人事評価とは、社員を客観的に評価し、モチベーションの維持や能力育成に効果的な制度です。しかし、公平性を保ちつつ、社員のモチベーションを上げるような評価基準や項目を設定することは難しい傾向にあります。この記事では、人事評価制度の評価基準や項目をはじめ、人事評価基準・評価項目を設計する手順、注意点などを解説します。
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人事評価制度とは
人事評価制度とは、企業が社員に対して業績や能力を評価する制度です。部下の評価を行う際は、上司の感情などで評価が左右されるケースも珍しくありません。公平な評価を行うためには、明確な基準や評価項目を設定することが重要です。人事評価の結果を参考に給与や職位に反映させれば、公平に評価できるようになります。
人事評価制度を構成する3つの制度
人事評価制度は、以下のような3つの制度で構成されています。それぞれの制度の特徴は以下のとおりです。
等級制度
社員をランクや役割で分ける制度です。職務内容、成果、能力などに応じて等級や職種を設定して序列がつくようにするため、等級が社員の評価や報酬を大きく左右します。等級制度があれば、社員は高い等級を目指すようになるので、キャリアアップのイメージを描きやすくなるでしょう。
評価制度
会社全体または部署の目標数値や指針に対する社員の貢献度を評価する制度です。例えば、部署で「10件以上の成約」を目標としている場合などに、成約数に達成した社員を高く評価します。
評価の結果は、報酬や等級に大きく関わるため、数値、行動、プロセスなどの評価項目は、事前に明確にしたうえで社員に周知しておくことが重要です。成果を挙げても正当に評価されなくては、社員のモチベーションは維持できません。評価制度で正当に評価されることで、社員のモチベーションの維持や向上が期待できます。
報酬制度
等級や評価に基づいて、社員への報酬を決める制度です。個人の能力や努力で等級や評価が向上しても報酬に反映されなければ、社員は不満を感じるでしょう。人のモチベーションは感謝の気持ちや役職だけでは保てないため、報酬制度は社員のモチベーションに大きく影響します。
人事評価制度が必要な理由
人事評価は、公平性・社員のモチベーションの維持・能力育成にも大きく関わります。人事評価制度が必要な主な理由は、以下のとおりです。
公平性を保つため
人事評価制度がなければ、「仲がよい」「入社時からかわいがっている」「評判がよい」など、評価者の裁量によって評価が決められてしまうケースがあります。個人の偏見で評価が決まってしまうと、社員のキャリア形成やモチベーション維持が難しくなるでしょう。
人事評価制度を活用すれば、社員の能力や業績を適正に判断できるようになるため、客観的に評価できて公平性が高まります。
モチベーション維持・能力の育成のため
よい成果を出せば評価されて、等級や報酬が上がるという仕組みを作れば、多くの社員がキャリアアップに対するモチベーションを高めることができるでしょう。評価項目や評価基準が的確で公平であることを社員が理解できれば、会社への貢献度も高まります。
人事評価制度を導入することで、企業は社員の適性が見えやすくなるでしょう。適材適所への配置にも役立ち、社員は自分のスキルに合った場所で能力を発揮できるようになります。
人事評価制度で重要な3つの評価基準・項目
人事評価制度で重要な3つの評価基準・項目について、くわしく解説していきます。
1.業績基準の項目
評価期間内での業務成績を数値で表して評価を決める基準です。業績結果だけで評価をするのではなく、頑張りや期待値も盛り込む必要があります。業績基準には、以下のような項目を設けることがおすすめです。
業績結果
業績結果は、業務で残した成果を指します。営業部門などの場合は、新規顧客の獲得件数や個人の売上実績などが評価指標となり、業績結果はウェイトと個人の達成率などを掛け合わせて数値化します。役職が上になるほど業績への責任が重くなるので、業績結果のウェイトを重視しましょう。
業績を数値で評価することが難しい場合は、業務を期日までに完了したかどうか、または業務への貢献度などの観点から評価を行うこともおすすめです。
業績プロセス
業務で成果を出すまでのプロセスを指します。業績プロセスは、業績結果を定量的に評価しづらい営業部門以外の職種の評価にも効果的です。業務を効率化できたか、課題に対する提案や改善ができたかなどを評価することもよいでしょう。
業務の質・量
どのくらいの業務に取り組み、質の高い業務を行えたかを指します。仕事の正確性や仕事の評価はどうだったのかなども評価できる項目です。
2.能力基準の項目
能力基準は、業務に必要な能力、資格、企画力、知識力などを評価する基準です。能力基準は、業務や役職によって変える必要があり、グレードが1段階以上上がることを昇格といいます。能力項目では、上位グレードは持っていて当たり前とし、下位グレードのウェイトを大きくすることがおすすめです。
また、能力の高さだけで評価するのではなく、高い能力を業務に活かせてこそ評価されるようにします。能力基準には、以下のような項目を設けることがおすすめです。
業務知識・能力
担当業務に関連する知識を持っていることや、業務を遂行できるスキルがあることを指します。知識を身につけているだけではなく、発揮できているかどうかも重要です。
資格
業務に必要な資格や、役立つ資格を持っているかを指します。専門性の高い職種におすすめの評価項目です。資格取得に向けて取り組んでいる場合は、長期的な視点でも評価しましょう。資格を持っていることだけを評価せず、どのように活用しているかも重要です。
理解力
業務や上司からの指示に対しての理解力を指します。能力が高くても理解力がなければ、業務がスムーズに進みません。上司からの指示、自分の役割、仕事の目的を理解しているかなどを評価します。
計画力
効率的なスケジュールを立て、業務を遂行できているかを指します。仕事の質はよくても、ほかの人より時間がかかり過ぎる場合は生産性が高いとはいえません。期日を考慮した計画が立てられるか、途中で問題や課題が発覚した場合は滞りなくスケジュールを調整できるかなどを評価します。
コミュニケーション力
上司やチームメイトとのコミュニケーション力を指します。わかりやすい伝え方ができるか、文章でも表現できるか、顧客のニーズを把握できているか、他部署との連携やコミュニケーションはうまくとれているかなども評価対象です。
3.情意基準の項目
情意基準とは、仕事への取り組み方や勤務態度など、人柄や人間性に基づいて評価する項目です。真面目に頑張れる人材や、モラルやルールを守れる人材は、企業としても欠かせない大切な人材といえます。情意基準には、以下のような項目を設けることがおすすめです。
規律性
会社の規則を遵守し、業務に従事しているかを評価する項目です。社会人としてのマナー・ルールの順守などの規律性などが評価ポイントになります。モラルのある行動がとれているか、無断欠勤などをしないかなど、規律性が評価できる人は人間性が高く、組織にとっても必要な人材です。
協調性
部署やチームのメンバーと協力しながら業務ができているかを評価する項目です。トラブルが起きたときに、協力的にサポートできるかなどの項目も必要になります。協調性がある人は業務効率だけでなく、人間関係のトラブルを回避することもできるでしょう。
積極性
主体性を持って業務に取り組んでいるかを評価する項目です。指示を待つだけでは積極性を感じられず、成長しようとする意欲が見えません。指示がなくても自分で仕事を見つけ、ときには自分で仕事を提案することも重要です。
責任性
責任を持って与えられた業務に取り組んでいるかを評価する項目です。最後まで責任を持っていたかどうか、役割を果たしたかどうかも評価しましょう。
人事評価では業種・部門別の評価項目を設けるのもおすすめ
人事評価は先述したとおり、成果基準、能力基準、情意基準で構成されています。しかし、業種や部門によっては3つの基準だけで評価できないケースもあるので注意が必要です。例えば、品質管理の徹底や生産性が重要視される部門もあります。業種や部門別に任意で設定できる項目を用意すれば、より正確に評価できるでしょう。
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人事評価基準・評価項目を設計する手順
人事評価基準や評価項目を設計する際の手順は、以下のとおりです。それぞれのステップをくわしく解説します。
1.問題点・課題点の把握
まずは、現在の人事制度の問題点や課題点を把握することが重要です。経営陣・社員の双方にヒアリングを行うと多角的な改善策を導きやすくなります。
2.人事評価基準の共有
人事評価基準は、給与や昇進に影響するため、社内で情報共有をしておかないと社員に不信感を与えかねません。現状の問題点や課題点を把握し、人事評価基準の意義や目的を共有する必要があります。企業が目指す方向性や人材像をはじめ、基準に沿って、公正に評価を行うことを示すことが重要です。
3.評価項目の設定
職務を洗い出し、細分化して具体的な評価項目を設定します。評価項目は、部門や職種によっても変わるため、現場の社員にヒアリングを行い、業務実態に合った評価項目を設定することが望ましいです。
4.評価ウェイト配分の設定
評価項目が決まったら、各項目の評価基準のウェイト配分の設定が必要です。部門ごとに求められる業績や能力は異なり、職種によっても評価基準とウェイトは細分化されます。部門をまたいで同じ役職の評価基準を比較した際に、難易度に大きな差が出ないようにすることもポイントです。
5.処遇への反映
人事評価の結果をどのように反映させるかを具体的に決めていきます。その際は、社員のモチベーションが上がるかどうかを重視しましょう。評価結果に基づく処遇は、企業によって異なります。特別手当などで対応することが一般的です。ただし、給与や賞与で対応する企業もあります。
6.シミュレーションの実施
まずは、部門や役職など小規模の範囲で実際の運用を想定した人事評価を行います。評価項目や基準に不明瞭な点が見つかった場合や評価者の主観が評価結果に影響を与えていることが判明した場合は、評価項目や評価方法を見直すことも必要です。
人事評価において評価項目を決める際のポイント
人事評価において評価項目を決める際は、以下のようなポイントを押さえておきましょう。
企業理念や行動指針を項目へ落とし込む
人事評価制度は、社員のモチベーション維持・向上のみならず、企業理念の浸透や人材育成にもつながります。社員に求める行動や姿勢を評価基準に盛り込めば、企業理念に沿った行動を促すことができ、企業理念を浸透させられるでしょう。
また、人事評価によって社員の能力が把握できるようになれば、個人に合った目標設計や配置転換も可能になり、人材育成にもつながります。
役職や職種に合わせて評価項目を調整する
評価項目は、同じ企業のなかでも、役職などの立場によって変わります。管理職には、マネジメント力やリーダーシップなども求められることが一般的です。評価項目は画一的に作成せず、役職や段階に応じて調整します。
営業職には交渉力が必要、事務職には正確性が必要など、職種によって重視される能力が異なるため、職種ごとに重視される評価点を倍にするなどの工夫も必要です。
人事評価制度の項目を設定する際の注意点
人事評価制度の項目を設定する際には、以下のようにいくつかの注意点があります。
評価項目を盛り込みすぎない
評価項目が多すぎると、評価者の負担になるため、適切に評価できなくなるケースがあります。人事評価をスムーズに行うためにも、評価項目を厳選して繁忙期を避けるなど、煩雑ではないタイミングで実施しましょう。
評価のガイドラインを作成する
評価者によって評価に個人差が出ないようにするため、評価者同士で評価の目線を合わせて、ガイドラインを作成します。5段階評価などにして数値化する項目などは、目標達成率が100％の場合に5にするなど、あらかじめ基準を決めておくと、評価者ごとのばらつきが出ません。
定期的に見直す
事業の変更や社員の増減などによって、見直しが必要になるケースもあります。一度作成したら終わりではなく、変化に合わせて柔軟に改善を繰り返すことが必要です。
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人事評価の部署別項目サンプル
人事評価の項目サンプルを部署別に紹介するので、参考にしてください。
営業職
営業職は、業務目標達成度や目標達成過程を重視しつつ、商談に関わる計画力、企画力、コミュニケーション能力などのウェイトも高く設定することがポイントです。
- 売上目標の達成率
- 企画の提出件数
- 新規顧客の獲得件数
- 既存顧客の維持・拡大
- クレーム対応力
- チームワークと情報共有
事務職
事務職は、正確さやスケジュール管理能力を重視しつつ、資格や専門知識、企画力などにも適切なウェイトを設定することがポイントです。
- 経費削減額
- 期日厳守
- 正確性
- 改善提案件数
- 提案件数
- 積極性
- 協調性
技術職
技術職は、専門的な知識の習得を評価する技術力、ミスなくできたかなどの正確性を重視しつつ、実行力、スケジュール管理などにもウェイトを設定することがポイントです。
- 技術力
- 正確性
- 積極性
- 責任性
- 計画力
- 問題解決能力
- 品質管理
- 能力・スキル
- 工程管理
- スケジュール
- コスト
管理職
管理職は、リーダーシップや部下の指導・育成などを重視しつつ、部門間や部下との連携に関わるコミュニケーション力やスケジュール管理などにもウェイトを設定することがポイントです。
- 成果・実績
- チームの管理
- スケジュール
- リーダーシップ
- 人材育成能力
- 職場環境の構築
- 戦略立案と実行力
- 問題解決能力
- 自己成長
まとめ
社員の評価に対する公平性やモチベーションの維持、能力育成には、社員の能力や業績を適正に判断できる人事評価制度がおすすめです。今回は、人事評価制度で重要な3つの評価基準・項目や人事評価基準・評価項目を設計する手順などを解説したので、ぜひ参考にしてください。
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