人事は、組織が健全に機能しているかをチェックしなければなりません。長期にわたって同じ構成の組織があれば、円滑に機能していない組織が存在する可能性があります。そのような組織は改革が必要ですが、組織作りのノウハウがなければ着手できないでしょう。

そこで本記事では、組織作りの基礎知識からルールや重要ポイントなどを解説します。成長できる組織のポイントも紹介するため、ぜひ参考にしてください。

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組織作りの基礎知識

組織作りとは、組織の文化や骨組み、システムなどを構築して組織内がスムーズに機能する仕組みを作ることです。ここでは、新たな組織づくりや組織の改革などに役立つ、組織作りの基礎知識を解説します。

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組織を作る目的

組織作りの目的は、社員や組織を構成する人などを動かすことです。企業にとって社員は大事な経営資源でもあり、利益を生み出す重要な役割があります。企業における組織作りは、社員を動かし利益を生み出すことが目的です。

企業を成長し発展させるためには、社員と企業の目的が同じであり、社員が同じ方向性で働くことが不可欠です。社員がそのように働けるような環境を整備することも、組織作りの目的といえます。

組織が得られる成果

組織作りにより得られる成果は、強い組織を実現できることです。万が一、企業組織を構成する社員の目的意識が、企業の目的と違っていれば組織はまとまらないでしょう。このような組織は弱い組織です。

強い組織を作るため、組織作りに真剣に取り組んで、企業と社員の目的や理念をリンクさせましょう。企業と社員が互いに成長しあえる関係性を作ることで、強い組織となります。また、強い組織は業績を上げる組織であり、企業の理想となる組織です。「強い組織」については次項で解説します。

強い組織とは

強い組織とは、大きな利益を生み出せる企業やマネジメントスキルが高い組織、大きなリスクに直面しても崩れない組織です。

組織作りが目指すのは、このような強い組織となります。すべての社員が、同じ目標を目指し行動する組織が強い組織の特徴のひとつです。また、企業の目的や理念を理解したうえで、自分の役割も理解している社員が多いほど強い組織といえるでしょう。

企業の目的や理念は、全社員の共通認識であり、これを共有しているからこそ、社内で仲間意識や信頼関係が生まれやすくなります。社員間の共通認識が強いほど、社員同士の結びつきも強くなる傾向です。

組織作りの原則

組織作りには5つの原則があります。よい組織を作るため、それぞれの原則を押さえておきましょう。

専門化の原則

専門化の原則は、分業化する取り組みのことです。専門化することで、社員のスキルを高めて効率をアップさせることが目的となります。この原則が重要な理由は、同じ仕事をするにあたって、社員が同じようなレベルや内容で業務に携わらなければ、業務に支障がでたり効率が落ちたりするからです。

また、専門化の原則により、社員は職人のような技術力を身につけることもできるでしょう。そのレベルになれば、似た作業を任せてもクオリティが高いものを効率的に生み出せます。

権限責任一致の原則

権限責任一致の原則は、与えられた権限と責任の重さが一致する体制を整えることです。組織作りにおいて、権限と責任のバランスは重要であり、このバランスが崩れると企業にとって不利益を被る要因となるかもしれません。

与えられた権限よりも責任が重すぎると実行が難しいため、モチベーションが下がる傾向があります。結果を求めすぎると、優秀な人材が離れていきかねません。逆に権限を与えすぎると、組織が腐敗したり、うまく機能しなくなったりする要因となるでしょう。

統制範囲の原則

統制範囲の原則は、通称スパンオブコントロールと呼ばれ、管理者の統制に支障がでないような人員のコントロールを指します。管理者に、管理できない人員を与えてしまえば、部下の作業を把握しにくくなるでしょう。

このような状況は、トラブルが起こるリスクを高めるだけでなく、企業や部署の生産性の低下もまねく恐れがあります。上司や人事は、管理者の能力を把握し、その能力を超える人員を管理させないことが大事です。

令統一性の原則

令統一性の原則は命令一斉の原則ともいわれ、命令を出す役員や管理職などを統一することです。役員や管理職などがそれぞれに異なる命令を下せば、現場が混乱するでしょう。異なる指示に対して、部下が1つずつ確認しなければならない状況となれば、生産性が低下します。

また、この原則が守られていなければ、部下が混乱しモチベーションを下げる大きな要因にもなります。指示を出す人を統一することが重要です。

権限委譲の原則

権限委譲の原則は、自分の受け持つ仕事を同僚や部下などに委ねることです。仕事を委ねたあとは干渉せずに見守ることがポイントとなります。委譲された側は、責任を果たすべく努めているため、細かく作業内容を確認したり、指示をしたりするとモチベーションが下がりかねません。そのため、通常の状態であれば判断は委ねて、イレギュラーのみの対応に専念する心構えが大事です。

組織の作り方の重要なポイント

組織を作るために、押さえておくべき重要なポイントを3つ解説します。

役割の明確化

組織の体制を強固にし、企業や部署、チームをよりよい方向に導くためには強いリーダーが必要です。強いリーダーを育成するためには、リーダーの役割を明確化しましょう。

リーダーに求められる能力は、統率力やコミュニケーション能力、問題解決能力などがあります。こうしたスキルを持つ人材にリーダーの役割を与えることで、円滑に機能する組織を作ることにつながっていくでしょう。

マーケティング戦略の明確化

組織を作る際には、マーケティング戦略の明確化も必要です。マーケティングは会社の成長の大きな要因であり、基本的な要素です。マーケティング戦略がきちんと練られていないと、組織作りに悪影響を与える可能性があります。そのため、組織を作る際には、短期や中期、長期の具体的なマーケティング戦略を明確にしましょう。

組織の意識改革

組織の意識改革も、組織作りには不可欠な要素です。組織は、長年にわたって形を変えずに存続できません。時代の流れに合わせた組織に改革する場合には、組織の意識改革が必要です。

また、企業風土や企業文化なども組織作りに合わせて改革しなければなりません。古い風土や文化を尊重しながら、改革しなければならないものは断固として改革しなければ、組織は生き残ることが難しい時代であると認識しましょう。

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組織の作り方

組織を作るには、基本的な作り方を知っておくことが重要です。ここでは、組織の作り方を解説します。

組織の文化を構築

組織を作るにあたっては、組織文化の構築が不可欠です。組織文化は、社風や企業風土、カルチャーなどと呼ばれています。企業を含めて、どのような組織でも広く認知されているのが組織文化です。このような組織の文化は、自然発生的にできているケースが多く、計画的に醸成されているものは少ないでしょう。

自然発生的な組織文化は、コントロールが難しいのが特徴であり、企業の都合によって改革すると思わぬ抵抗を受ける可能性があります。しかし、現代の組織文化は、構築して根付かせるものであり、コントロールできなければ企業方針などが現場で認知されなくなるでしょう。

組織文化を構築するためには、企業のビジョンや理念を言語化し、明文化する必要があります。中途入社の社員が見てもわかりやすく、理解しやすい言葉で作成しましょう。また、社員の行動規範や組織の価値観などを決めて、ガイドラインを設け明文化することも大切です。

組織の構造の構築

一般的な組織の構造は、職能別組織や事業部制組織、チーム制組織などがあります。職能別組織は、職能（役割や任務、用途、スキルなど）で組織を分けたものです。

事業部制組織は、事業部（営業部や経理部、総務部、人事部など）ごとに組織を編成される仕組みを指します。チーム制組織は、細分化したチーム（プロジェクトチームや営業支援チームなど）を編成した組織です。それぞれにメリットやデメリットがあるため、組織を作る目的に応じて構造を選択しましょう。

人事システムの構築

組織には、人事システムの構築が不可欠です。組織を作っても、組織を構成する社員を採用できなかったり、退職したりすれば意味がなくなります。組織を構成するために、必要な人員や人材を確保するためのシステムが人事システムです。人事システムは、組織の人事に関するすべてを、管理できるシステムでなければなりません。

これにより、採用時期や人数を管理できるため、組織に必要な人材を確保しやすくなるでしょう。社員に関するすべてのデータを蓄積し、適性に評価できるようにもなります。適正な評価は、社員の定着化につながるため、タレントマネジメントシステムの導入は、検討する価値があります。

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組織作りに不可欠なスキル

組織を作るためには、多くの不可欠なスキルがあります。ここでは、代表的なスキルを4つご紹介します。

計画スキル

計画スキルとは、目標達成に必要なプロセスや時間を逆算して計画するスキルを指します。計画を具体的なスケジュールに落とし込めば、社員は迷わずに組織を作る作業に集中できます。

このスキルは、全社員に求められるスキルです。しかし、組織作成のリーダーに不足していれば、業務に大きな支障をきたします。人事は、リーダーとなれる人材に計画スキルを身に付けさせなければなりません。

コミュニケーションスキル

組織を作るリーダーには、コミュニケーションスキルが必要です。組織作りは、1人ではできない業務であり、ビジョンや事業計画にマッチした組織を作るためには、経営陣や社員とのコミュニケーションが欠かせません。組織作りのリーダーのコミュニケーションスキルが高ければ、多角的にものごとを捉えられるため、組織を作る際に役立つでしょう。

コミュニケーション能力を高める要素とは？高い人の特徴や会社で鍛える方法を解説

マネジメントスキル

組織を構築しても、構成する社員が同じ方向を向いて、同じゴールを目指さなければ、成果を出すことは難しいでしょう。

組織作成のリーダーのマネジメントスキルにより、目的を発信し、方向性を同じくする組織を作ることが可能です、また、リーダーがゴールを発信し続けることで、組織全体が目指すゴールを深く認識できるようになります。

マネジメントスキルとは？マネジメントに必要なスキルを解説

評価スキル

評価スキルを組織作りとの関連性を見いだせない人もいるかもしれません。しかし、組織を作っても、評価制度が機能していなければ、時間とともに組織は機能不全になる可能性が高くなります。

組織作りとともに、評価制度を構築するのが評価スキルです。社員が適正に評価されれば、作った組織は円滑に業務を進めることができるでしょう。報奨やインセンティブなどがあれば、組織の社員のモチベーションもさらに向上します。

組織作りの注意点

組織作りを始める前に、注意点を理解しておくと作業が進みやすくなるでしょう。ここでは、代表的な注意点を紹介します。

企業のビジョンやミッションをベースに行う

組織作りは、企業の根幹である理念やビジョン、またはミッションに基づいて行うようにしましょう。組織ができても企業の根幹に即していなければ、企業の目指す方向と異なった組織となります。そのため、組織を作る目的である「強い組織」に執着しすぎないように注意が必要です。

チーム制組織であれば、短期的な組織であるためミッションの達成が優先されます。職能別組織や事業部制組織では、企業のビジョンや理念を優先することが望ましいでしょう。

もし、企業に明確な理念やビジョンがなければ、組織を作る前にそれらを設定しなければなりません。繰り返しになりますが、理念やビジョンは、企業が行き詰まったり方向性を見失ったりしないように設定する、企業の根幹です。

ミッション、ビジョン、バリューの違い｜決める必要性やメリット、事例を解説

コミュニケーションも重要

組織作りでは、コミュニケーションも重要な役割を果たします。組織作りは、仕組みを作って、人を動かしていく仕掛けですが、仕組みだけ作ればよいわけではありません。その仕組みを社員に浸透させることが重要です。

新しい仕組みやルールが優れていても、社員が理解せず、組織内に浸透しなければ組織は円滑に動かず機能不全となります。社員からの理解を得て、納得感を得るためにはコミュニケーションが重要です。

組織の作り方をフロー化しておく

組織作りでは、組織を作って終わりというわけではありません。社会情勢や経済状況などは目まぐるしく変化し、組織を取り巻く環境によっては再編を余儀なくされる時代です。

そのため、組織を作ったり組織を改革したりするごとに、フローを作成しておくとよいでしょう。フローを積み重ねることによって、組織作りが簡略化され時代に適した組織をスムーズに作成できるようになります。

まとめ

組織作りで目指すことは、強い組織を作ることであり、強い組織は生産性が高くトラブルやリスクにも対応できます。組織作りの原則を守って適正に組織を作れば、強い組織を作り出すことも難しくはありません。また、組織づくりでは役割やマーケティング戦略などを明確化し、組織の意識改革を図りましょう。そのためには組織文化の構築も不可欠です。

また、人事システムを構築しなければ、組織を作成しても円滑に動かない可能性があります。人事システムの構築では、タレントマネジメントシステムが有効です。タレントパレットなら、あらゆる人事をワンプラットフォームで実現できるため組織作りに役立つでしょう。

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