こんにちは。人事・経営に役立つメディア「タレントマネジメントラボ」を運営する「タレントパレット」事業部編集チームです。
これまで日本ではメンバーシップ型雇用が主流でしたが、働き方の多様化やグローバル化に合わせ、企業の人事採用制度も変化しています。その一つが、職務内容を明確化した書面である「ジョブディスクリプション」を用いたジョブ型雇用です。今回はジョブディスクリプションとは何か、日本で浸透している理由、利用するメリット・デメリットなどについてご紹介します。
ジョブディスクリプションを用いた採用活動を検討している経営者や採用担当者は、ぜひ参考にしてください。
ジョブディスクリプションとは
ジョブディスクリプションとは、今担当している業務の職務内容を詳細に記載した文章のことで、日本語だと「職務記述書」といわれています。成果主義が基本のヨーロッパやアメリカなどで使用されていたものですが、近年では同一労働同一賃金の考えや成果主義により日本でも導入する企業が増加しているようです。
しかし、初めての試みで作成方法や活用手段などが分からない担当者の方もいるでしょう。ここからは、ディスクリプションの目的や活用方法などについてご紹介します。
ジョブディスクリプションの目的
ジョブディスクリプションの目的は主に以下の2つです。
ジョブディスクリプションの導入により、業務で必要な能力や求められる成果などを明確化できます。文書にすることで自らの業務内容が理解でき、効率的に仕事へ取り組める、職務に適した人材を採用できるなどの効果が期待できるでしょう。
従業員への評価基準や業務の達成目標なども同時に記載すると、正しい人事評価がしやすくなります。初めから明確な基準が提示されていると、万が一希望どおりの評価でなくても納得してもらいやすいです。
ただし、ジョブディスクリプションで明確な基準を設けることで自分がすべき業務量を過度に少なくしてしまい、生産性が悪くなる点には要注意です。
ジョブ型とメンバーシップ型の違い
雇用契約には主に「ジョブ型雇用」と「メンバーシップ雇用」の2種類があり、欧米では
ジョブ型、日本ではメンバーシップ型が主流です。
ジョブ型とはジョブディスクリプションを用いて雇用する方法で、専門知識や技術を持つプロを即戦力で雇用します。人材をゼロから育て上げる必要がなく、勝てる企業運営や最適な人材確保が可能です。
一方でメンバーシップ型とは、業務に対する能力よりも人柄やポテンシャルなどを重視して雇用する方法になります。終身雇用を前提とし、年齢や社内の状況に応じて職務内容は都度代わるため、様々な経験を積んだ管理職を育てることが可能です。
日本企業でも活用が広がってきている
メンバーシップ雇用が主流である日本において、ジョブディスクリプションは不要だと考えられてきましたが、近年では導入する企業が増加しています。国籍や年齢、性別などにとらわれないダイバーシティ推進やグローバル化、働き方の多様化などが増加理由の一つです。
特に外国人労働者や専門家の採用と育成のためには、ジョブディスクリプションが欠かせないとされ、ジョブ型採用を導入する企業が増えています。また、職務内容が同じであれば雇用形態にかかわらず同待遇であるべきという「同一労働同一賃金」の考え方も、活用の広がりを後押ししているのです。
ジョブディスクリプションが注目される理由
業務の明確化と適切な人事評価が可能なジョブディスクリプションは、日本の多くの企業で導入されるようになりました。グローバル化や働き方の多様化などが理由だといわれていますが、それ以外にも様々な理由があります。
ここからは、日本では浸透が難しかったジョブディスクリプションがなぜここまで注目されるようになったのかについてご紹介しましょう。
企業がメンバーシップ型からジョブ型へシフトしている
ジョブディスクリプションが注目される理由として、社会状況に合わせて雇用方法が変化していることが挙げられます。日本ではこれまでメンバーシップ型が基本であり、仕事内容や勤務エリアなどを指定せずに総合職として採用することが当たり前でした。
しかし、少子高齢化の進行により、平均年齢が50歳以上の地域の増加や若い労働力不足などのあらゆる課題が発生しています。多くの企業で終身雇用を維持することが難しくなり、業務によって評価や給与を定めるジョブ型へ意向する企業が増え、ジョブディスクリプションが注目されるようになりました。
企業が海外の評価基準を取り入れ始めている
ダイバーシティの推進と人口減少による人手不足の深刻化により、外国人労働者の雇用が増加している点もジョブディスクリプションが注目される理由です。そもそもヨーロッパやアメリカなどではジョブ型雇用が基本です。
特に海外へ進出する日本企業は、海外支店と人事採用制度を統一するためにジョブ型を取り入れるところが多く、そのためには業務内容を正しく明記するジョブディスクリプションは欠かせません。
また、海外進出をしていない企業においても、働き方改革を進めるためにメンバーシップ型を残しつつ、ジョブ型も進めているケースもあります。
DX推進により専門職の需要が増加している
DX推進やデジタル化によって専門性の高い業務が求められるようになったことで、即戦力を採用できるジョブ型に注目する企業も増えています。日本においてデジタル化は長年の課題でありながら、その状況を打破する施策が講じられていないのが現状です。また、終身雇用を前提とし、総合職人材として採用するメンバーシップ型では、育成が間に合わない点も問題になっています。
そのため、高度なエンジニア技術を持った専門職の適切な評価や育成がしやすいジョブ型雇用を導入する企業が増加しました。そこで、ジョブディスクリプションが注目を集めるようになっています。
ジョブディスクリプションを利用するメリット
日本でも浸透しつつあるジョブ型雇用・ジョブディスクリプションですが、実際に導入する際に気になるのがメリットです。これまでメンバーシップ型雇用を用いていた企業にとっては初めての試みであり、不安に感じる企業も多いでしょう。
続いてはジョブディスクリプションを導入すると、企業にはどのようなメリットがあるのかをご紹介します。
業務の生産性が向上する
企業が求めるスキルや特性などを持った人材の配置ができ、生産性が向上します。メンバーシップ型のように育成に時間をかけずに済み、高パフォーマンスを発揮できる人員配置が可能です。さらに、強みを活かした効率の良い配置により、従業員のモチベーションもアップするメリットもあります。
また、勤務地や勤務時間などを定めることで、様々な形態の人材を雇用することも可能です。それぞれのライフステージやライフスタイルなどにより、高いスキルや知識はあっても正社員として働けない人材も採用できるようになれば、より生産性が向上するでしょう。
公平な評価ができる
ジョブディスクリプションを利用するメリットとして、公平な評価が可能な点もあります。ジョブディスクリプションに評価制度・等級制度・報酬制度を連動させ、具体的な仕事内容や求められる成果などを設けることが可能です。
明確な基準を文書にすると、担当するポジションに必要な能力や現状と求められる成果との差が分かりやすくなります。また、きちんとした基準があれば評価の効率化が期待できるだけでなく、誰が担当しても同じ評価を受けられる公正性も生まれるでしょう。たとえ評価が得られなくても、明確な基準を元にした判定であれば従業員から不満があがりにくくなります。
採用要件が明確化する
ジョブディスクリプションにより採用したい人材が明確になり、応募者と企業のミスマッチを防げるメリットもあります。ミスマッチが発生すると「予想していた仕事とは違った」「高い成果を求められて困る」などの不満が生まれて離職するケースは少なくありません。
ジョブディスクリプションを用いれば業務に必要な能力やスキルなどを客観的に判断でき、企業と応募者のマッチング効率化が期待できます。また、採用時の基準を定めると採否のバラつきがなくなり、求めている人物を採用しやすくなったり定着性がアップしたりすることもメリットです。
専門職の人材育成につながる
ジョブディスクリプションを使用したジョブ型雇用の場合、人材育成がしやすいメリットもあります。そもそも業務内容に適した人材の確保や担当する職務に合わせた育成が基本です。基本的には人事異動はなく、メンバーシップ型雇用のように様々な業務を担当しません。
そのため、一つの仕事で高度なスキルを磨くことができ、入社当時から個々が持っていた能力をより深められます。幅広い業務を手掛けることはできなくても、専門分野や高度な技術に特化したスペシャリストの育成ができる点は、利用する大きなメリットだといえるでしょう。
職務記述書の活用だけで終わらない、あらゆる人事データを統合して分析
ジョブディスクリプションは業務で必要なスキルや求める成果などを明確化し、業務に適した人材の採用や正しい評価などが期待できます。スペシャリスト人材の不足や生産性の低下で悩んでいる企業は導入を検討しましょう。ジョブディスクリプションの導入には、あらゆる人事データを分析・活用できるタレントパレットの利用が便利です。
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ジョブディスクリプションを利用するデメリット
ジョブディスクリプションに求めるスキルや成果などを定義して採用・評価を行う方法は、ヨーロッパやアメリカなどでは主流です。しかし、成果主義が浸透していない日本では馴染みにくい、活用しにくいなどの声も聞かれます。
すべての企業にジョブ型雇用が適しているとはいえないため、以下のデメリットを考慮し、導入するかを今一度検討してみましょう。
ゼネラリストの育成が難しい
ジョブディスクリプションを利用した雇用はスペシャリストの採用・育成に特化した制度であるため、幅広い業務に携われるゼネラリストの育成は難しいです。
自社がどのような人材を求めているのかを明確にし、高い専門性が必要な職種の採用をジョブ型雇用にする、業務委託の際の採用や評価の基準にするなどと使い分けると良いでしょう。
柔軟な働き方ができなくなる
業務内容や範囲を明確にすると、それ以外の仕事を遂行する義務はないとして柔軟性に欠ける場合が考えられます。ジョブディスクリプションに記載されていなければ強制はできず、明記されていない業務以外は行われなくなって逆に生産性が下がる恐れもあるでしょう。チームの達成目標や協働を記載するなど、慎重に文書に起こす必要があります。
従業員が異動しにくくなる
ジョブディスクリプションを用いて採用すると特定の業務を担当するため、人事異動をさせにくいデメリットもあります。また、専門家として育成しても、その部署が廃止になった際にお願いできる仕事がなくなってしまう場合も多いです。ジョブ型雇用の従業員に対し、会社状況の変化に合わせた柔軟な対応をお願いできない点には注意しましょう。
ジョブディスクリプションの作成手順
ジョブディスクリプションには正式なフォーマットがあるわけではありません。企業によって記載内容や作成方法は異なりますが、基本的には以下の手順どおりに進めていく流れです。
以下の流れを参考にして、自社にあったフォーマットの作成を行いましょう。また、完成後の注意点についても解説するので、有効的に活用したい方は参考にしてください。
1.現場の情報収集とヒアリング
初めに、ジョブディスクリプションを用いる職務についての情報を集めます。職務の内容や等級などの一般的な内容から、求められるスキルや知識、成果などを明確化します。また、同時に現場で働く従業員へヒアリングをすることで、企業が求めるものと現場での実態のギャップを小さくできるでしょう。
情報の偏りをなくして情報の信頼度を高めるために、上司や同僚など広範囲にヒアリングすることが大切です。あらゆる視点からの情報や意見をまとめて客観性を高めると、よりリアルなジョブディスクリプションを作成できます。
2.対象業務の分析と数値化
次は、集めた情報の分析です。情報や調査に基づいてそれぞれの業務内容を決めていく作業になります。職務を完遂し成果を出すために必要な業務を一つひとつ定義していき、各項目の重要度・優先度・頻度などを数値化してください。その際には、重要度や頻度の高い業務から上に並べると業務の内容が明確になり、平等な評価へとつながります。
業務内容の数値化については、その職務に携わる担当者や管理者などにアドバイスをもらうのもおすすめです。
3.ジョブディスクリプションを作成
分析・数値化した情報を元に、ジョブディスクリプションを作ります。オンライン上に提供されているフォーマットを活用するのも良いですが、その際には自社に合うようにアレンジしてみましょう。また、A4サイズ1枚でまとめるのが一般的です。
作成後は該当職務の責任者や専門家などに見てもらい、必要があれば推敲しましょう。また、書面には「経営状態の変化に応じて変化する可能性がある」と但し書きを入れておくこともポイントです。
4.完成後は定期的に見直す
ジョブディスクリプション完成後も定期的な見直しは必須です。会社が掲げる目標によって求められる業務内容や成果が変わる場合もあり、内容次第では必要なスキルや知識なども異なってきます。会社が変化しているにもかかわらず、ジョブディスクリプションの内容が以前と同じままだと採用時にギャップが生まれる恐れもあるでしょう。
完成したら終了ではなく、実際の職務内容と差が生まれていないかを定期的に確認することが大切です。
ジョブディスクリプションの記載項目
ジョブディスクリプションの主な記載項目は次のとおりです。
・職種、職務等級、職務名
・職務の具体的な内容や比重
・求められる目標
・組織とのかかわり方
・責任や権限の範囲、直属の上司、部下の数
・雇用形態、勤務地、勤務時間
・必要な知識やスキル、資格、学歴
・待遇や福利厚生
その他にも、必要コンピテンシーを細かく定義する場合もあります。コンピテンシーとは職務において優秀な結果を出せる知識やスキル、ノウハウなどを意味します。担当業務にどのようなコンピテンシーが必要なのかを明記すると、欲しい人材をより絞り込むことが可能です。
また、ジョブディスクリプションを用いると「担当業務以外はしなくても良い」という考えを持たれる可能性があります。協調性や柔軟性がないと仕事が円滑に回らなくなり、生産性が低下する恐れもあるため、他の職種と担当業務のつながりも明記しておくと良いでしょう。
まとめ
ジョブディスクリプションを導入して採用をする際には、企業が求める人材は何か、どのような知識や経験があるスペシャリストが欲しいのかなどを明確にすることが大切です。また、メンバーシップ型雇用にはないメリット・デメリットについても把握しておく必要があります。
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