こんにちは。人事・経営に役立つメディア「タレントマネジメントラボ」を運営する「タレントパレット」事業部編集チームです。

「人事評価システムのメリット・デメリットを知りたい」「自社に合った人事評価システムを選びたい」などのお悩みをお持ちの方もいるのではないでしょうか。

人事評価システムは、社員のスキルや成果を適切にチェックするために有効なツールです。しかし、自社に合ったツールを使わなかったり、社員の賛同が得られなかったりすると、活用できないでしょう。

そこで本記事では、人事評価システムのメリット・デメリットや導入する際の確認ポイントを解説します。人事評価システムを導入し、自社の目標を達成したい方は、ぜひ最後までお読みください。

人事評価システムとはデータで社員の情報を保管・分析できるツール

人事評価システムとは、社員の評価表や目標管理などの情報を管理して、効率的に業務をこなすシステムのことです。社員に関するあらゆる情報を管理できるため、人事評価の負担軽減が期待できます。従来は、社員数の多い大手企業での利用が中心でした。しかし、月額数万円程度の社員数に合わせた料金プランを導入したクラウド型システムが登場したことで、中小企業にも普及しています。

弊社が提供している「タレントパレット」には、企業に合わせた評価シートを作成できる機能が備わっています。運用フローの構築だけでなく、評価者分析も可能です。公平な人事評価を行いたい企業は、ぜひタレントパレットの導入をご検討ください。

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人事評価システムの5つの機能

人事評価システムには、主に以下の5つの機能が備わっています。

• 評価過程の可視化
• 評価シートの一元管理
• システム上での分析
• タレントマネジメント
• 人事情報の管理

人事評価の負担を軽減するには、事前にシステムに備わっている機能を確認することが重要です。それぞれの機能について解説するので、システムの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。

評価過程の可視化

人事評価システムでは、社員ごとの評価過程を確認できます。ワークフロー管理機能が備わっており、人事評価がどこまで進んでいるか把握可能です。社員が多い企業ほど評価の進捗状況の把握が難しく、記録漏れが発生する可能性があります。その結果、適切な人事評価を行えないなどの弊害が生じることもあります。ワークフロー管理機能を活用すれば、適正な人事評価が期待できます。

また、システムに社員の評価を蓄積しておけば、過去のデータをすぐに参照可能です。担当者による評価の傾向などの確認もできます。また、自動でリマインドメールを送信できるので、評価フローが滞ることなくスムーズに進みます。

評価シートの一元管理

成約件数や売上金額など、さまざまな情報が一元管理できるため、担当者の負担が減らせます。従来は、紙やExcelなどでバラバラに管理していた社員の評価や情報も、人事評価システムを導入すれば一元管理できます。

評価シートの保存ができるため、管理も容易です。また、スキルや成果などの項目ごとに一覧化が可能で、社員同士の比較もしやすいです。評価シートの情報や実際の労働時間などを参考にして、社員の生産性や業務効率の把握もできます。

システム上に保存したデータは、必要に応じて印刷も可能です。人事システムで情報の一元管理を行うことで、業務を円滑に進められるでしょう。

システム上での分析

システム上に保存された評価過程や結果のデータを分析できます。過去のデータを抽出できるため、社員の成長度合いを確認可能です。

評価をわかりやすく可視化したダッシュボードを作成でき、評価過程や結果を把握できます。データをシステム上に保存しておけば、社員との面談などに利用しやすいです。また、社員とのミーティング内容などをその都度システムに記録していくことで、より多くのデータを蓄積でき、分析に役立ちます。

さらに、分析内容からそれまで行った研修が身についていたのか、適性のある業務は何かなども把握できるのもポイントです。必要に応じて教育方針の変更を行えば、社員の能力開花にもつながります。

タレントマネジメント

タレントマネジメントとは、自社の社員が持っている能力を最大化させ、企業の成長につなげるための経営戦略です。以下のような情報を収集し、社員の適性を把握します。

• 人事評価の結果
• 社員のスキル
• 経歴
• 職歴
• 資格

適性をもとに人材配置・人材開発をすることで、優秀な社員にはより活躍してもらえます。成果が出ていない社員は、適性のある部署に異動してもらうことで、能力を発揮できるようになるでしょう。また、異動後の給与変動や取得したスキルの確認も可能です。タレントマネジメントについて詳しく知りたい方は、別記事「タレントマネジメント」をあわせてご確認ください。

人事情報の管理

人事評価システムでは、以下のような情報を管理できます。

• 名前
• 生年月日
• 住所
• マイナンバー

Excelで情報を管理した場合、最新ファイルがわからなくなるだけでなく、削除してしまう可能性もあります。書類で保管する場合も、探す手間がかかり非効率です。

情報管理の負担を軽減するなら、人事評価システムを利用するのがおすすめです。人事評価システムなら、容易に社員情報を確認できるだけでなく、セキュリティも優れています。個人情報（住所・マイナンバーなど）や機微な情報については、アクセス制限をかけるなどの配慮も可能です。

人事評価システムを利用するメリット5選

ここでは、人事評価システムを利用するメリットを紹介します。

• 人事評価にかかる時間を短縮できる
• 適材適所の人事配置ができる
• 公平に評価できる
• 離職率の改善を図れる
• さまざまなデバイスで利用できる

人事評価システムの導入が必要か判断するために、ここでメリットを確認しておきましょう。

人事評価にかかる時間を短縮できる

人事評価にかかる時間が短縮できます。これまで手作業で行っていた評価項目の入力や、データの分析などが自動的に行えるため、生産性の向上が期待できます。社員数が多い企業ほど、集計業務に時間がかかるため、導入するメリットは大きいです。

また、テレワークなどで出社しない人とも紙やExcelなどでやり取りしなくて済みます。評価の流れも可視化できるだけでなく、人事が各部署などの状況を把握しやすくなります。人事評価システムの導入で、時間を有効活用できるようになるでしょう。

適材適所の人事配置ができる

適材適所を実現しやすくなることも、人事評価システムのメリットです。なぜなら、社員ごとの能力や評価結果といった詳細なデータを基にして、異動先を決定できるためです。またデータを活用すると、現在の部署で能力を発揮できていない人材を発見しやすくなります。社員の能力を最大限引き出すためにも、人事評価システムを導入するのがおすすめです。

公平に評価できる

人事評価システムを利用すれば、社員を公平に評価できます。2018年2月にアデコ株式会社が実施した人事評価制度に関する調査によると、自社の人事評価制度に不満を感じている人は62.3％でした。評価基準の不明確さ、不透明さ、評価者の価値観や経験で左右されるなど、主観的な判断に対する不満が目立ちました。

人事評価システムでは、データに基づいた客観的な判断が可能です。客観的な判断を下すことで、社員が評価に対して不満を抱えにくくなります。結果として、モチベーションや帰属意識のアップにつながるでしょう。

離職率の改善を図れる

人事評価システムの適切な運用で、離職率の改善を図れます。令和3年雇用動向調査の概況によると、自分の能力を活かせず転職する人が全体の5％を占めています。特に、30代後半から50代にかけて増加傾向です。

スキルや経験が身に付いているにもかかわらず、正しい評価をもらえないと感じて転職を決断する社員が一定数います。正確な人事評価を行うことで、離職率の改善につながるでしょう。

さまざまなデバイスで利用できる

人事評価システムには、さまざまなデバイスからアクセスできます。社外で情報を確認したいときでも、パソコンやタブレットなど端末を選ばずに閲覧可能です。外出先からでもスマートフォンを使って入力でき、リアルタイムで評価できます。また、会議や面談などを社外で行う場合でも、社員の評価をすぐに確認できて便利です。

ただし、セキュリティには注意が必要です。特に社外からアクセスする際は、情報漏えいのリスクを考える必要があります。端末を電車内に忘れない、カフェの席に置いたまま離席しないなど、注意事項を事前に共有しましょう。そのほか、二段階認証や二要素認証もセキュリティ対策として有効です。

人事評価システムを利用するデメリット4選

人事評価システムのデメリットは、以下の4つです。

• 社内への浸透に時間がかかる
• 一時的に人事担当者の負担が増える
• 社員から不満の声が上がる可能性がある
• コストがかかる

システムの導入を検討する際は、デメリットも把握しておくことが重要です。導入してから後悔することがないように、ここでしっかり確認しておきましょう。

社内への浸透に時間がかかる

導入時は、評価基準や評価方法の設定に時間がかかってしまいます。評価プロセスを全部置き換えるのか、一部であればどの部分に導入するのかなど、運用方法を事前に決めておくことが重要です。

特に評価は、社員の生活や仕事のモチベーションに直結します。人事評価システムの導入について、社員からの理解を得なければ、利用するのが難しくなってしまいます。人事評価システムの導入に納得してもらえるように、社員に対して丁寧に説明しましょう。賛同を得られれば、システムの早期浸透が期待できます。

また、社員が人事評価システムの使い方を覚えるまでにも時間を要するでしょう。人事評価システムを導入する場合は、操作方法のマニュアルを用意したり、研修を実施して使い方を伝えたりする必要があります。社内への浸透に時間がかかるため、繁忙期には導入を避けるのが無難です。社員の負担を最小限に抑えられるように、導入時期を検討するのがおすすめです。

一時的に人事担当者の負担が増える

新たなシステムの導入初期は使い方がわからなかったり、要領をつかめなかったりします。システムの運用に慣れる必要があり、人事担当者の負担が一時的に増える点がデメリットです。担当者だけが業務過多にならないように仕事を割り振ったり、応援を出したりと、配慮する必要があります。

社員から不満の声が上がる可能性がある

システムの変更により、社員の不満が募る可能性があります。人事評価システムは、ただシステムを導入するのではなく、評価基準の見直しも必要です。今までの満足していた社員などから、従来の評価基準との差を感じて不満の声が上がるケースがあります。

また事前に告知せず、突然システムを導入すると、社員からの賛同を得られない可能性があります。システム導入には労力と時間がかかるため、負担が増えた社員は不満を持ちやすいです。導入前に告知したり、アンケートを取ったりして、理解を得る努力が必要です。

コストがかかる

人事評価システムの導入には、コストがかかります。自社に必要な機能や自社の課題を解決できるシステムを探すことが重要です。コストと機能のバランスが取れているシステムを選ばなければ、費用負担が重く感じることがあります。

利用できる機能が増えるほどコストがかかります。必要な機能がそろっているかだけでなく、オーバースペックでないかも確認しましょう。人事評価システムのデメリットについて詳しく知りたい方は、別記事「タレントマネジメントシステムデメリット」をあわせてご確認ください。

人事評価システム導入の前に検討すべき3つのポイント

人事評価システムを導入する前に、検討すべきポイントは以下の4つです。

• 導入のタイミング
• 導入範囲
• 運用方法

導入するタイミングや範囲などを決めておくことで、スムーズに運用を開始できます。

導入のタイミング

人事評価システムを導入するタイミングは、事前に決めておきましょう。導入するタイミングにあわせて、人事評価システムの準備を進めることで、スムーズな切り替えが可能です。月初めや年度初めなど、業務への影響を考えて設定しましょう。

導入範囲

自社の評価プロセスのどの部分を人事評価システムに置き換えるのかを検討しましょう。すべてをシステム化するだけでなく、限られた部分だけをシステムに任せることも可能です。自社の業務内容や評価方法などにあわせて導入方法を考えましょう。

運用方法

誰に権限を与えるのか、システム管理者は誰にするのかなどを具体的に決めます。運用ルールが定まっていないと、現場が混乱することがあります。緊急時に落ち着いて対応できるようにするためにも、事前に規定を設定しておきましょう。

人事評価システムを選ぶ際にチェックすべき9つのポイント

人事評価システムを選ぶ際は、以下の9つポイントをチェックしましょう。

• 料金
• 対応規模
• 評価の種類
• 操作性
• 機能
• 連携可能なシステムの種類
• 導入期間
• サポート体制
• セキュリティ対策

自社に最適な人事評価システムを選べるように、ぜひ参考にしてみてください。

料金

人事評価システムの提供形態によって料金が異なります。システムは、以下の2種類に分類されます。

• クラウド型：システム構築に必要なサーバーや回線などを自社で保有しない
• オンプレミス型：システム構築に必要なサーバーや回線などを自社で保有する

クラウド型よりもオンプレミス型の方が、IT機器を自社で用意する必要がある分、導入コストがかかります。費用を可能な限り抑えたいなら、クラウド型を選ぶのがおすすめです。また、会社の規模によっても料金が変動します。自社の規模やシステム導入にかけられる予算などに合ったシステムを選びましょう。

対象規模

自社の規模に見合ったシステムを導入します。小規模な企業にもかかわらず、大企業向けのシステムでは、必要以上にコストがかかってしまいます。一方で、システム導入後に規模が拡大した場合、すべての社員のデータを管理できない可能性があるので要注意です。現在の規模だけでなく、今後のことも考えた上で、導入するシステムを選択しましょう。

評価の種類

人事評価システムによって評価の種類が異なります。たとえば、以下のような評価方法が挙げられます。

• 360度評価：上司・部下・同僚など複数の社員が一人を評価する
• コンピテンシー評価：成績上位者の行動を基準にして評価する
• 目標管理制度（MBO）：社員個人の目標達成度を評価する

まずは、どの評価基準が自社にあっているか考えます。自社にあっている評価基準に対応したシステムを選びましょう。

操作性

人事評価システムの操作性も考える必要があります。操作性に優れないと、せっかく導入したシステムも浸透せず、使わなくなる可能性があります。導入するシステムが自社にあっているか確かめるためにも、トライアル期間を設けている人事評価システムがおすすめです。

機能

自社の課題が解決できる機能が備わった人事評価システムを選択しましょう。自社が必要としている機能を選ぶことで、組織が強靭になります。社員データと評価データの紐付けは可能か、業務の効率化が果たせるのかなどの確認が必要です。

ただし、機能が充実しているシステムは、料金が高くなる傾向にあります。予算の範囲内で、必要な機能が搭載されている人事評価システムを選択しましょう。

連携可能なシステムの種類

一つのシステムで人事評価に関する情報を一元管理できれば良いですが、難しいケースもあります。一元管理が難しい場合は、他のシステムと導入を検討している人事評価システムが連携できるか確認しましょう。さまざまなシステムと連携できれば、その分作業スピードが上がり業務効率化につながります。

導入期間

人事評価システムへの申し込みから導入、実際に運用を開始するまでにかかる期間をしっかりと確認しておきましょう。運用開始までの期間を把握しておかなければ、切り替えが予定していた時期よりも遅れる可能性があるため注意が必要です。導入するシステムだけでなく、評価項目や運用方法を決める期間も考慮しましょう。

サポート体制

導入の際のサポートについて、以下の項目をチェックしましょう。

• 利用料金に含まれているのか
• サポートが有償の場合いくらなのか
• メールや電話などサポートの方法は何か

システムによっては、料金にサポートが組み込まれていないことがあります。無料と有料の両方のプランがあり、サポート内容が異なるケースもあります。また、電話やメールなどサポート方法も異なるので、事前に確認することが重要です。初めて人事評価システムを導入する場合は、問い合わせする可能性が高いため、サポートが充実しているものを選ぶのがおすすめです。

セキュリティ対策

人事評価システムには、社員の個人情報やスキルなど非常に重要な情報を登録します。もし情報が流出すれば、社員からの信頼だけでなく社会的な信用も下がってしまいます。一度失った信用を取り戻すには相当な時間が必要です。リスクを抑えるためにも、セキュリティ対策が整った人事評価システムを選択しましょう。

人事評価システムの導入方法7ステップ

人事評価システムの導入は以下の7ステップです。

• 目標・課題の洗い出し
• 評価制度の見直し
• 機能の洗い出し
• 選定
• 社員への周知
• 運用ルールの立案
• 導入

目標設定から導入までフローを細分化することで、確実な運用を行えます。

目的・課題の洗い出し

はじめに、自社の課題や経営方針、人事評価のゴールなどを洗い出します。人事評価システムで何を解決したいのかを明確にし、ゴールから逆算して導入を行うのがポイントです。途中で方針転換することがないように、時間をかけて考える必要があります。

評価制度の見直し

人事評価システム導入前に、必要に応じて評価制度を見直しましょう。コンピテンシー評価や360度評価など、さまざまな評価方式があります。システムによっては対応していない評価方式があるので、事前に確認しておくことが重要です。

機能の洗い出し

自社に必要な機能をピックアップします。使わない機能を導入すると、費用がかさんでしまいます。コストを気にしている方は、必要最低限の機能が搭載されたシステムを選びましょう。不要な機能も洗い出しておくと、システムを選ぶときに判断しやすいです。

選定

機能の洗い出しまで完了したら、自社に適した人事評価システムを選びます。機能だけでなく、料金やアフターサービスなど、複数の項目を基に選定しましょう。

社員への告知

導入や評価基準などについて、社員に周知を行います。新しい人事評価方法に対して、不安を抱く社員もいます。どの部分が変更したのか、新たに取り入れる評価基準はあるのかなど、丁寧に説明しましょう。社員の理解がなければ、人事評価システムの運用が難しくなることもあります。社員に納得してもらえるように、事前の告知は怠らないようにしましょう。

運用ルールの立案

運用ルールは、きちんと決めておく必要があります。導入後のトラブルを未然に防ぐためにも、事前準備が重要です。役職別にアクセスできる範囲を変える、個人情報を閲覧する際は人事の許可が必要など、可能な限り詳細な運用ルールを定めましょう。

情報漏えいした場合は、社員に訴えられる可能性もあります。運用後のトラブルを最小限に抑えるためにも、ルール作りは欠かせません。

導入

導入後は、システムが問題なく動いているか定期的にチェックしたり、社員にヒアリングをしたりしましょう。社員からの指摘で、初めて気づく問題もあります。必要に応じて改善を行い、効果的に運用できるまでPDCAを回しましょう。

人事評価システムを導入した企業の事例を紹介

人事評価システムを導入した企業の事例を紹介します。どのような課題を解決したのか、参考にしてください。

ヒロテック

ヒロテックでは、事業に必要な人材を効率的に探し出すことに成功しています。人材を効率的に管理するため、社員の顔と名前が一致するデータベースが必要でした。しかし、社員がデータを作成するには手間と時間がかかるため、一般的なツールでの構築は難しいという課題に直面します。人事評価システムの導入で、社員を見つけ出しやすくなり、各部署に適した人材の選定に役立っています。

日立社会情報サービス

日立社会情報サービスは、優秀な人材を発掘するために人事評価システムを導入しました。人事評価システムを使用することで、さまざまなデータの把握や分析が可能になりました。その結果、育成が思ったように進んでいない社員を早い段階で発見できるようになったのです。また、現在だけでなく将来的に活躍する人材の可視化もでき、社員に寄り添ったコミュニケーションやサポートなども実現させました。

ZOZO

人事評価システムの導入で、入力漏れや更新作業の遅れが改善した事例です。以前は、Excelで人材データを管理していたため、修正などに時間を要していました。人事システム導入により、社員それぞれの情報の紐づけが可能になりました。現在だけでなく、過去の評価もすぐに確認でき、効果的にデータを活用しています。

人事評価システムのまとめ

人事評価システムを導入すると、社員情報やスキルなどをデータで一元管理できます。紙やExcelで管理する必要がなくなるため、人事担当者の負担軽減につながり業務効率が上昇します。さらに、データを基にして客観的に人事評価ができるため、社員のモチベーションアップも期待できるでしょう。

人事評価システムを探しているなら、タレントパレットの利用をご検討ください。継続率99.6 %の評価をいただいており、人事評価システムに役立つ機能が数多く搭載されています。ぜひ、お気軽にお問い合わせください。

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