こんにちは。人事・経営に役立つメディア「タレントマネジメントラボ」を運営する「タレントパレット」事業部編集チームです。
「部下に日報は意味があるものだと伝えたい」「目的を持って書いてもらいたい」という方は多いのではないでしょうか。すべての社員が、理想的な日報を書けるとは限りません。日報の意味を理解できず、書くこと自体が目的になってしまっている社員もいるでしょう。
そこで本記事では、社員に「日報は意味のあるもの」と感じてもらうための方法を紹介します。日報を作成する意味や社員をサポートする方法がわかる内容になっています。ぜひ、最後までお読みください。
日報は意味がないと思う理由5選
社員が「日報は意味がない」と思う理由として、以下の5つが挙げられます。
- 目的を理解していない
- 評価・フィードバックをされない
- 作成が面倒だと感じている
- 日報が活かされたケースがない
- 行動を管理されたくないと考えている
日報を書く意味を見出してもらうには、まず書きたくないと思っている原因を把握しましょう。原因がわかれば、日報作成を促すために円滑なアプローチができるようになります。
目的を理解していない
日報を書く目的を理解していないと、社員は作成する意味を見出せません。「会社のルールだから書いている」という社員もいるでしょう。提出することが目的になり、ただの業務報告や感想文となってしまうことがあります。自身の行動を振り返り、深く考える習慣が身につかないので、業務改善に活かせないでしょう。
社員には、日報の目的を共有するのがおすすめです。目的に、社員が魅力を感じる内容も付け足しましょう。業務効率を高めることが目的なら、キャリアアップや昇給につながるといったことも伝えてみてください。会社のルールだから仕方なく書くという気持ちが薄れ、日報が自分自身のためになると認識してもらえます。
評価・フィードバックされない
上司からの評価やフィードバックがないと、社員は「日報を書く意味はあるのか」と疑問に思ってしまいます。日報には、業務中に得た気づきや改善策を書いてもらいます。報告に対してフィードバックしないと、社員の日報を書くモチベーションが低下するでしょう。「読まれていないなら、書く意味ないのでは」と、思われる原因になるので要注意です。
日報を確認する立場の方は、社員に対してフィードバックや評価を与えましょう。思いやったアドバイスをすると、社員は「上司に気にかけてもらえている」と認識できます。前向きなアドバイスをすれば「期待されている」と感じるでしょう。
上司からの評価やフィードバックは、教育の役割も果たします。社員の仕事に対するモチベーションを向上させる効果も期待できるので、丁寧にフィードバックしましょう。
作成が面倒だと感じている
日報を書くのに時間がかかり、作成が面倒だと感じている社員もいます。面倒だという気持ちが強いと、日報を書く意味を自発的に見出すことはないでしょう。日報の意味を伝える前に、作成する際の負担が軽減するように配慮することが重要です。
日報を書くことが面倒だと感じている社員は、短時間で効率的に終わらせたいと思っています。短時間で作成できるようになれば、面倒だという気持ちが薄れるでしょう。紙に書き込むタイプの日報だと作成に時間がかかり、社員が負担に感じるので、改善する必要があります。
社員の負担を軽減したいなら、日報管理システムの導入を検討してみてください。弊社が提供している「タレントパレット」なら、パソコンで作成した日報をデータで管理可能です。手書きで作成したり、日報を印刷したりする手間を省けます。
また日報の文章から、社員一人ひとりの心境を予測できる機能も搭載されています。モチベーションが低下している社員への早期対応が可能です。ぜひ、導入を検討してみてください。
日報が活かされたケースがない
過去に日報が活かされたケースがない場合、書く意味がないと考えてしまうでしょう。以下の媒体を利用していると、検索性が低いので日報を業務に活かしにくいです。
- 紙
- メール
- チャット
特に紙で管理すると膨大な量になり、確認したい内容を見つける手間がかかります。メール・チャットを利用している場合は、日報のファイルが埋もれやすいです。日報の活用どころか、探すのに手間がかかって時間を無駄にしてしまいます。管理方法を改善して、日報を活かせるようにしましょう。
素早く内容をチェックしたいなら、日報管理システムの導入がおすすめです。弊社の「タレントパレット」を導入すれば、社員の日報を一括管理できるようになります。瞬時に日報を確認できるので、業務改善方法を検討しやすいです。また、社員の声を見える化し、発言傾向を分析できます。ぜひ、お気軽にお問い合わせください。
行動を管理されたくないと考えている
日報には業務内容を記入するので、1日の行動を管理されているような気分になる社員がいます。管理されたくないという思いが、日報を書きたくない理由と紐付いている可能性があります。業務時間内の行動を記入しているので、上司に見られていけないような内容はないでしょう。
しかし、監視されているような気持ちから、日報作成に消極的になる社員もいます。業務内容を具体的に記載できず、詳細な情報を共有できないことがあります。管理職の方は、日報に書かれている内容だけで、社員の翌日の業務やタスクを決めないようにしましょう。業務の質や能力を、日報だけで判断していると社員に感じさせてしまいます。
日報に記載されている業務内容よりも、社員自身の思いや考えに注目してフィードバックしましょう。社員を尊重したフィードバックを与えると、信頼関係を構築でき、行動を共有するハードルを下げられます。
社員に伝えたい日報を書かせる5つの意味
ここでは、日報の意味を紹介します。
- 業務進捗を共有できる
- 業務の改善が図れる
- 社員に成長を実感してもらえる
- 知識や情報を共有できる
- 信頼関係が築ける
社員に日報の意味を見出してもらうために、丁寧に伝えましょう。
業務進捗を共有できる
日報は、業務の進捗を部署やチームに共有するのに役立ちます。業務進捗を共有するメリットは、以下の通りです。
- 作業スピードに合わせて仕事を振り分けられる
- 複数の社員に誤って同じ業務を振り分けることが防げる
- 社員同士が協力し合えるようになる
日報を部署やチームで共有すれば、忙しい場合でも合間に他の社員の業務進捗を確認できます。業務の進捗が遅れている社員を把握でき、時間に余裕のある方がサポートすることも可能です。日報は、社員同士がコミュニケーションを取るきっかけにもなります。
また、業務進捗の遅れが「伝わっているだろう」「知っているだろう」という思い込みが招くトラブルが減るでしょう。日報を活用することで、部署・チーム全体のスケジュールを調整しやすくなります。
業務の改善が図れる
日報は、業務改善に役立てられます。日報を書く行為は、PDCAを回すことと同様だからです。日報には、その日の業務を振り返り、良かった点や悪かった点を記載します。良かった点を今後の業務に活かせば、作業自体が効率的に進みます。
反対に悪かった点は、翌日からやらないようにすれば、ミスを未然に防げるでしょう。所感や工夫点がしっかり書かれている日報を共有すれば、他社員の業務の改善も図れるでしょう。
社員に成長を実感してもらえる
日報を通して、社員は自身の成長を感じられます。入社した直後と半年後の日報を読み返すと、自身の成長を感じられるでしょう。例えば、特定の作業に入社直後は1週間かかっていたのに、現在は3日で終わらせられるようになったなどは、日報があるからこそ認識できるでしょう。
以前できなかった業務ができるようになっていたり、特定の作業時間が短くなっていたりすると、社員は成長を実感できます。社員が成長を実感するためには、日報を丁寧に管理する必要があります。
知識や情報を共有できる
日報を部署・チーム内で共有すれば、社員同士で知識や情報を与え合えます。日報には業務を通して得た、成果や改善点などが記載されているため、マニュアルのように活用できるでしょう。例えば、特定の業務の解決策を共有すれば、他メが同様の問題に直面したときに、効率的に対応できます。反対に、失敗談をシェアすることで、同じミスを起こさないように行動できるでしょう。
日報をマニュアルのように活用するには、管理方法を見直す必要があります。特定の日報を、検索機能を用いて見つけられるシステムの導入がおすすめです。弊社の「タレントパレット」は、日報の提出や確認ができるだけではありません。
社員の発言傾向やモチベーションなどをチェックできます。日報を確認する際に気になる内容が記載されていたら、1クリックで該当社員のプロフィールを閲覧できます。同じようなミスを繰り返している社員を見つけることにも役立ち、早期にフォローが可能です。ぜひ、導入を検討してみてください。
信頼関係が築ける
日報は、社員が意思疎通するための手段の一つなので、社内・部署内で公開するのがおすすめです。お互いの日報を読めば、他の社員への理解が深まり、コミュニケーションの活性化が図れます。信頼関係を築くには、コミュニケーションを取ることが重要です。
日報は、コミュニケーションを取るきっかけになります。課題解決のためにアドバイスをしたり、成果を上げた社員と一緒に喜んだりできます。社員同士のコミュニケーションが活性化すれば、信頼し合える関係を構築できるでしょう。
日報は意味がないと考えている社員をサポートする4つの方法
ここでは、日報の意味を見出せない社員をサポートする方法を紹介します。
- 日報を書く目的を伝える
- 成果や取り組みを褒める
- テンプレートを用意する
- メモを取る習慣をつけさせる
社員が日報の意味を見出せるようになるには、上司のサポートが必要です。より内容の濃い日報を書いてほしいと考えている方は、ぜひ読み進めてみてください。
日報を書く目的を伝える
社員に日報の意味を見出してもらうには、作成の目的を伝え、必要性を感じさせることが重要です。書く意味がないと感じている社員は、以下のような日報の目的を理解していない可能性があります。
- 業務の進捗状況の共有
- 社員自身の内省
- 社内コミュニケーション
- 知識・情報共有
- 上司・先輩にアピールする場
日報の目的を伝えることで、社員の「なぜ書かないといけないのか」という問いに答えられます。結果として、日報は意味がないという気持ちを緩和できるでしょう。
成果や取り組みを褒める
日報の意味を見出すためには、社員の成果や取り組みを褒めることが効果的です。日報を通じて褒め言葉を与えれば「書いてよかった」と社員に感じてもらえます。日報を読み、注意したくなる記載事項があるかもしれないですが、叱らないようにしましょう。
せっかく日報に意味を見出した社員にダメ出しをすれば、自己肯定感が下がってしまいます。振り出しの状態に戻ってしまう原因になりかねません。社員が成果を出したなら、まずは褒めることを優先しましょう。フィードバックにより、モチベーションを高める配慮が重要です。
テンプレートを用意する
日報を書くとき、テンプレートに沿って記載してもらうのがおすすめです。テンプレートを用意すると、作成時間を短縮でき「日報を書くことが面倒だ」という気持ちを緩和できるでしょう。また、日報を確認する立場の方が、記載事項を見つけやすいというメリットもあります。テンプレートを用意するときは、以下のように、記載項目の横に例文を書くと、社員が何を書けば良いのか理解できます。
【所感】
（例）今日はテレアポを13件行いましたが、相手の質問に答えられず成約が0件でした。次回からは、質問に即座に答えられるように、パソコンのスクリーンに商品に関する資料を開いておきます。
日報を書くためのガイドとしてテンプレートを用意し、社員の負担を減らしましょう。日報のテンプレートについて詳しく知りたい方は、別記事「日報例文一覧」をあわせてご確認ください。
メモを取る習慣をつけさせる
日報を効率的に書いてもらうためには、1日を通してメモをとるように指導しましょう。メモを参考にしながら日報を作成すると、時間を短縮できます。業務の合間や、気づきや発見があったときにメモを書いておけば、日報を書くときに思い出せなくて困ることがないでしょう。
メモに書いておけば、覚えておく必要がなくなるため、頭の中もスッキリします。また、メモをとってから時間をおくことで、日報を書くときに自身の行動を客観的に評価できます。自身の強みや弱みを把握する機会になり、自己成長にもつながるでしょう。
まとめ
社員に日報を進んで作成してもらうには、書く意味を明確にする必要があります。また社員にフィードバックを与えたり、短時間で日報を作成できる仕組みをつくったりすることも大切です。日報作成や確認の負担を軽減したいなら、日報管理システムの導入を検討しましょう。
弊社が提供している「タレントパレット」では、社員の業務日報を一括で管理できるだけではありません。提出された日報を読み取り、社員が書いた文章から心情を察知する機能が搭載されています。社員の日報に基づき、適切なフィードバックを与えたり、アプローチをしたりすることが可能になります。ぜひ、お気軽にお問い合わせください。