基準を明確にする作業を行います。各コンピテンシーに対して初級・中級・上級などのレベル分けをして、社員の成長が一目でわかる形式にしましょう。社員自身が自分への評価を客観的に見ることで、スキルアップに向けた目標を立てやすくなります。
また、具体的な評価方法を明確にすることも大切です。たとえば、自己評価と管理職の評価を組み合わせるなどの方法があります。
社内教育の実施
コンピテンシーディクショナリーを作成した後は社内教育を行い、社員にコンピテンシーディクショナリーの内容や目的を周知しましょう。次に、自社が求める人材に必要な行動やスキルを社員が習得できるよう、研修を実施します。教育や研修を行うことで、企業全体に一体感が生まれ、同じ目標に向かって進めるようになるでしょう。
コンピテンシーディクショナリーの注意点
コンピテンシーディクショナリーには、注意点もいくつか存在します。たとえば、以下のような内容です。
導入での注意点
コンピテンシーディクショナリーを導入する際は、実際の業務内容に即した行動基準を示すことが重要となります。行動基準が明確でないと社員の行動につながりにくく、成果に結びつかないことも考えられるでしょう。
また、社員がコンピテンシーディクショナリーの目的や重要性の理解を深められるよう、研修や説明会などで情報共有を行うことも大切です。
導入後の改善方法
コンピテンシーディクショナリー導入後の注意点としては、業界の変化に応じて内容を柔軟に見直すことが挙げられます。また、内容を見直す際は、社員からのフィードバックを参考にする姿勢も必要です。環境が変化するなかで適切な評価ができるよう、評価項目についても定期的な見直しを行いましょう。
コンピテンシーモデルを作る手段
コンピテンシーモデルの作り方は、おもに3通りあります。それぞれ具体的に解説します。
理想型モデル
理想型モデルとは、企業の事業内容や経営戦略に合った理想の人物を設定する方法です。自社にモデルとなるような人材が存在しない場合に有効な方法といえます。ただし、理想を追求しすぎると採用や評価の際に対象者が存在せず、モデル自体が意味のないものになってしまいかねません。現実離れしたモデルを作成しないように注意しましょう。
実在型モデル
実在型モデルとは、社内に実在するパフォーマンスの高い人材にヒアリングを行い、作成する方法です。実際の行動特性をもとに分析を行うため、現実的なモデルを作成しやすいでしょう。また、評価を受ける側の社員としても、実際にモデルがいることで、どのような行動を取ればよいのか参考にしやすくなります。
ハイブリッド型モデル
ハイブリッド型モデルとは、理想型と実在型を組み合わせた作成方法です。実在する人物をベースとしつつ自社に必要な要素を加えることで、より自社が求める人材を把握しやすくなります。ただし、理想型モデルと同じく、現実離れした設定にならないよう十分注意することが大切です。
コンピテンシー評価のメリット
コンピテンシー評価のメリットとしては、社員の評価基準が明確になることで、評価内容を社員に納得してもらいやすくなります。また、評価する側としても基準をもとに評価すればよいため、負担が少なくなるでしょう。その他、コンピテンシー評価によって、自社に合った人材をスムーズに見つけられる点もメリットです。
コンピテンシー評価のデメリット
コンピテンシー評価のデメリットとしては、コンピテンシーの設定に時間がかかることが挙げられます。優秀な人材の行動特性を分析することは容易ではないため、多くの時間を費やすことになるかもしれません。自社に成果を出している人がいても、なぜ成果が出ているのかがうまく言語化できないなど、項目の設定が難航するケースも多く見られます。
まとめ
コンピテンシーディクショナリーは、自社に合った人材の採用や育成、人事評価などに活用でき、自社の競争力を高める手法として有効です。自社が求める人材の確保に悩んでいる企業は、コンピテンシーディクショナリーを作成し、欲しい人材を明確化することから始めましょう。
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