こんにちは。人事・経営に役立つメディア「タレントマネジメントラボ」を運営する「タレントパレット」事業部編集チームです。

「新入社員が日報の書き方を知らない」「日報を正しく書く方法を教えたい」「日報の目的を伝えたい」という方は多いのではないでしょうか。

社員が日報の書き方を知らないと、ただの感想文になってしまうケースがあります。また、毎日同じような業務にあたっている社員の日報は、定常的な内容になってしまいます。しかし、どのように指摘すべきかわからないと困ってしまうでしょう。

そこで本記事では、日報の書き方を例文付きで紹介します。今すぐ使える日報のフォーマットや書き方のポイントがわかる内容になっているので、ぜひ最後までお読みください。

日報に必須の項目

日報には、以下の項目を記載するのが一般的です。

• 今日の目標
• 業務内容（業務の進捗状況）
• 所感
• 明日の目標

社員に短時間で要点がまとまった日報を書いてもらうために、管理職の方は配慮する必要があります。記載項目が多いと作成時間が長くなったり、日報の内容が薄くなったりするので、注意しましょう。また、書いてもらう項目の意図を明確にする必要があります。

たとえば、業務の進捗状況や所感など、上司が把握しておいた方が良い項目があります。目標や業務内容など、社員自身の内省のために書いてもらう項目もあるでしょう。情報共有や振り返りといった日報の役割を果たすために、必要な項目を共有するのがおすすめです。

日報に書くべき項目について詳しく知りたい方は、別記事「日報書くことない」をあわせてご確認ください。

【ケース別】日報の例文一覧

社員が悩まずに日報を書けるように、例文を提示するのがおすすめです。ここでは、以下の2種類のケースの例文を紹介します。

• テンプレートを用意する場合
• メールの場合

日報のテンプレートやメールの例文を探している方は、ぜひご活用ください。

テンプレートを用意する場合

日報のテンプレートを用意すれば、社員に書いてもらいたい項目を明確にできます。特に日報を初めて書く社員には、それぞれの項目に何を書くべきかわかるように、見本の文章を記載すると親切でしょう。以下のテンプレートを見本としてご活用ください。

テンプレートを用意すれば、社員が日報を作成しやすくなります。どこに何が書いてあるかわかりやすくなるため、読み手の負担も軽減できるでしょう。

メールの場合

ここでは、メールで日報を送るときのテンプレートを紹介します。メールでは、受け取った際に瞬時に日報だと判断できるように、件名を統一するのがおすすめです。取引先とメールで連絡する機会が多い企業は、挨拶文や署名を記載させ、日報メールを練習の場として活用しましょう。

メールの送り方は、ビジネスパーソンとして身につけておきたいスキルの一つです。日報を通して、メールの送り方も伝えましょう。

日報の書き方を伝える際の5つのポイント

ここでは、日報の書き方を教える際に、伝えるべきポイントを紹介します。

• 簡潔にまとめる
• 所感を書く
• 5W2Hを活用する
• 具体的・定量的に記載する
• テンプレートを使用する

社員に内容の濃い日報を書いてもらうために、ぜひ伝えてみてください。

簡潔にまとめる

日報は、読み手のために簡潔にまとめる必要があります。簡潔にまとめるために、社員には要点だけ書いてもらいましょう。見出しや箇条書きの使用を勧めるのもおすすめです。記載する内容が多い場合、見出しや箇条書きを使うとレイアウトが整い、読みやすくなります。

ただし、読み手のメリットだけを伝えると、日報を書く社員のモチベーションは高まりません。自身の内省や思考力の向上など、社員が享受できるメリットを伝えましょう。また、社員自身が上司や先輩の立場になったときのことを想像させ、読みやすい日報を書くよう伝えるのも効果的です。

所感を書く

「良かったです」や「大変でした」など、感想だけでは日報を業務改善に活かせません。日報には、感想ではなく、所感を書くことが大切です。所感とは、以下のような業務中に感じたことを指します。

• 気づき
• 疑問点
• 課題点

感想を書いている社員には、課題を考察するように促しましょう。気づきや疑問点を書いてもらえば、上司は社員の成長を把握できるだけでなく、フィードバックしやすくなります。日報をチェックする立場の方は、所感を読んで社員の業務品質向上をサポートしましょう。

5W2Hを活用する

日報の内容を充実させるために、5W2Hを使ってもらうのがおすすめです。5W2Hとは、以下の疑問詞を指します。

5W2Hを使ってもらうと、詳細な情報が把握できます。また、読み手と書き手との認識の齟齬をなくすのにも役立ちます。慣れるまでは、日報を作成しながら5W2Hを網羅するのが難しい場合もあるでしょう。

社員には、書き終わった日報を読み返してもらうのがおすすめです。5W2Hを意識しながら読み返すと、何が不足しているか見つけられます。業務内容を正しく伝えてもらうために、5W2Hを社員に活用してもらいましょう。

具体的・定量的に記載する

数字や時間などを日報に書いてもらいましょう。日報の内容が具体的になると、業務の進捗状況を細かく把握できます。社員は、どの業務に注力しないといけないか判断でき、優先順位を決めることが可能です。

また、社員のモチベーション向上にもつながります。以下のように、数字を使って成果を記載すると、社員は達成感が得られます。

• 13時から14時まで電話営業を15件行った
• A社用のY商材の書類を60%完成させた
• 新入社員研修に使うスライドを30枚作成した

過去と現在の日報に記載されている成果を数字で比較できるため、努力している社員は自身の成長を実感できるでしょう。業務の進捗管理だけでなく、社員のモチベーションを高めるためにも、日報の内容は数字を使って具体的に記載してもらいましょう。

テンプレートを使用する

日報を書くときは、使用するテンプレートを指定するのがおすすめです。社員に同じテンプレートを使用してもらうメリットは、以下の通りです。

• 形式が統一される
• 読み手は記載事項を見つけやすい
• 構成・執筆時間を短縮できる

日報の形式が決まっていれば、どこに何が書いてあるのか瞬時にわかるので、チェック時間を削減できます。また「何を書いたらいいのかわからない」という社員の悩みも、テンプレートで解消されるでしょう。テンプレート通りに日報を書いてもらい、書き手と読み手の負担を軽減しましょう。

日報を書かせる2つの目的

日報を書いてもらう立場として、作成する目的を明確にしておく必要があります。日報には、以下のような目的があります。

• 業務の進捗状況の確認
• 社員自身の内省

日報の目的を説明し、社員に納得を得ましょう。

業務の進捗状況の確認

日報を通して、部下の業務の進捗を把握していることを伝えましょう。日報を確認すれば、社員がつまずいている仕事や苦手な業務などを把握できます。日々の業務に追われ直接話せない場合でも、日報を確認することで進捗を把握できます。

進捗状況の確認は、部署やチームの業務を滞りなく行うために必要です。日報を作成してもらうときは、認識の齟齬が生じないように、必要な項目の内容を具体的に記載してもらいましょう。

社員自身の内省

日報は、1日の業務内容を振り返り、社員自身の評価点や課題点を発見するために作成してもらいます。日報を作成すれば、PDCAサイクルを回せます。日報の項目は、PDCAのすべてに対応しています。

• 明日の目標：P
• 業務内容：D
• 所感：C・A

特に、C（Check）とA（Action）に該当する所感は、社員が内省するために必須の項目です。所感の内容を記載する際に、社員は業務の進め方を評価・反省し、改善策を考察します。内省は、社員の成長に関わります。毎日内省することを教育し、課題を把握して解決策を考えられる社員に育てましょう。

日報を効率的に作成してもらう方法

質を落とさず、効率的に日報を書いてもらうには、業務中にメモを取らせるのがおすすめです。人間は物事をすぐ忘れてしまう生き物なので、日報を書くときに困らないようにメモを取る習慣を身につけさせましょう。業務中に課題や疑問点などを見つけたら、その都度メモするように促します。

業務内容の開始時間と終了時間をメモさせるのもおすすめです。メモしておけば、業務ごとの所要時間を正確に日報に記載できます。メモがあると、日報を書く際に1日の出来事を思い出しやすいです。社員は、短時間で日報を書けるようになるでしょう。

日報例文一覧のまとめ

日報は、業務の進捗状況の確認に役立ちます。数字を用いるなどして内容を詳細に記載してもらうことで、目標の達成度を把握可能です。また、日報は社員の内省を促す役割も果たします。課題を把握し、解決策を考察できるようになれば、社員の成長が早まるでしょう。

確認する立場の方は、日報から社員の心境や課題点などを読み取ると、適切にフィードバックできます。日報を通してコミュニケーションの活性化も図れ、社員との信頼関係を構築できるでしょう。ただし、毎日複数の社員の日報を確認し、フィードバックするとなると、まとまった時間が必要です。日報管理の負担を軽減したいなら、システムの導入がおすすめです。

弊社が提供している「タレントパレット」では、入力した日報のテキストを基に、社員の状態を把握できます。また、退職者と現職の社員の発言傾向を比較・分析し、離職の危険性をスコアとして表示が可能です。日報を「タレントパレット」上に提出してもらえば、サポートが必要な社員を把握できます。ぜひ、導入を検討してみてください。

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