魅力ある職場づくりの一環として従業員満足度調査を行う企業は多く、調査票の配布・回収・集計に手間がかからない従業員満足度調査ツールが注目を集めています。この記事では、従業員満足度調査ツールの導入メリット、利用方法、種類、選び方について解説するので、ぜひ参考にしてください。
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従業員満足度調査ツールとは
まずは、従業員満足度調査ツールの内容や具体的にどのようなことができるのかを解説します。
そもそも従業員満足度調査とは
従業員満足度とは、企業に対して社員がどの程度満足しているかを表す指標です。従業員満足度調査では、以下のような質問項目に答えてもらって調査します。
- 仕事内容に関する項目
- 処遇や働き方に関する項目
- 職場環境や雰囲気に関する項目
- 上司や人間関係に関する項目
- 会社の方針や戦略に関する項目
従業員満足度調査ツールでできること
紙ベースの従業員満足度調査とは異なり、従業員満足度調査ツールでは、主に以下のような機能を搭載しています。
- アンケートの作成・回収
- アンケート集計・分析
- ストレスチェック
- 人材管理
- リアルタイムでの自動集計や回収状況の把握
- 未回収者へ督促のメールを配信
従業員満足度調査の目的
そもそも、なぜ従業員満足度調査を行うのか、一般的な目的は以下のとおりです。
組織の課題を可視化する
日常会話や面談だけでは、社員のやりがいやモチベーションは可視化しづらい面があります。社員個人による業務や組織に対する考えがわかりづらいことも問題です。従業員満足度調査を行うことで、社員のやりがいやモチベーションがわかるようになり、課題に対する施策を行えるようにもなります。
施策のPDCAがわかるようになる
従業員満足度調査では、人事施策の効果を見るという目的もあります。企業と社員の意識にギャップがないかを確認するには本音を聞き出すことも必要です。
学習や研修の機会を増やしてはみたものの、社員はどのように感じているのか、効果はあったのかなどの声を集めることは難しいでしょう。しかし、従業員満足度調査を実施すれば、現状把握が可能になって、新たな施策検討にも役立てられます。
離職率の低下や採用力の強化
社員が抱える人事、人間関係、業務内容などのさまざまな不満は離職の決め手にもなります。従業員満足度調査で課題がわかれば、改善することで人材の定着につながるでしょう。人材の定着は、業績アップ以外にも採用のコスト抑制にもつながります。
従業員満足度調査ツールを導入するメリット
従業員満足度調査ツールを導入すれば、以下のように企業に多くのメリットをもたらします。
業務の効率化につながる
従業員満足度調査は、アンケート用紙の配布・回収・集計・分析などに時間がかかります。しかし、従業員満足度調査ツールを使えば、アンケートの分析までを自動で行えて便利です。必要に応じて、棒グラフ、円グラフなどさまざまな形で表示することもできます。ツールによっては、部署別や個人別で閲覧することも可能です。
従業員満足度調査の担当者だけではなく、アンケート用紙に記入する、アンケート用紙を送付するなど、回答者側の負担も減り、業務の効率化につながります。
社員の本音がわかる
従業員満足度調査は匿名でも実名でも実施可能です。匿名の方が本音を引き出しやすく、課題を見つけたい企業側と本音を伝えたい回答者側の双方にメリットがあります。従業員満足度調査ツールを使えば、文字のクセや用紙の回収方法によって特定されるリスクが減るため、匿名性も高まるでしょう。
企業の課題が可視化できる
従業員満足度調査をすれば、社員の本音がわかるようになるため、人事制度やコミュニケーションなどの課題が見つかりやすくなります。対面では伝えづらいハラスメントなどを発見しやすく、早急に対策できることもメリットです。課題を改善することは従業員の満足度向上につながります。長期的にみれば、離職率の低下にもつながるでしょう。
生産性・顧客満足度の向上につながる
従業員満足度調査で判明した課題を改善すれば、社員のパフォーマンスの向上や優秀な人材の定着につながり、結果的に生産性向上も期待できます。不満や不安を取り除くことで、生産性が安定的に向上し、顧客へのサービスの質が改善・安定するなど顧客満足度の向上にもつながるでしょう。
人材の確保と流出の防止につながる
従業員満足度調査を全く行わない場合と定期的に行う場合とでは不満の溜まり具合が異なってきます。従業員満足度調査で課題が改善されたケースがあれば、会社に対する不満が減少する可能性も高まるでしょう。
従業員満足度が高い企業は、社員がやりがいを感じ、イキイキと働くため、企業のイメージアップにつながります。離職率が低い企業はクリーンで働きやすい企業イメージが定着し、人材の確保にもつながるでしょう。
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従業員満足度調査ツールの主な利用方法
従業員満足度調査ツールは、一般的に以下のような利用パターンがあります。
用意されたテンプレートを利用する
従業員満足度調査ツールには、多くの場合テンプレートが用意されています。専門家が監修しているケースが多いため、メンタルヘルスや人材マネジメントなど、分析に必要な情報がそろっていることも特徴です。担当者が設計を考える手間が省け、スマートフォンからの回答に対応しているツールもあります。
カスタマイズして利用する
用意されている項目から必要な項目のみをピックアップし、自社用のアンケートにカスタマイズできるツールもあります。質問項目を追加できるツールを使えば、目的に沿ったデータの取得もできるでしょう。集めたい情報を絞りこんで使いたい場合は、カスタマイズ機能があると便利です。
すべての質問項目を自社で設定する
自社で設計したアンケート項目を決められるタイプです。作成負担は大きくなる一方で、低コストで利用できる傾向があります。社内特有のシステム・制度・用語もそのまま表現できることもメリットです。
従業員満足度調査ツールのタイプ
従業員満足度調査ツールには、さまざまな特徴のタイプがあります。どのような調査を行いたいかなど、自社の目的に合ったタイプを選ぶことがおすすめです。
従業員満足度調査に特化しているもの
従業員満足度調査に特化しており、項目の設計から配布、集計・分析までを対応してくれるタイプです。質問内容・項目がデフォルトで用意されているので、設計の手間がかかりません。実施案内や回答の催促などのサポートがついているものもあります。専門知識がない、専任の担当者がいないなどの企業におすすめのタイプです。
調査実施の効率化に特化しているもの
配布から収集までを効率的に行えることを売りにしているタイプです。ドラッグ＆ドロップでアンケートを作成できるなど、操作性に優れているものもあります。
人事情報管理ツールの一環として利用できるもの
労務管理システム、タレントマネジメントシステムの機能の一部として従業員満足度調査の機能が付いているタイプです。従業員満足度調査の結果と社員情報を紐づけることで、労務管理も行えます。従業員満足度調査以外の労務管理を効率化したい企業におすすめのタイプです。
改善対策のサポートが受けられるもの
従業員満足度調査を行っても、自社で改善を進めることが難しいケースもあるでしょう。調査結果をもとに、組織課題の特定や改善策の提案をコンサルタントがサポートしてくれるタイプがあります。改善対策のサポートがついているタイプを選べば、従業員満足度調査の結果を最大限に活かせるでしょう。
従業員満足度調査ツールを選ぶポイント
従業員満足度調査ツールを選ぶときは、以下のようなポイント押さえて選ぶことがおすすめです。
導入コストは適切か
従業員満足度調査ツールは、調査対象の人数やサービスによってコストが変動するケースがあります。自社の規模に応じたものか、自社の目的に合った機能を搭載しているか、機能が多すぎて無駄なコストを払うことはないかをチェックしましょう。
また、ツールごとに設置できる質問項目数やオプションが異なります。コストと同時に細かい部分までチェックすることが大切です。料金が1回ごとにかかる、回数制限なしに年額で支払うなどのツールもあります。
回答者が答えやすいか
ツールに不慣れな社員でも、迷うことなく回答できることが重要です。回答に時間がかからないか、パソコンやスマートフォンなどさまざまな端末で簡単に操作できるかなどをチェックしておきましょう。
見やすいフォント、レイアウトであるか、ユーザーが迷わずにメニューやボタンをみつけられるかなど、回答者がストレスなく利用できるツールであるかなどを確認しておくこともおすすめです。現場作業者や外国籍の回答者が多い場合は、モバイル対応や多言語対応があると参加しやすくなります。
調査方法の設計が自社にあっているか
用意されたテンプレートを利用したい、カスタマイズしたい、すべて設定したいなど、自社の目的に沿う機能がついているかなどの確認は事前に行っておく必要があります。ツールによっては調査頻度が決まっているものもあるため、調査を定期的に行いたい場合は、年間でどのくらいの頻度で調査を行うかなども確認しておきましょう。
求める分析データが得られるか
自社が求める分析データが得られるかの確認も必要です。単純集計、クロス集計、満足度構造分析など、どのような分析方法を求めているか、ツールに希望の分析方法が入っているかを確認します。分析結果をレポートとして出力する機能があると、業務効率化にもつながるでしょう。
ほかの業務も効率化したいか
労務や人事制度の改善も進めたい、労務管理を効率化したいなどの場合は、機能の一部として従業員満足度調査ツールがついているものを選ぶことがおすすめです。従業員満足度調査の結果を人材データと紐付けて、社員それぞれに効果的な人材育成・人事配置につなげたいなどのケースに向いています。
コンサルティングを受けたいか
従業員満足度調査結果に対してのコンサルティングサービスを受けたいかどうかも選定のポイントです。コンサルティング会社に依頼して従業員満足度調査を行う場合と従業員満足度調査ツールについているコンサルティングサービスの費用を比較するのもよいでしょう。
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従業員満足度調査ツールを活用するポイント
従業員満足度調査ツールを活用するには、以下のようなポイントを押さえておくとよいでしょう。
回答しやすい工夫をする
優れた質問設計や適切な頻度でも、回収率が悪ければ十分な効果は得られません。どの社員でも回答しやすい環境を準備すれば、回収率は上がります。回答しやすい工夫として、十分な調査期間を設定する、繁忙期を避けて調査を行う、堅苦しい表現を避ける、回答期限の前にリマインドのメール配信をするなどの方法がおすすめです。
実施する目的を周知する
従業員満足度調査の意図が伝わらなければ、回答しても意味がないと思われやすいので注意しましょう。従業員満足度調査を行う目的や意義を、経営者自らが事前に説明しておく必要があります。目的や意義が伝われば、調査への協力意識が高まるため、回答率の向上も期待できるでしょう。
調査は継続的に行う
従業員満足度調査は、調査の実施が目的ではなく、課題の解決が目的です。1度の従業員満足度調査で、すべての課題を解決し、効果を上げるのは難しいでしょう。定期的に実施することで、社員からの信頼も高まり、本音を引き出せます。また、継続的に行うのもポイントです。実施した施策が従業員満足度にどのように反映されたかを、定量的に検証できます。
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従業員満足度調査ツールの比較方法
従業員満足度調査ツールを比較する際は、以下のようなポイントを押さえることがおすすめです。
導入コスト・手間
従業員満足度調査ツールを選ぶときは、単にコストで比較するのではなく、求める機能が搭載されているかを確認することが重要です。コストがよくても、導入までに手間がかかる、分析に時間がかかるなどの場合は、想定した効果が得られないこともあります。できるだけ過不足のない、コストバランスのよいツールを選ぶことが大切です。
導入実績
運用年数が長いツール、導入社数が多いツールは、多くの企業のさまざまな課題に対応してきた実績があります。トラブルが発生しても、解決策を提供してくれる可能性が高いでしょう。
導入実績は、従業員満足度調査ツールを提供している企業のWebサイトをはじめ、資料請求などで確認可能です。従業員満足度調査ツールを提供している企業のなかには、導入企業の取り組み事例を紹介しているケースもあるので参考になります。
支援・サポート
従業員満足度調査ツールのなかには、支援やサポートが充実しているケースもあります。以下のようにさまざまな支援・サポートがあるので、比較してみましょう。
- データ分析からレポートまでを幅広くサポートする
- 従業員満足度調査のPDCAサイクルをサポートする
- 専任スタッフが活用方法をレクチャーする
- 人事向けの勉強会を提供する
セキュリティ対策
社員の重要な個人情報を守るためにも、セキュリティやプライバシー対策が行われているかを確認することは重要です。アクセス制限、データの暗号化、バックアップなどの機能が付いているかを確認しましょう。従業員満足度調査ツールを提供している企業が、個人情報保護法やISOなどの法令に準拠しているかなども、比較する際の参考になります。
まとめ
社員のやりがいやモチベーションを理解し、課題に対する施策を行うには従業員満足度調査が向いています。しかし、従業員満足度調査は手間や時間がかかるため、効率的に行える従業員満足度調査ツールを使うことがおすすめです。今回は、従業員満足度調査ツールでできることや導入のメリット、選び方などを解説しました。
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