こんにちは。人事・経営に役立つメディア「タレントマネジメントラボ」を運営する「タレントパレット」事業部編集チームです。

在宅ワークやテレワークなどの働き方が一般的になり、オフィスでなくとも働ける人が多くいます。企業ではオフィスを借りる代わりに、コワーキングスペースを利用することも増えてきました。

今回は、コワーキングスペースとは何か、企業が契約する際に確認すべきことを含めて紹介します。コワーキングスペースの活用を検討している企業の人事担当者の人は、本記事を参考に利用を検討してみてください。

コワーキングスペースの概要とは

コワーキングとは、英語の「Co（ともに）」と「Working（働く）」からできている言葉です。コワーキングスペースとは、あらゆる年齢・立場・職種の人々が同じ空間で働けるスペースのことを指します。

一般的には、フリーランスや起業家、少人数で働く企業の人が利用するケースが多く、同じスペースを共有することで、新しいアイデアの創出やコミュニティの拡大などの効果が期待できます。また近年では、新型コロナウイルスの影響で在宅ワークをする人も増えてきており、コワーキングスペースで仕事することの需要が高まってきています。

シェアオフィス・レンタルオフィスとの違い

コワーキングスペースと似た言葉に、「シェアオフィス」と「レンタルオフィス」があります。どちらも仕事できるスペースとして、コワーキングスペースと比較される言葉ですが、それぞれ場所や利用方法などが異なります。

まず「シェアオフィス」とは、ひとつのオフィスを複数の人や企業が共同で使う場所です。コワーキングスペースがオープンスペースを利用できることに対し、シェアオフィスはそれぞれの仕事場がはっきりと区切られています。個室や専用ブースが存在し、プライバシーが保たれた空間で仕事ができます。

「レンタルオフィス」も、シェアオフィスと同様に、占有スペースを借りることができる形態です。シェアオフィスと異なる点としては、自由席ではなく固定席となっていることです。個別のブースをレンタルすることで、契約期間中、契約者のみがその場所を使用できます。

コワーキングスペースで実施できることとは

コワーキングスペースは、企業や個人が仕事場として利用できる場所です。仕事の会議や商談場所としてだけでなく、他の利用者とコミュニケーションを取ることもできます。また、仕事するうえで必要な設備やサービスが備わっているところが多くあります。

コワーキングスペースで実際にできることを、以下で詳しく説明します。

1：開放的な空間で業務を行える

フリーアドレス制を採用しているところが多く、日によって好きな席で仕事ができます。

施設によって異なりますが、図書館のように広いテーブルがあったり、ひとりがけのソファがあったり、完全防音の個室があったりなど、さまざまな席が用意されています。その日の気分によって座る席を変えてみるのも良いかもしれません。

利用者が仕事しやすいように空間デザインにもこだわり、近年人気なコワーキングスペースのなかには、おしゃれなカフェのような場所やデザイナーが手がけたスタイリッシュなオフィスもあります。

仕事をするうえでは、仕事をする環境も大切です。コワーキングスペースに行けば、洗練された空間のため業務がはかどるでしょう。

2：個室で会議・商談・研修なども行える

個室が用意されているコワーキングスペースであれば、個室を借りて会議や商談などが行えます。

会議室は利用者が予約することで、その時間帯は自由に使用することができます。室内には、打ち合わせに必要なプロジェクターやスクリーン、ホワイトボード、web会議用のテレビなども設置されているところが多いです。

コワーキングスペースのなかには、セミナールームとして広いスペースが確保されているところもあります。セミナールームがない場合は、通常のスペースをセミナーに使用することも可能な場合がありますが、十分な広さが備わっているか事前に確認が必要です。

3：社外の利用者と交流できる

コワーキングスペースにはさまざまな利用者がいるため、社外の人と交流するきっかけになります。

フリーアドレスで席が選べるほか、フリースペースやカフェスペースなどで自由に会話できるコワーキングスペースも多くあります。そういったところでは、フリーランスや起業家として普段はひとりで仕事をしている人が、同じように仕事をしている人たちと情報交換する場として利用されています。

幅広い職種、業種の人と出会えるため、そこで新たなアイデアが生まれたり、ビジネスパートナーと出会えたりなど、良いきっかけが作られる場所ともなっています。

4：フリーWi-Fiや無料ドリンクサービスなどを利用できる

コワーキングスペースにはフリーWi-Fi・フリードリンクなどが完備されている場所も多く、快適に過ごせる場所です。長時間滞在して仕事することができるように、必要なものは大抵そろっています。

PCでの作業はもちろん、ファイルデータの送信やオンラインでの会議も行えるようなフリーWi-Fiが提供されています。ただし、通信環境は混雑具合によっても変わるため、注意が必要です。

また、自動販売機が設置されていることも多く、コワーキングスペースの利用者は無料で何杯でも飲めるようになっています。お茶やコーヒーといったドリンクだけでなく、スープやみそ汁などの飲み物が置かれているところもあり、施設によってさまざまです。

5：冷蔵庫やキッチンなどのスペースを利用できる

コワーキングスペースによっては、冷蔵庫やキッチン、プリンターなどが利用できるところもあります。

施設によっては、コワーキングスペースに持ち込んで食材を持ってきて、コワーキングスペースに備わっている冷蔵庫やキッチンを利用して昼食や夕食を取ることも可能です。カフェスペースが備わっているところもあり、購入してそのままオフィスで食べることもあります。

また、多くのコワーキングスペースにはコピー機や複合機が設置してあり、 自由に利用可能です。

コワーキングスペースの基本的な利用方法

仕事に便利なコワーキングスペースですが、実際にどのように利用するのでしょうか。

コワーキングスペースの基本的な利用方法には、月額制プランに加入する方法とドロップインで1日だけ利用する方法の2つがあります。それぞれ詳しく説明します。

月額制プランを利用する

コワーキングスペースの月額制プランとは、毎月決まった額を支払う方式です。利用する施設によりますが、自由席・固定席・個室などで料金が異なるケースが多いです。

月額制プランの料金は場所によって大きく変動します。​​安くて5,000円程度から、高くて30,000円ほどのところまでさまざまです。

ドロップインで利用する

ドロップインとは、1日もしくは時間ごとに料金を支払う方式です。

その日の仕事内容や気分に合わせて場所を変えたいという人にはドロップイン方式がおすすめです。料金は、1時間の利用で300円から500円ほど、1日で1,000円ほどが一般的です。

企業がコワーキングスペースを活用するメリット

仕事に快適な設備が整っていたり、社外の人と交流できるスペースがあったりなど、コワーキングスペースにはさまざまなメリットがあります。

以下で、実際に企業がコワーキングスペースを活用するメリットを3つ紹介します。

メリット1：低コストで利用できる

事務所やオフィスにかかる設備投資はばかになりません。家賃だけでなく、光熱費や通信費などで月に十数万程度かかるのが一般的です。

コワーキングスペースを利用すれば、オフィスを確保する際のコストが最低限で済みます。利用料は月に1万円から3万円程度になり、固定費を大きくコストカットできます。コワーキングスペースでは、固定費・通信費などは不要です。

これから事業をはじめる人や少人数で仕事をする人は、コワーキングスペースを利用して仕事する人も増えてきています。初期費用やランニングコストをかけずに、事業を始められる点が大きなメリットといえるでしょう。

メリット2：仕事できる環境が整っている

コワーキングスペースのメリットとして、カフェに比べて設備が充実していることが挙げられます。

カフェにはフリーWi-Fiがない場所も多いですが、コワーキングスペースは仕事をするための空間のため、フリーWi-Fiが備わっていることが一般的です。

また、作業目的の人が多いため、仕事がしやすい環境が整っていることも利点です。話し声といったほかの人の迷惑となる行為は禁止されており、黙々と集中して仕事をしたい人に適しています。電話や会議などで会話が必要な場合は、専用のスペースが備わっており、急な対応にも応えられるようになっています。

メリット3：新たなビジネスチャンスを掴める可能性がある

多くの人が利用するコワーキングスペースで仕事することで、社外のノウハウやカルチャーに触れられる機会にもなります。

カフェのような広々としたスペースでは、ほかの利用者との交流をすることができます。これまで接する機会のなかった業種の人やコラボレーションすることのなかった職種の人と意見を交換することで、自社のビジネスでは考えつかなかったアイデアが生まれるきっかけになります。

また、コワーキングスペースによっては、定期的に交流会やイベントを開催しているところも多く、積極的にコワーキングスペース内でのコミュニティの形成を推奨しています。

コワーキングスペースの活用だけで終わらない、あらゆる人事データを統合して分析

自社の働き方を変革するため、コワーキングスペースの利用を企業の担当者の人は、人事データをもとに検討することも大切です。

タレントパレットは、従業員情報の把握や人材育成などの人事業務をサポートします。従業員のスキルレベルを見える化して、一覧で確認することが可能です。従業員のスキルを時系列で確認できる機能もあります。

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企業がコワーキングスペースを活用するデメリット

低コストでオフィスを確保できる点や仕事の設備が整っている点など、コワーキングスペースにはさまざまなメリットがあります。一方で、デメリットについても確認しておく必要があります。

以下で、企業がコワーキングスペースを利用するデメリットについて説明します。

デメリット1：周囲の会話・音などが気になることがある

人によっては、周囲の会話やスペース内のBGMが気になる可能性があります。

コワーキングスペースは、ほかの人と一緒に作業して交流を深めることができるコミュニティスペースの利用が基本です。そこでは、相談したり意見を出し合ったりするために、会話をすることが許されています。

そのため、周囲の話し声が気になって自分の作業に集中できない、といった人にはコワーキングスペースの利用は向いていません。また、施設によってはBGMがかかっているところもあります。

もちろん、完全にひとりで集中するスペースが備わっているコワーキングスペースもあるため、気になる人は移動することをおすすめします。

デメリット2：混み具合によっては席が確保できない可能性がある

コワーキングスペースは固定席ではないため、混み合っている日に席が確保できない可能性があります。

300円ほどから気軽に立ち寄れるコワーキングスペースですが、仕事終わりや土日などは同じように利用する人が多く、座る場所がないといった場合もあるでしょう。空いている時には好きな場所で仕事することができますが、そうもいかない日もあります。

いくつかのコワーキングスペースでは、現在の混み具合をサイトで確認できる機能もあります。そういった場所では、事前に混み具合を確認をしてから、コワーキングスペースに行くと良いでしょう。

デメリット3：セキュリティ対策が難しい

コワーキングスペースにはさまざまな人が出入りするため、企業のオフィスに比べるとセキュリティ対策が難しい傾向にあります。

多くの人と一緒に作業することを基本としているため、仕事で重要な情報を取り扱っている場合には十分に注意をすることが必須です。PC画面が周りから見られないようにすることや、電話での会話内容、お手洗いやドリンクを取りに数分席をはずす際にもPCを持っていくといった、対策を考えておくことが重要です。

ふとしたことが重大な情報漏洩につながる可能性もあり、企業で使用する際には、ひとりひとりが細心の注意を払うことを呼びかけましょう。

企業がコワーキングスペースを選ぶ際に確認したいこと

企業がコワーキングスペースを借りる際には、どんな点に注意して選ぶべきでしょうか。みるべきポイントとしては、立地や設備、利用可能時間があります。また、実際に行ってみて雰囲気を確かめることも重要です。

以下で、コワーキングスペースを選ぶ際に確認すべきポイントを詳しく説明します。

立地を確認する

まず確認しておきたいことは、立地です。そのほかの条件が良くても、従業員が通えない位置にあれば利用は難しくなります。

従業員にとって、職場が自宅から近いかや通いやすいかは、仕事のモチベーションを保つうえでも重要なポイントです。通勤時間が何時間もかかるようでは、仕事をし続けることが困難です。コワーキングスペースを決定する前に、自社の従業員が通いやすいかどうかを必ず確認してください。

また、コワーキングスペースの近くにコンビニがあるかといった周辺の便利さについてもチェックしておきましょう。

設備を確認する

仕事をするためのコワーキングスペースといえど、自社の業務を行ううえで必要な設備が十分に備わっているか、しっかりと確認が必要です。

たとえば、Wi-Fiは強力か、会議室は利用できるか、プロジェクターを借りることができるかなどのことが挙げられます。業務内容や仕事の仕方によって、それぞれの企業で必要な物は変わります。

コワーキングスペースを借りる前に、仕事に必要な設備にどのような要件があるか、今一度確認しておきましょう。

利用可能時間を確認する

コワーキングスペースの開館時間や閉館時間をチェックすることも重要です。利用可能な時間は施設によって異なるため、滞在できる時間が短すぎないかよく確認してください。

また併せて、休日出勤がある企業の場合は、土日も利用できるかの確認も必要です。利用したいコワーキングスペースをいくつかピックアップできたら、自社の働き方と照らし合わせてマッチしているかを確認することが、利用しやすい場所を選ぶポイントとなります。

雰囲気を確認する

立地や設備、利用時間などの条件面だけでなく、コワーキングスペースを選ぶ際に重要なこととして、その場所の雰囲気を確認することがあります。

たとえば、ビジネスマンが多いのか、学生が多いのかといったように、そのコワーキングスペースを利用する利用者層によっても大きく雰囲気は異なります。実際に仕事できる雰囲気か、自社の人々が利用するイメージができるかどうかを確認したうえで、コワーキングスペースを選ぶことが大切です。

まとめ

近年コワーキングスペースは、働く場所として支持を集めています。企業にとってはコストを抑えることができ、従業員にとっても新たなアイデアが生み出せる貴重な場所となっています。コワーキングスペースを新たな職場として用意する企業も増えてきています。

タレントパレットは、従業員情報の把握や人材育成などの人事業務をサポートします。従業員のモチベーションを可視化して直観的に分析し、また、簡単なアンケートを利用することにより、従業員のモチベーションを収集できます。

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