人事評価制度は社員のモチベーション向上に大きな影響を与え、企業の成長につながる取り組みといえます。しかし、人手不足を理由に人事評価制度の導入をためらう中小企業は少なくありません。本記事では、人事評価制度の概要や必要性を解説したうえで、中小企業向けの人事評価システムの導入ポイントをまとめています。ぜひ参考にしてください。
そもそも人事評価制度とは
人事評価制度は、社員のスキルや仕事に対する意欲、成果などを評価する仕組みです。適切に人事評価制度を運用すれば、人材育成や定着の向上につながり、業績にもよい影響を与えられるでしょう。人事評価制度の運用におけるポイントは、明確な評価基準の作成と、社員に対する適切なフィードバックです。
人事評価制度を構成する3つの機能
人事評価制度を構成する、評価制度・等級制度・報酬制度について解説します。
1.評価制度
評価制度とは、企業が設けた評価基準に基づき、社員の能力や業績を評価する仕組みのことです。評価制度を適切に運用するためには、数値化できる定量的な目標と、数値化できない定性的な目標の両方を設定して、社員の達成度を見積もりましょう。
2.等級制度
等級制度とは、社員の役割や職務、能力などを分類しランク分けする仕組みのことです。等級制度では、異動や昇進の基準を明確にしましょう。道筋が分かれば、社員は前向きに自身のスキル向上に向け努力できます。
3.報酬制度
報酬制度は、人事評価の結果を報酬や待遇に反映させる仕組みです。社員の企業への貢献意欲は報酬や待遇に大きく影響を受けるため、評価基準と、報酬や待遇の条件は明確に設計してください。また、公平で納得できる報酬制度は、優秀な人材の獲得にも効果を発揮します。
人事評価制度を導入する目的
企業が人事評価制度を導入する目的は、以下の3つです。
- 優秀な人材の育成
- 適切な処遇の決定
- 企業方針の明示
策定した評価基準をベースに社員を評価し、人材育成を通じて自社の発展につなげます。
中小企業における人事評価制度の現状
中小企業における人事評価制度の現状を、導入を妨げる理由にも触れつつ解説します。
社員数と人事評価制度の導入数は比例の関係性
中小企業庁のデータを見ると、社員数が多い企業ほど、人事評価制度の導入率が高い状況が分かりました。社員数が5～20名規模の企業では、人事評価制度の導入率が35％ほどです。
※参考：第2節 人的資本への投資と組織の柔軟性、外部人材の活用｜中小企業庁
評価制度を導入できない理由
規模が小さく人手不足の企業は、人事評価制度の設計と運用にコストを割きにくい状況です。しかし、企業が成長するためには優秀な人材の確保が求められます。企業規模によらず、人事評価制度の運用は必要事項といえるでしょう。
人事評価制度が中小企業に必要な理由
中小企業に人事評価制度が必要な理由を解説します。資金と人手に限りがあるからこそ、人事評価制度を導入して自社を発展させましょう。
離職率を低下させるため
離職率の低下には、人事評価制度の導入が有効です。中小企業のなかでも特に社員数が少ない企業は、1人の離職でも業務に支障が出るでしょう。新しい人材を雇用しても、業務に慣れるまではコストがかかります。
社員のモチベーションに大きく影響を及ぼす制度が、人事評価制度です。やる気や成果を認める制度で自社へのエンゲージメントを向上させ、離職を防ぎましょう。
パフォーマンスを向上させるため
人事評価制度を導入すると、社員それぞれのパフォーマンス向上も可能です。中小企業は少数精鋭の組織づくりを目指すケースが多く、社員1人あたりがいくつもの役割を担っています。人事評価制度の運用によって社員のスキルや能力を明確にして、適材適所の人材配置で個人のパフォーマンスを発揮させましょう。
コミュニケーションを活発化させるため
社員数が少ない中小企業は、不満をもった社員の意見や考えが周囲に伝播しやすいものです。不満の芽に早く気がつかないと、部門や企業全体の雰囲気が悪くなるかもしれません。
人事評価制度を運用すると、企業と社員間でのコミュニケーションが活発化します。社員だけのコミュニケーションで終わらせず、双方にとって良好な関係を構築しましょう。
中小企業が人事評価制度を導入するべきタイミング
中小企業が人事評価制度を導入する際は、以下に挙げる3つのタイミングが目安です。
- 社員数が増えたとき
- 採用活動を行うとき
- 社内制度や給与形態を見直すとき
社員数が増加すると個人に目が届きにくくなるため、人事評価制度が必要です。人事評価制度で既存社員の能力を把握しておくと、自社に不足している人材が明確になるため採用活動の精度が上がります。
さらに、社内制度や給与形態を見直すときは、公正で明確な基準がなくてはいけません。人事評価制度の導入で、社員個人の能力や業績が適切に待遇に反映される仕組みをつくりましょう。
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中小企業が人事評価制度を導入する方法
中小企業が人事評価制度を導入するときは、以下の2つの方法のいずれかを選択しましょう。
- 専門のコンサルティング会社に依頼する
- 自社で制度設計する
専門的なサービスを利用する方法は、自社に人事評価制度に関する知見がない、リソースを割けないという中小企業におすすめです。
自社で人事評価制度の導入を進める方法を選ぶと、コストを抑えつつ自社の考えを反映した制度を設計できる可能性があります。ただし、独断的な評価制度にならないように注意が必要です。社員の意見を取り入れつつ、柔軟に評価制度をアップデートしていきましょう。
中小企業で人事評価制度をつくる手順
中小企業で人事評価制度をつくる手順を解説します。自社で制度設計する場合の参考にしてください。
1.人事評価制度の導入目的を明確にし、課題を洗い出す
人事評価制度を何のために導入し、どのような状態を目指すのか、明確にしましょう。目的が明確であるほど、社員は理想の人物像をイメージしやすくなります。なお、導入目的を考える際は、経営理念の再確認や現状調査による課題の洗い出しを実施してください。
2.評価基準を定める
一般的な評価基準は、仕事の達成度、個人のスキル、仕事への意欲の3つです。それぞれを組み合わせ、公平で客観性の高い評価基準をつくりましょう。なお、3つの基準それぞれを均等に重視する必要はなく、求める人材像や企業の方針にあわせて重視する基準を決めて構いません。
3.評価項目や評価手法を決め、計画を実現に近づける
自社の経営計画に沿って評価項目をつくると、計画の実現が近づきます。評価手法は5段階によるランク分けが一般的です。ただし、必要に応じて、360度評価やコンピテンシー評価なども検討することをおすすめします。
4.人事評価制度の運用を開始する
人事評価制度が完成したら、社員に周知したうえで運用を始めてください。制度に対して社員から反発を受ける恐れもあります。制度を導入する目的や、評価項目・評価手法などを説明する場を設けましょう。
人事評価制度はシステム化で効率化できる
人事評価制度を導入する際は、運用方法について検討が必要です。おすすめは、人事評価システムによる運用です。
手軽にコストを抑えつつ始めたければ、紙やエクセルで評価シートを作成して運用しても良いでしょう。ただし、紙やエクセルをベースとした運用方法では、データを共有しづらいうえに、情報が散在しがちです。その点、人事評価システムを導入すると、情報を一元管理しやすく人事担当者の負担を減らせます。
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中小企業向け人事評価システムのタイプ
中小企業向けの人事評価システムのタイプは、以下の4つに分けられます。
- 人事評価に特化したタイプ
- 人事情報に対応したタイプ
- タレントマネジメントに対応したタイプ
- 1on1ミーティングに対応したタイプ
それぞれについて、解説します。
人事評価に特化したタイプ
人事評価に特化したタイプは、シンプルに人事評価業務を効率化したい場合におすすめです。社員数が少なく、多くの機能を必要としない企業にも適しています。評価プロセスの効率化に強みをもつものが多く、人事評価データをリアルタイムで集約することで、状況把握や素早い対応につながります。
人事情報に対応したタイプ
人事情報に対応したタイプは、社員の基本情報や所属部署、職務経歴、受講した研修履歴などの情報を一元管理したい場合におすすめです。社員の基本情報や勤怠情報、採用・評価・配置などの人事管理情報を集約し、一元管理できます。データベースにアクセスしやすい検索機能を兼ね備えているものもあります。
タレントマネジメントに対応したタイプ
タレントマネジメントに対応したタイプは、育成計画の管理や社員データの分析、人材配置など人材活用に関わる課題に広く対応したい企業におすすめです。社員のスキルや能力に関する情報を幅広く収集するのが特徴です。高度な人材活用や社員の満足度の向上などにつながるデータ活用が期待できます。
1on1ミーティングに対応したタイプ
1on1ミーティングに対応したタイプは、人事評価の効率化よりも社員にとって納得感のある人事評価の実現に課題を感じている場合におすすめです。1on1ミーティングのほか、フィードバック面談などフォローアップをサポートし、効果的な育成施策につなげる機能を兼ね備えています。1on1ミーティングで蓄積した情報を人事評価面談の結果を考察する際に役立てられるでしょう。
中小企業向け人事評価システムの主な機能
中小企業向けに開発された人事評価システムは、外部連携機能が充実し、情報の視認性に長けています。主な機能について見ていきましょう。
外部連携により業務を効率化できる
中小企業向け人事評価システムは、外部連携が可能です。既存の労務管理や給与管理のシステム、コミュニケーションツールと連携させ、業務効率化を図りましょう。取り込んだデータを印刷できるシステムもあるので、画面ではなく紙でデータを見たい人は検討をおすすめします。
人事評価の流れを可視化できる
中小企業向け人事評価システムは、人事評価における一連の過程を可視化したうえで一元管理が可能です。評価の流れが分かれば、社員は納得感を得られます。また、社員個人の目標設定から評価、フィードバックまでシステム上で入力できるため漏れがありません。
評価シートの作成、配布、集計ができる
評価シートをマウス操作やテンプレートなどで手軽に作成できます。作成した評価シートは、配布から集計までシステム上で完結します。また、集計データのシステムへの反映といった定型作業の自動化も可能です。
人事評価システムを中小企業に導入するメリット
人事評価システムを中小企業に導入するメリットを解説します。紙やエクセルではなく、システムを活用するメリットを把握しましょう。
社員のモチベーションが向上する
人事評価システムにより設定した目標や進捗状況を可視化すると、社員は成長に対して意欲的になれます。
また、人事評価の際は、前もって適切なアドバイスやフィードバックを経なければいけません。プロセスを踏まなければ適切な評価にならず、社員の意欲を損ねるでしょう。その点、人事評価システムには仕様として評価プロセスが組み込まれているため、手順を間違う心配がなく安心です。
離職の防止につながる
人事評価システムは、評価の公平性・納得性を高めて社員の離職を防ぎます。人事評価の仕組みはブラックボックス化されやすく、評価に納得できない社員は不満を抱きがちです。
人事評価システムはプロセスや評価内容を透明化できるため、評価が低い理由を明確にできます。評価に納得してもらい成長へのポイントを明確にして、社員の離職を防ぎましょう。
生産性が向上する
人事評価システムを導入するとデータ管理が容易になり、生産性の向上につながります。評価内容をエクセルや紙でやり取りすると、時間がかかるうえにミスも起きがちです。一方、システムベースの運用なら手間が少なくて済み、本来の業務に集中する時間を確保できます。
公平性の高い評価が可能になる
人が下す評価では、担当者の主観が入りやすい傾向が見られます。気をつけていても、印象や相性に引っ張られて不相応な評価をつけてしまう場合もあるでしょう。数値で評価する人事評価システムを導入すると、公平性が高まります。
業務負荷が解消される
人事評価システムを導入することで、定型化された業務や単純作業を自動化できるため、業務負担が軽減できます。また、エクセルで行っていた手作業と比べ、素早く正確に社員情報の入力・管理ができるようになります。
人材育成の強化につながる
人事評価システムは、人材育成の強化に有効です。目標から評価までの縦軸を一元管理できるため、社員の成長につながる適切なアドバイスを与えられるでしょう。社員のスキルや成長を可視化することで、人材育成や適材適所の人材配置が可能です。設定した目標に対して、進捗を細やかに確認したり、定期的に面談を実施したりして、成長をサポートしましょう。
コスト削減につながる
人事評価は評価シートの配布や回収だけでも多大な事務コストがかかります。人事評価システムを導入することで、データ入力や確認のためのダブルチェックといった工程を削減でき、コスト削減に繋がります。社員は、人事評価の集計や管理にかかっていた時間を本来の業務に費やせるでしょう。
人事評価システムを導入する際の注意点
人事評価システムを導入する際は、使いやすさを重視して、自社の導入目的に合うものを選びましょう。
使いやすさを確認する
人事評価システムを導入する際は、使い勝手にこだわることが大切です。操作が難しいシステムは、初期設定やデータ入力に時間をとられ、導入前よりも作業負担が大きくなる場合があります。なかには、使用を断念する人も出てくるでしょう。トライアル運用ができるサービスを利用すると、使い勝手を確認してから導入の判断を下せます。
導入目的を明確にする
評価者の負担を減らしたい、公平性の高い評価制度を運用したいなど、企業によって人事評価システムの導入目的は異なります。社内で導入目的を話し合い、目的に合ったシステムを導入しましょう。目的が定まらないままシステムを導入しても、望む結果を得られるとは限りません。
無料サービスは機能が制限される場合がある
人事評価システムには、無料でサービスを提供しているものもあります。無料の人事評価システムは、機能が制限されていたり、利用できる機能が少なかったりする場合があります。集計できる人数に制限がある場合もあるため、導入には注意が必要です。
自社の評価基準の見直しが必要である
人事評価システムの利便性と効率化を重視しすぎると、導入前後で評価の結果が大きく変わる可能性があります。その場合、自社の評価基準の見直しが必要になります。人事評価システムは、導入前に全部署に評価基準の変更点があるかを確認してもらいましょう。システム導入後に評価制度の変更が判明すると、システムの活用に支障をきたす場合があります。
担当者の負担が増える可能性がある
今まで、紙やエクセルで人事評価を管理していた場合、人事評価システムの導入により、評価項目の設定やデータ入力作業が発生します。そのため、一時的に担当者の負担が増えることがあります。また、システムの操作に慣れるまで時間がかかることも懸念点です。人事評価システムに移行することで、評価項目や基準が複雑化し、担当者の業務負担が増加する傾向も見られます。
クラウド型かオンプレミス型か、提供形態を確認する
人事評価システムの提供形態は、クラウド型とオンプレミス型に分かれます。それぞれ特徴が異なるため、自社に合う提供形態を選択することが重要です。クラウド型は、インターネット環境があればどこでも使えるメリットがありますが、カスタマイズ性に乏しい点はデメリットです。
オンプレミス型はカスタマイズ性に優れています。ただし、自社にサーバーを設置する必要があり、初期費用のコストが高く、導入までに時間を要します。
中小企業における人事評価システムを選ぶポイント
企業規模により、マッチする人事評価システムは変わります。中小企業が人事評価システムを選ぶポイントを解説します。
企業規模に合致する機能性
中小企業には、社員ごとの能力やスキルを可視化できるシステムが向いています。大企業の場合は、機能が豊富に備わっているシステムの方が使いやすいかもしれません。しかし、中小企業の場合は、機能が複雑すぎると使いこなせない可能性があります。
将来的に企業規模を大きくしたいなら、カスタマイズ性に優れたシステムがおすすめです。カスタマイズできると、企業規模に合わせてシステムを調節できます。
自社の評価制度とのマッチング性
運用している人事評価制度をベースにシステム化を検討する場合は、自社の評価制度に合っているものを選びましょう。自社の評価制度と合わなければ、狙い通りの成果を得ることは難しくなります。また、自社の評価方法に合わせてカスタマイズできるシステムもおすすめです。
サポート体制の充実度
人事評価システムに限りませんが、中小企業ではシステムの運用にリソースを割けないケースが多いものです。したがって、人事評価システムをスムーズに運用するためには、サポート体制がポイントといえます。導入時や技術面でのサポートのほか、問い合わせのしやすさも確認してください。
機能と予算の兼ね合い
高度な機能を備えた人事評価システムほど、導入にかかるコストが増大する傾向が見られます。コストを抑えるには、自社に必要な機能を抽出し、予算とのバランスを見て選びましょう。なお、導入にかかるコストだけではなく、運用コストも考慮してください。
目的と機能の合致
人事評価システムは、自社の業務にダイレクトに影響を与えます。無駄な機能が多すぎる場合、システムの導入が却って業務を複雑化しかねません。コストや労力を無駄にしないためにも、目的と機能を合致させることが重要です。何のために人事評価システムを導入するのかを明確にし、目的とシステムの要件に差異がないかを確認しましょう。
システムの操作性
人事評価システムの操作が難しく、わかりにくいと操作自体がストレスになりかねません。人事評価システムは、初期設定やデータ入力などさまざまな操作が必要です。操作が容易か、画面が見やすいか、処理スピードは十分かなど操作しやすさも加味しましょう。
人事評価システムの導入事例
人事評価システムの導入事例を解説します。システムにより課題を解消した経緯を確認してみましょう。
ピジョンホームプロダクツ株式会社の事例
ピジョンホームプロダクツ株式会社では、紙ベースの人事評価が業務効率を低下させていました。そこで、業務効率化と社員エンゲージメントの向上に向け、複数のシステムを比較して導入を決めたのがタレントパレットです。導入後は業務効率化が実現し、当初予定になかった採用管理にもシステムを活用できています。
ピジョンホームプロダクツ株式会社｜導入事例｜タレントパレット
学校法人阪南大学の事例
学校法人阪南大学では、エクセルによる人事管理が業務の負担を増大させていました。しかも、苦労の割に、取り扱っている情報量はさほど多くありませんでした。
同大学でもタレントパレットを導入しましたが、その目的は売上改善と情報量の増加です。現在は、職員のマネジメントにシステムを有効活用しています。公開動画とサポートデスクにより、スムーズにシステムを導入できた点もポイントといえるでしょう。
学校法人阪南大学｜導入事例｜タレントパレット｜大手No.1タレントマネジメントシステム
豊通ケミプラス株式会社の事例
豊通ケミプラス株式会社では、人事情報が散在しているうえに、データ化されていない情報が業務の円滑な進行を妨げている状態でした。同社がタレントパレットを導入した目的は、データの一元管理と可視化です。導入後は人事評価に加え、採用活動や社内コミュニケーションなどといった、幅広いシーンでシステムを活用しています。
まとめ
人事評価システムを使うと、効率よく、公平かつ透明性の高い人事評価を実現できる可能性があります。中小企業の場合は、使い勝手や予算との兼ね合いを考慮し、自社の目的や既存の評価制度に合うシステムを選びましょう。
タレントパレットは、HRテック企業が提供するタレントマネジメントシステムです。採用、育成、配置、離職防止から経営の意思決定支援までワンプラットフォームで実現できる強みがあり、大手企業への導入実績が豊富です。コンサルティングの知見も合わせてお客さまの課題を解決します。人事評価システムの導入をお考えの際は、ぜひタレントパレットをご検討ください。
