人事部門の業務は煩雑になりがちで、効率化したいと考えている人も多いでしょう。この記事では、人事システムの種類や機能、導入のメリットやポイントなどを紹介します。業務効率化を目指す際の参考にしてください。
タレントマネジメントシステムの導入を検討されている方におすすめの資料
そもそも人事システム（人事管理システム）とは？
人事システム（人事管理システム）とは、人事部門で行われるさまざまな業務、例えば採用活動や人材育成、評価や給与計算などを効率化するためのITツールです。中には、事務作業の効率化はもちろんのこと、経営戦略に関する情報の管理までカバーするツールもあります。
人事システム導入の目的
現代では、働き方改革の推進や労働者の減少による人材不足、人材の多様化などによって、人事の役割は従来よりも重要視されています。業務内容自体も複雑化し、人事部門の負担が増加しています。人事システムの導入によって、人事部門の業務を自動化・効率化し、負担を軽減することが期待できます。
また、経営戦略、人事戦略の策定をデータに基づいて行うという目的で導入されるシステムもあります。
タレントマネジメントシステムは人事システムの一種
人事システムとは、人事の業務全般をサポートするためのツール全般を指し、労務管理や勤怠管理、給与計算などが含まれていることが特徴です。人事システムの一種に、タレントマネジメントシステムがあります。タレントマネジメントシステムは、人事の中でも経営戦略や人事戦略面を担うためのシステムです。
人事システムの種類や機能
人事システムと一口にいっても、さまざまな種類があります。ここでは、人事システムの種類や機能について詳しく紹介します。
タレントマネジメントシステム
タレントマネジメントとは社員の情報を一元管理しそれを分析することで、組織横断的に戦略的な人事配置や人材開発を行うことです。年齢や学歴、職歴といった基本的な情報だけでなく、社員のタレント、つまり能力や才能、スキル、経験などといったさまざまな情報を収集し管理します。
タレントマネジメントシステムは、社員のさまざまな情報の管理を効率的に行うための機能を備えたシステムです。例えば、人事評価機能や研修管理機能、採用管理機能といった機能だけでなく、サーベイ機能やダッシュボード機能など、社員の管理・スキル分析に必要なさまざまな機能がそろっています。
人材管理システム
人材管理システムとは社員のスキルや評価、勤続年数などの基本的な情報を管理する機能を備えたシステムです。タレントマネジメントシステムとは異なり、分析よりも管理の機能を重視したシステムです。
労務管理システム
労務管理システムとは、企業と社員の労使関係の情報管理をサポートするためのシステムです。入退社や福利厚生、社会保障や年末調整などに必要な情報を管理し、書類作成や処理を行う機能があります。
勤怠管理システム
勤怠管理システムとは、社員の勤務時間や勤務日数などをデータ化するためのシステムです。例えば、シフト調整や給与の自動計算機能、スマホやパソコンを利用したオンライン打刻機能などがあります。
人事評価システム
人事評価システムとは、人事評価や人材育成の課題解決を支援するシステムです。人事評価では、評価者によってばらつきが出る可能性がありますが、システムを活用することでばらつきを少なくし、公平に評価するために役立ちます。
給与計算システム
給与計算システムとは、社員の給与計算を自動化するシステムです。社員によって労働条件や勤務日数などが異なるため、給与計算は煩雑化しがちですが、自動化により人為的なミスを減らせます。また、明細書の作成や振込業務も効率化できます。
採用管理システム
採用管理システムとは、採用活動フローや人材データの管理を一元化できるシステムです。入社説明会や面接などのスケジュール、履歴書や採用の進捗状況、面接評価などのデータ管理ができます。
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人事システムを導入するメリット
人事システムを導入することで、どのようなメリットが得られるのでしょうか。
人事部門の業務効率化により負担を軽減できる
人事システムを導入することで、さまざまな業務が自動化できたり一元管理できたりするため、人事部門の業務効率化が図れます。単純作業が少なくなることで人為的ミスを減らせるだけでなく、戦略的採用といった創造的な業務に力を入れられることもメリットです。また、オフィス以外からでも人事データにアクセスしやすくなり、テレワークでも業務が行えます。
人材育成の計画や実行に役立てられる
社員それぞれの情報を管理できるため、人材育成の面でもメリットが多いです。年齢などの基本的な情報だけでなく、個人の目標や評価、研修履歴などを管理できるシステムもあります。それらのデータをもとにして、必要な研修を設定する、面談の予定を立てるといったことができるため、各社員にあった人材育成が可能です。
経営戦略にもとづいた適切な人材配置が可能になる
こちらは主にタレントマネジメントシステムのメリットですが、社員のさまざまなデータを一元管理することができ、特定の条件に合致した人材を抽出しやすくなります。それぞれの現場にあった人材の絞り込みが簡単にできるようになるため、経営戦略にもとづいた人材配置が可能です。正社員だけでなく、派遣やパート社員といった雇用形態の人材にも対応できることもメリットです。
人事システムを導入する際の注意点
人事システムを導入する際には、注意したいポイントが2つあります。
セキュリティ対策が必要となる
人事システムでは、社員の基本情報や給与、スキルや評価といった個人情報を扱うことになるため、セキュリティ対策を万全にする必要があります。また、プライバシーの観点から、慎重な取り扱いが求められます。そのため、アクセス権限の設定やパスワードの管理などを行い、管理を徹底することが重要です。
自社にあったシステムを選ぶ必要がある
前述したように、人事システムにはさまざまな機能があります。その中から、自社にとってどのような機能が必要なのか、どのシステムがあっているのかを見極めることが重要です。また、システムによっては、自社にあわせたカスタマイズやオプション機能が必要になるケースもあるため、慎重に検討しましょう。
人事システムを選ぶ際のポイント
人事システムを選ぶ際には、以下で紹介する4つのポイントを押さえましょう。
機能性や操作性は十分か
人事システムは、それぞれ搭載されている機能が異なるため、自社で必要となる機能がしっかりと備えられているか確認しましょう。また、使いやすさも重要なポイントとなるため、データ管理や見える化が簡単にできるシステムを選ぶとよいでしょう。トライアルや無料版などがあるシステムも多いため、試しに利用して使い勝手を確認することも効果的です。
既存ツールとの連携は可能か
すでに導入しているツールがある場合は、導入予定のシステムが連携できるかどうかを確認しましょう。連携できる場合は、スムーズな移行や利便性の向上が期待できますが、システムやツールの連携ができない場合、データの移行に手間や時間がかかるケースもあるため注意しましょう。
サポート体制は整っているか
はじめて使うシステムの場合、操作方法がわからない、トラブルが起こってしまい対処法がわからないというケースも少なくありません。そのようなトラブルが起こった際に、迅速に対応してもらえる体制があるかどうかは重要です。サポートの有無はもちろんのこと、サポート方法や対応可能な時間帯などもチェックします。
目的にあわせてカスタマイズが可能か
システムのカスタマイズ性もチェックしましょう。自社の目的や状況にあったカスタマイズができることも重要なポイントです。例えば、社員数の増減や人事規定の変更などに対応できるか確認します。カスタマイズをする際に、誰が作業をするのかは「外部ベンダー」「社内のシステム部」「人事担当者」の3パターンがあります。
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細かく権限設定ができるか
人事システムは、情報を閲覧、編集、更新できるユーザー権限を細かく設定できるものを選びましょう。権限設定は、不正アクセスの防止や機密性の保持に重要です。権限設定を細かく設定することで、情報を適切に取り扱えるようになり、企業の組織経営がスムーズに進むでしょう。
提供形態は自社に合っているか
人事システムは、オンプレミス型、クラウド型に分けられます。それぞれの違いは、導入にかかる費用やカスタマイズ性などです。企業のニーズや状況に応じて、どちらの提供形態を選ぶか検討しましょう。
オンプレミス型の人事システムでは、社内に専用サーバを導入し、自社でシステムを構築・運用します。一方、クラウド型の人事システムは、ベンダーが用意したインターネット上のサーバでシステムを利用します。
対応業務の範囲が自社と合っているか
人事労務手続きは、以下の例のとおり多岐にわたります。
- 雇用契約
- 保険手続き
- 退職手続き
- 年末調整
- 源泉徴収票の発行
どこまで対応できるかは、人事システムによって異なります。細かい部分も含め、システムの対応範囲と自社が求める範囲が合っているか確認しましょう。
そのためには、システムを活用したい範囲を明確にし、検討しているシステムとマッチするかを確認することが重要です。
タイプ別人事システムの選び方
人事システムは、人事労務手続きに特化したタイプ
人事情報管理に特化したタイプ
人事評価管理に特化したタイプ
に分けられます。それぞれの特徴と選び方を解説します。
人事労務手続きに特化したタイプ
人事労務手続きに特化したタイプは、人事労務手続きを自動化したいときにおすすめです。給与計算や勤怠管理、労務管理全般を委託することで、人事労務が効率化でき、スムーズな業務運営が実現できます。
人事情報管理に特化したタイプ
人事情報管理に特化したタイプは、人事部門の負担を軽減したい企業におすすめです。社員の氏名・性別・生年月日のほか、入社や退職の年月日・保有資格やスキル・研修受講歴などもまとめて管理できます。これにより、人事担当者の負担軽減や適材適所の配置実現、効率的な人材育成、社員のモチベーション向上につながります。
人事評価管理に特化したタイプ
人事評価管理に特化したタイプは、人事評価をシステム上で完結できるようにしたいと考える企業に適しています。評価の公平性の保持に悩んだり、煩雑な運用に悩む企業も多いでしょう。人事評価管理に特化した人事システムを選ぶことで、評価シートの作成や進捗管理、データの集約などが効率化でき、人事担当者の負担が軽減できます。あわせて、公平性が高い評価も実現可能です。
人事システムの料金相場
人事システムの料金は、システムの提供形態や機能、カスタマイズの有無などにより大きく異なります。ここでは、例としてオンプレミス型とクラウド型の料金相場を提示します。
オンプレミス型
- 初期費用：100万円～500万円程度
- 月額費用：０円
クラウド型
- 初期費用：０円～50万円程度
- 月額費用：300円～700円程度/１ユーザー あたり
いずれも、別途保守費用やカスタマイズ費用が必要となったり、利用人数が増加した場合の超過料金がかかる場合もあります。
人事システムの代表的な製品を紹介
ここでは、代表的な人事システム製品を4つ紹介します。
タレントマネジメントシステム：タレントパレット
タレントパレットは、IT技術やデータを活用して、科学的人事戦略が行えるタレントマネジメントシステムです。さまざまな人材データを一括管理でき、これらを分析することで適切な人材配置や評価などが可能になります。タレントパレットには、人事評価機能や採用管理機能、研修管理機能やダッシュボード、サーベイ機能などの役立つ機能が搭載されています。
勤怠管理システム：マネーフォワードクラウド勤怠
マネーフォワードクラウド勤怠は、働き方改革をサポートするための勤怠管理システムです。クラウドサービスで、複数人での管理が可能で、インターネットにつながっていればどこからでもアクセスできます。勤怠チェックやシフト管理、有給休暇や移動履歴管理などの機能が搭載されています。
給与計算システム：やよいの給与明細オンライン
やよいの給与明細オンラインは、簡単に設定できることが特徴で、専門的な設定なしで利用可能です。アフターフォローも充実しており、トラブルがあっても安心です。給与自動計算機能や給与・賞与明細書の作成機能が搭載されており、テンプレートも複数用意されているため、利用しやすくなっています。
採用管理システム：ジョブカン採用管理
ジョブカン採用管理とは、応募から採用まで一元管理できるシステムです。その他のジョブカンシリーズと連携できるため、データ移行などの手間と労力が省けます。採用サイトの作成や履歴書・メール履歴などの管理、選考状況や選考日程管理、応募経路による内定率の分析などの機能が搭載されています。
企業の人事システムの導入事例
ここでは、人事システムを導入し、担当者の負担軽減、効率化などに取り組んでいる企業の例を2つ紹介します。
三菱重工業株式会社
三菱重工株式会社では、人事基幹システムの切り替えとあわせて、タレントマネジメントシステムを導入しました。人事データの可視化や分析を通して、科学的な根拠に基づいた人事を進めています。基幹システムと連携が可能で、ユーザーインターフェースに優れた人事システムを導入することで、約3万人の社員が利用できるHRプラットホームが実現しました。
人事システムを残業時間や休暇取得日数、その推移などといった社員1人ひとりの状況把握、日々のマネジメントなどに活用しています。横断的に社員の状況を把握することで、人事構成のひずみを防ぎ、適切な人事配置につながっています。
三菱重工業株式会社｜導入事例｜タレントパレット｜大手No.1タレントマネジメントシステム
クラフト株式会社
クラフト株式会社では、人事データを一元化できるタレントマネジメントシステムを活用して、入力・承認・集計ができるようになり、業務負担の軽減を図りました。スキルの見える化により、社員自身の成長意欲も増加しました。また、人事評価がシステム上で完結できるようになり、評価シートの郵送や進捗管理が不要になりました。週次チェックシステムを活用し、社員の素直な気持ちをモニタリングすることで、適材適所の配置や、社員の不安、不満解消に役立てています。
まとめ
人事システムには、さまざまな種類や機能があります。自社にあったシステムを選んで導入することで、業務の効率化や経営戦略に応じた人材配置などが行えるでしょう。プラスアルファコンサルティングの「タレントパレット」は、データ活用の視点からシステム設計がなされていて、データ分析が画面上で即座に行えるタレントマネジメントシステムです。
360度評価はもちろん、さまざまな評価形式に対応しています。採用、育成、配置、離職防止から経営の意思決定支援までワンプラットフォームで実現する特徴があり、大手企業への導入実績が豊富です。人事システムの導入をお考えなら、ぜひ一度資料請求してください。
