人員体制を整えることは、企業の安定と成長にとって重要です。人員体制を整えることで業務効率化や社員のモチベーション向上を実現し、より成果の出せる企業体質を作れるようになるでしょう。この記事では、人員体制を整えるタイミングやメリット、手順を解説します。社内の体制改善や採用に、ぜひ役立ててください。
人員配置とは
人員配置とは、採用や異動、昇進・昇格などによって、社員の配置を決めることです。より成果を上げる人員配置にするには、社員それぞれの得意分野や適性を見極め、それぞれが能力を発揮しつつもスキルを伸ばせる場所に配属することが重要です。つまり、人員配置とは、経営目標を達成するために行うタレントマネジメントのことでもあります。
人員体制を整える目的
企業が人員体制を整える目的には、次のようなものがあります。
組織の目標を達成するため
企業は人員体制を整えることによって、経営目標や事業目標を達成しようとしています。人材不足も叫ばれるようになっている現在、人員を適材適所に異動・配置することで生産性を向上させることは重要かつ有用です。人員体制を整えることによって、組織体制の変更や人員整理、採用などを行い、効率的に業務を遂行できます。
社員のモチベーション向上のため
人員体制を整えることは、適材適所の配置を実現するということです。これにより、社員のモチベーションが向上します。社員がそれぞれ興味をもっている分野や、身につけてきたスキルを生かせるポジションに配置することで、やる気をもって仕事に向き合い、優れたパフォーマンスを発揮できる環境を整えられるでしょう。
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離職防止のため
人員体制を整えることにより、仕事に対するモチベーションが向上すれば、従業員の定着率が向上します。従業員の離職は企業にとって損失です。定着率が向上することで、人材の流出を抑え、損失を回避できます。また、経験豊富な社員が増えることで、問題が生じたときに速やかに対処でき、トラブルの拡大を避けることにも役立つでしょう。
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業務効率化につながる
人員体制を整えることで、問題や課題の原因がわかりやすくなります。適材適所に配置された人材が、必要に応じて対処することで、業務効率化が期待できるでしょう。つまり、人員体制を整えることが、組織全体の効率化につながるということです。生産性が向上し、全体の業績を押し上げるために重要な鍵であるといえます。
人員体制を整えるタイミング
人員体制を整えるには、適したタイミングがあります。どのようなタイミングで人員体制を見直すべきかを解説します。
採用
採用は、人員体制を整えるよい機会です。採用に伴う人員配置は組織の若返りにつながるというメリットもあります。人員体制を整えつつ採用も行う場合、職種や担当業務などの人員配置を事前に決めたうえで、募集活動を行いましょう。適材適所の人材を採用でき、効率もアップします。
組織体制の変更
組織のスリム化、新事業の展開など、組織体制が変更になるタイミングで実施することもおすすめです。社員を適性のある事業に当たらせることで、個々の成長を促し、潜在能力を引き出すことにつながります。また、人同士の相性を考えることも重要で、人員の組み合わせ次第で、組織のパフォーマンスが大きく変化するでしょう。
役職の変更や昇進、降格
昇進や降格など、役職に変化があるときは、役職が変わる社員だけでなく、関連する社員も含めて人員体制を整えるとよいでしょう。役職変更は組織体制の変更と同タイミングで行われることもよくあります。いずれにしてもよい変更のタイミングであるため、社員それぞれの特徴を捉えて適材適所に配置し直すチャンスです。
人事異動
人事異動の際に人員体制を整えるというよりも、人員体制を整えるために人事異動を行うと考えるほうが適切です。人事異動は配置転換と呼ばれることもあります。各社員のスキルや能力、適性を考慮して配置換えを行うことで、社員のやる気を引きだしモチベーションを上げられます。また、スキルアップや成長を望めることも利点です。
リストラや契約解除
リストラ、契約解除など、企業の業績悪化や業務縮小により、やむを得ず人員体制を整えることもあります。この場合は人員が減るため、残った社員への説明や、負担を軽減する対処が必要です。社員を適切に配置することができていれば、生産性が上がり、残った人材で高いパフォーマンスを実現することも可能になるでしょう。
雇用形態の変化
契約職員から正社員など、雇用形態が変わるタイミングで人員体制の調整が行われることもあります。雇用形態が変わることによって、仕事の内容や質が変わることはよくあります。権限が変更になるため多くの仕事が出来るようになる人もいるでしょう。雇用形態や働き方に合わせた人員配置により、スムーズに業務に取り組めます。
人員体制を整える必要がある背景
多くの企業が人員体制を整える背景には、次のような理由があります。
戦略的な最適配置とは？企業が抱える人材配置の問題を解消する方法
生産人口が減少しているため
日本では少子化の影響を受けて、15歳から64歳までの生産年齢人口が減少の一途をたどっています。どの企業でも人手不足が深刻化しており、同様の傾向は今後も続くでしょう。新たな採用が徐々に厳しくなっているなか、人員体制を整えて、すでに自社で活躍している社内の人材を有効活用する必要性が増しています。
リモートワークでの異動後のパフォーマンス低下が課題となっているため
適材適所で人員体制を整えるためには、社員の経歴や能力の把握が大切です。しかし、リモートワーク普及以降は、対面でのコミュニケーションの減少により、人材情報が不足する傾向にあります。情報不足のなか配置がうまくいかない、社員がパフォーマンスを最大限に発揮できないといった問題が生じ、人員体制の整備が求められるようになりました。
人員体制を整える2つの手法
人員体制を整える際の手法として、適材適所と適所適材の2つがあります。適材適所とは、人材ありきの考え方です。人材の個性によって、能力が発揮できる場所に配置します。一方、適所適材は、職務内容や求められる資質を明確にし、それに合う人材を配置する考え方です。必要な人材を社内から探すか、新しく採用することもあるでしょう。
どちらの手法が望ましいかは、企業や部署、フェーズなどによって異なるため、一概にはいえません。しかしいずれも、人材のスキルを最大限に活用する方法であるという点では共通しています。
人事配置を行い人員体制を整えるメリット
人員体制を整えることは企業にとって有益です。人事配置のメリットを解説します。
社員のモチベーション向上につながる
適材適所、あるいは適所適材の配置が行われていることは、社員の働きやすさや、仕事の充実感に大いに影響します。自分に適性のある仕事が割り当てられているため、モチベーションアップが期待できるでしょう。また、社員のパフォーマンスがよければ、上司からもポジティブな意見やアドバイスを伝えられ、さらによい影響をもたらすことも可能です。
業務効率化につながる
人員体制が整うことは、社員1人ひとりのパフォーマンスの最大化やチームの連携強化をもたらし、業務効率化につながります。チームがしっかりと連携できていることで、ミスや連絡不行き届きを防げ、スムーズな仕事の進行が可能になるでしょう。社員のスキルや経験が部署や役職にマッチすることで、効率的に業務に取り組めることがポイントです。
生産性が向上する
人員体制を整えることで、社員の能力が最大限発揮されると、生産性の向上が期待できます。適性のない仕事をするときは、集中力も続かずミスが多いなど、時間がかかることが難点です。しかし、同じ仕事でも適性のある社員に任せれば、短時間でできるようになる可能性があります。組織体制が整っていると、こうしたロスを減らせることがメリットです。
採用のコストを削減できる
最適な人員配置が採用コストの削減につながることもあります。社員それぞれに合った配置ができていると、モチベーションが維持できることなどから離職率の低下が期待できるでしょう。離職率が下がれば、新たな人材を採用するコストが不要となり、また採用や異動による教育コストの削減に持つながります。
人材配置にかかるコストを抑えられる
一度、しっかりと人員体制を整えると、何度も配置転換を繰り返す必要がなくなるため、社員の負担を軽減できます。配置転換は、そのたびに新しい仕事や体制に慣れなくてはならないため、社員にとっても大きな負担です。最適な人員を最適な人数で配置することで、頻回な配置換えを避けられるだけでなく、人件費の見直しも可能になるでしょう。
人事配置を最適化し、人員体制を整える際のポイント
人員体制を整える際は、最適な人事配置のために次のような点に注目してください。
法律に則っているか確認する
雇用関連の法令等に違反していないかを確認したうえで、人員体制を整備しましょう。業種によっては、職種ごとの人員配置数の基準が決まっていることがあります。違反すると、処分の対象になる可能性があるため、注意が必要です。
また、基本的に社員は人事命令を拒否できないものの、異動の根拠が不明瞭な場合、労働契約違反に該当する場合などはその限りではありません。企業は、就業規則に人事異動についての規定をあらかじめ明記しておくとよいでしょう。
社員にヒアリングする
人員体制を整える際は、社員に丁寧なヒアリングを行い、社員の意見を尊重した人員配置を検討するとスムーズです。ヒアリングの方法には、社内アンケートなどがあります。アンケートでは社員の抱える問題や悩み、現場に対する要望などを集めることができるため、これを参考に、配置する人の数やスキルなどを考えましょう。
理想と現実の差を把握する
まずは理想の状態、つまり「人員体制を整えることで、どのような状態になることが好ましいのか」を把握します。次に、現時点で理想の状態になっていない部分、つまり現在の組織体制が抱える課題を明確にしてみましょう。理想と現実のギャップを埋めることで、やるべきタスクや、どのような人員体制が適しているかが明確になります。
組織分析を行う
アンケート結果や人事評価など、複数の情報をもとに組織分析を行うと、最適な人事配置がしやすくなります。社員が、現状でどのようなデータを持っているのかを確認することも重要です。こうした組織分析によって企業としての強み、弱み、強化すべき点などを洗い出しましょう。一度、分析を行えば、その後は計画的に人員配置を行えます。
人員配置図や人員配置表を活用する
人員の配置表や配置図があれば、次の人員配置に活用できたり、課題を分析できたりするため便利です。これらは単なる組織図ではなく、それぞれの人数や配属を決めて、図や表に落とし込み作成します。人員配置を簡単にシミュレーションできるため、作成しておけば、俯瞰的に人員体制を整えられるでしょう。
人員配置を最適化し人員体制を整える手順
ここでは、人員体制を整える手順を具体的に解説します。実施の際は、以下の手順を参考にしてください。
戦略的な最適配置とは？企業が抱える人材配置の問題を解消する方法
現在の状況を把握する
人員体制を整える際は、まず現在の人員を整理・把握します。どのポジションに社員が何人いるのかを確認し、各部署の担当者に、人員の過不足を確認することから始めましょう。このとき、人材が不足している場合はどのような人材が必要か、適性がないと感じている社員がいないかどうかも確認しておくと役立ちます。
社員の情報を収集する
実際に人員配置を考える前に、在籍している社員のキャリアや能力を、データとしてまとめましょう。職歴、志望動機など採用時の情報や、過去の人員配置の状況も確認し、記録をとります。今後の人員配置によっては、過去の経験が生かせる可能性があるためです。保有する資格や希望するキャリアにも注目すると配置を行いやすくなります。
適切な人員配置を検討し、人員体制を整える
ヒアリング結果やスキルなどをもとに、適した人員配置を考えます。社員についてまとめたデータを役立て、ポジションごとに必要なスキルを持つ人や、意欲のある人を配置しましょう。
なお、実際に人員体制を整えた後は、効果を検証することも重要です。効果が認められなかった部分については継続的に体制を変更する必要もあります。
人員配置を最適化し、人員体制を整えるうえでの課題
人員配置の最適化には課題もあります。以下の点をあらかじめ考慮するとよいでしょう。
中長期的な視点で取り組む
人員体制を整えるときは、中長期的な視点を持つようにすると、企業や事業などの変化に対応できる人員の選定が可能となります。将来的な人員の需要を考えることで、余剰人員にならないか、採用が適切かなども判断できるでしょう。したがって、中長期的な事業目標や、個々人のキャリア形成の取り組みにも目を配ることが大切です。
ミドルパフォーマーの人員体制を整えることを後回しにしない
企業で経験を積んでいるミドルパフォーマーは異動の優先順位が低いと考えられがちです。しかし、人員配置の調整を後回しにすることは望ましくありません。ミドルパフォーマーは仕事に慣れて「マンネリ化」が生じるため、対応が遅れるとモチベーションが低下することになりかねません。会社に後回しにされたと感じさせないよう、適切なヒアリングと配置を必要とします。
人員体制を整えたことの成果を実感していない企業も多い
せっかく人員体制を整えたのに、「効果が出ていない」と考える企業は少なくありません。場当たり的な対応をしていたり、データ活用がしっかりできていなかったりする場合、人員配置を見直しても成果が出にくいものです。
配置を見直しているのに成果が出ないと感じている場合は、データを再度しっかりと洗い出したうえで、正確に分析を行い配置に生かすことをおすすめします。
戦略的な最適配置とは？企業が抱える人材配置の問題を解消する方法
人員体制を整えるならタレントパレットがおすすめ
人員体制を整える際は、人材活用ツール「タレントパレット」の利用がおすすめです。タレントパレットでは、人材データベースで社内の人材データを見える化できます。経歴や適性、評価などをワンクリックで確認できるため、必要な人材が社内からすぐに見つかるでしょう。
また、データベースでは、社員の経歴、スキル、入社以降の評価を時系列で表示できるほか、入社時の適性検査を反映した性格特性、モチベーション情報までを網羅しています。さまざまなデータを掛け合わせた人材データ分析が可能で、社員の育成計画や採用戦略の検討も可能です。
まとめ
企業が効率よく高いパフォーマンスを実現するためには、人員体制を整えることが欠かせません。社員それぞれのスキルや特徴をデータ化し、しっかりと適性を見極めて、適材適所の配置を行いましょう。
社員それぞれのデータを最大限に活用するには、タレントマネジメントシステムのタレントパレットをぜひご利用ください。タレントパレットは各社員のデータを蓄積し、配置はもちろん社員の育成や新規採用、経営の意志決定まで、的確な分析で支援を行います。大手企業への豊富な導入実績があり、大人数の社員データも問題なく管理が可能です。人材の最適な配置について、詳しくは下記のページもご覧ください。