災害や事故などが発生した際、企業は社員の安否確認をしなければなりません。社員の安全を確保することは、企業の基本的な責務とされています。この記事では、安否確認の基本情報や必要な理由を解説します。安否確認システムの機能やメリット、安否確認システムの選び方なども解説するため、参考にしてください。
安否確認とは
そもそも「安否」とは、無事かどうかという意味です。安否確認とは、予期せず事故やトラブルなどが発生したときに、安全や被害状況の確認を行うことを指します。安否確認の対象は社員を中心とした企業活動に関わる人々ですが、社員の家族も含めて安否確認するケースも少なくありません。
大規模災害の発生時には、企業は社員の安否確認を行い、事業継続に向けた迅速な判断を求められます。地震や台風など災害が頻発する日本においては、企業の安否確認体制を再検討し、より効果的な仕組みを整備することが重要です。
安否確認が必要な理由
企業は社員の安否確認を実施する必要があります。ここからは、安否確認が必要な理由について解説します。
社員への安心の提供
安否確認が必要な理由として、社員への安心の提供が挙げられます。災害が発生した場合、社員は自分で状況を判断して対応に当たらなければならず、不安になるケースが少なくありません。
しかし、災害発生直後に安否確認の連絡や、当面の指示が届けば安心感を得られます。また、社員は無事でも、家族の状況によっては社員の出社が難しくなるケースもあるでしょう。安否確認で家族の状況を確認しておくと、社員の状況を的確に把握できます。
事業継続の判断材料
災害が発生した場合は、事業継続ができるか判断しなければなりません。営業・稼働を停止すると損失が生じるため、迅速かつ的確な状況把握や判断が重要になります。安否確認は事業継続の判断材料として役立つ情報であり、初動対応を決めるために重要です。
事業継続の判断材料ならBCPの策定もおすすめします。BCPは事業継続計画を意味し、会社として事業を続けていくための計画です。事前にBCPを策定していれば、計画に基づいて事業継続の可否を判断できます。
法的義務履行のため
企業の安否確認は社員の安全を確保するための法的義務であり、労働契約法第5条にて安全を確保した労働を義務付けられています。
「第五条 使用者は、労働契約に伴い、労働者がその生命、身体等の安全を確保しつつ労働することができるよう、必要な配慮をするものとする。」
そのため、災害時に社員の安否確認を怠れば、安全配慮義務違反に問われるでしょう。国の防災計画でも、社員の生命を守ることは企業の重要な責務として挙げられます。
安否確認を行う手順
安否確認を行う際はスムーズに進めることが重要です。ここからは、安否確認を行う手順を解説するので参考にしてください。
1.社員や家族の安全確認
まずは社員や家族の安全確認を行いましょう。全社員に連絡を取り、安否状況や現在の所在地、ケガの有無、家屋の損壊状況、緊急対応の可否などを確認します。社員に連絡を取った際は、社員本人だけでなく家族の安全確認を忘れないようにしましょう。社員が働ける状態でも、社員の家族に問題があれば仕事に集中できません。
安否確認は、簡潔で誰が見てもわかりやすい内容・方法で伝えることが大切です。必要最低限の連絡をし、速やかに安否確認を行いましょう。
2.出社できる社員を把握する
社員の安否を確認したら、出社できる社員の把握に移ります。身の安全を考慮したうえで対応可能な社員を把握しましょう。
社員が無事でも交通手段によっては出社できない可能性があるため、交通手段の有無や安全に出社できるかどうかも確認してください。また、社員の所在地によって会社までの距離が異なるので、出社までにかかる時間を見積もることも大切です。
社員の情報を整理・集計する
安否確認の結果が出たら、情報を集計して分析をしましょう。連絡がつかない社員がいるなら、時間をおいて安否確認を継続してください。回答結果を集計するフォーマットは、災害が起きてから作成するのでは遅いため、事前に作成しておきましょう。安否情報を記録・整理する方法として、安否確認システムを活用することもおすすめです。
社員に指示をする
社員の状況把握が完了したら、事業継続に向けて速やかに必要な指示を出します。地震直後で余震の危険がある場合は、安全確保のために自宅や避難所に待機するよう指示しましょう。災害の状況に応じて、安全な場所に留まるべきか、緊急対応に出社するべきかを明確に出すようにしてください。緊急事態に備えるためには、BCPの策定が有効です。
安否確認に役立つツール
安否確認をするにはさまざまな方法があります。ここからは、安否確認に役立つ5つのツールを紹介します。
電話
電話で安否確認を行うには、あらかじめ社員の電話番号を把握し、災害時に電話にて確認をします。社員と直接会話ができるため、状況を確認しやすく、柔軟な対応ができるでしょう。しかし、電話は災害時の安定性が低く、大人数になると対応しづらいデメリットがあります。さらに、社員の電話番号は個人情報のため、管理には注意が必要です。
SNS
LINEをはじめとする、SNSでも安否確認は可能です。SNSであれば災害時でもつながりやすいため、安否確認に向いています。LINEのように既読機能が搭載されていれば、社員からの返信がなくても、確認できたかを把握しやすいでしょう。しかし、SNSは基本的にプライベートで利用しているケースが多いため、会社に伝えたくないと考える社員が多いことも事実です。
メール
メールも、災害時で比較的安定して利用できる手段のひとつです。一斉送信ができるため、大勢の社員に一度に安否確認ができます。メールを活用するデメリットは、インターネット回線が混雑すると、メールの送受信に時間がかかる点です。また、緊急時にはメールの着信に気づかない可能性が高い点も挙げられます。
安否確認メールの2つの例文を紹介！2つの返信方法や届かないときの対処法詳しく解説
ビジネスチャット
ChatworkやSlackなど、ビジネスチャットを活用する企業も少なくありません。ビジネスチャットであればプライバシーを守れるため、賛成する社員も多いでしょう。メールのように一度に複数人への連絡が可能な点もメリットです。しかし、運用には費用がかかったり、電波や通信障害など影響を受けやすかったりする点はデメリットといえます。
安否確認システム
安否確認システムは安否確認のために作られたツールなので、災害時でもスムーズに連絡が取れます。災害時を想定して設計されているため、緊急時にも直感的な操作ができるよう工夫されている点がポイントです。提供会社やシステムによって機能は異なりますが、多くは自動送信システムが搭載されており、集計がしやすいように設計されています。
安否確認を行う際の注意点
安否確認を行う際、注意しなければならないことがあります。ここでは、安否確認を行う際の注意点を解説します。
連絡手段は統一する
大きな災害が発生すると、大声で呼び合ったり避難したりと、人々が慌ただしく動き回り、混乱した状態になります。そのため、連絡手段が社員によって異なると、通知に気づかないかもしれません。連絡をする側も混乱してしまうため、連絡手段は統一しましょう。通信環境が悪くて使用できないことを想定し、連絡手段の優先順位をつけることをおすすめします。
個人情報に注意する
安否確認を行う際の連絡先は個人情報を多く含むため、情報漏洩には注意しましょう。個人情報を知られることに抵抗のある社員もいるので、他社が閲覧できないように配慮することも大切です。適切に扱わなければ情報セキュリティ上のリスクにつながる可能性があることを念頭に置いておきましょう。
安否確認をスムーズに進めるコツ
ここからは、安否確認をスムーズに進めるコツを紹介します。安否確認は迅速な対応が求められるため、ぜひ参考にしてください。
運用ルールを決める
どのような事態のときに安否確認を行うか、誰に対して行うかなどの運用ルールを決めることは安否確認をスムーズに進めるうえで重要です。災害はいつ起こるか予測がつかないため、ルール化しておくことで混乱を防げます。また、安否確認に使うツールや優先順位は、事前に社員に周知しておくようにしましょう。
連絡内容を決める
安否確認の連絡内容はあらかじめ決めておくことで、スムーズに進めることが可能です。必要な情報や確認する質問文、回答の選択肢をテンプレートとして準備しておくと、災害が発生しても冷静に対応できるでしょう。災害時は余裕がない状態なので、最低限の概要を聞くようにしてください。
定期的に安否確認の訓練を行う
避難訓練と同じように、安否確認も定期的に訓練をすることが望ましいでしょう。訓練をすることで、安否確認の手順を社員全員が確認できます。定期的に防災訓練や社内イベントを実施し、安否確認のシミュレーションをするようにしましょう。安否確認をスムーズに進めるには、緊急時に冷静な行動を起こせるような体制を構築しておくことが重要です。
安否確認システムとは
安否確認システムとは、非常時の安否確認に特化したシステムやサービスです。災害時に社員や家族の安否を迅速かつ的確に把握でき、適切な判断・初動対応ができるように構築されています。迅速性と正確性に優れており、安否状況の確認・集計・把握の自動化が可能です。そのため、安否確認システムを導入することで、担当者や社員の負担を大幅に減らせるでしょう。
安否確認システムの機能
安否確認システムの機能は各サービスによって異なるものの、一般的には以下の機能が搭載されています。
- 複数の連絡先を登録できる
- 安否状況の自動集計
- メッセージ交換を行える掲示板
- 震度などと連動した自動送信
- 回答状況に応じた二次連絡
- 家族の安否確認
- 掲示板・アンケートなどによる情報共有
- 地図上への位置情報の記載
安否確認システムでは、メール・電話・スマートフォンアプリなど複数の連絡手段を併用することで確認が可能です。通信環境が悪い状況でも、確実に連絡を取れる仕組みが整っています。
安否確認システムの必要性
安否確認システムは、通信障害を前提として、データセンターの分散や回線の冗長化などで機能を強化しているため、「連絡できない」といった心配がありません。また、自動集計や一斉送信などの役立つ機能により、安否確認にかかる手間や時間を軽減できます。
阪神淡路大震災や東日本大震災後にインフラやライフラインが崩壊し、社員の安否が数日間も確認できない事象が発生しました。その結果、安否確認システムを導入する企業が増えています。
安否確認システムのメリット
社員の安全を確保するためには、安否確認の迅速な連絡と確実性が重要です。安否確認システムを活用すれば、自動送信メールで効率的に確認が行えるため、個別連絡の手間を省き、緊急時の対応を円滑に進めることができます。
自動集計が可能なので、集計の手間が不要で災害時の社員の負担を軽減できる点も魅力です。さらに、社員と連絡が取れるまで自動でリトライコールされるサービスもあります。災害発生時は担当者も被災者であり、対応できない場合も想定されるため、連絡を自動化できることは大きなメリットです。
安否確認システムを選ぶ方法
最後に、安否確認システムを選ぶ方法を紹介します。導入を検討しているならさっそくチェックしてみましょう。
使いやすいか
災害時は気が動転するケースも多く、冷静な判断や対処が困難になります。そのため、非常事態でもユーザーが簡単に操作できることを重視しましょう。
担当者が対応できるとは限らないので、普段インターネットを使わない人であっても活用できるものが好ましいです。研修や操作マニュアルなどが充実して入れば、パソコン操作が苦手な人でも対応しやすいでしょう。また、システムに慣れるには継続的な研修や訓練を行うことが大切です。
セキュリティ対策は万全か
企業が安否確認システムを導入する場合、企業情報だけでなく社員の個人情報を登録する必要があります。個人情報の漏洩を避けるためには、セキュリティ対策が万全なシステムを選ぶことが大切です。
セキュリティを確認する際には、システム内の情報が適切に保護されていることや、アクセス権が限られた人にのみ付与されていることを確認しましょう。また、日本や国際標準に準拠した高いセキュリティレベルを持つ企業が提供するシステムを選ぶことも有効な手段です。
普段から利用できるか
安否確認システムの機能は多種多様なので、普段から利用できる安否確認システムであれば、災害時でも冷静に利用できるでしょう。たとえば、アンケート機能を利用することで、社員の健康管理や意識調査などの結果を集めることが可能です。
平常時から使えるものであれば、無駄なく災害への備えができます。人事情報と連携できるシステムもあるため、選ぶときはチェックしてみてください。
まとめ
安否確認は社員の安全確保のために必要であり、事業継続を判断するためにも重要です。安否確認をするにはさまざまなツールを活用できますが、確実に連絡をするなら安否確認システムの導入をおすすめします。
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