総務部門は、多くの企業に存在します。しかし業務の範囲は幅広く、実際にどのような仕事をしているのか具体的なイメージが沸かない場合もあるでしょう。本記事では、総務とは何か、総務の仕事の種類、総務に求められるスキルややりがいを解説します。
総務とは
総務とは、企業のバックオフィス業務を管理し組織運営を支える役割を担う部署です。業務範囲は「他の部署が担当しない業務はすべて総務の仕事」といわれるほど幅広く、さらに企業によって実際の業務内容は異なっています。
規模の大きい企業では、総務部門の内部で業務が細分化され、チーム・担当者ごとに専門的な業務をこなすケースも珍しくありません。しかし、総務部門が少人数の企業では、1人でさまざまな業務を担当することもあります。
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総務の業務内容の種類
総務の業務内容は企業によって異なりますが、一般的な総務業務には以下のような種類が挙げられます。
備品や事務用品の管理
社内で日々必要となるデスクやパソコンなどの備品や機器、文房具などの消耗品の発注・在庫管理を行います。特に消耗品については、在庫切れや過剰発注を防ぐため、常に適正な数量を確保する管理が必要です。
また、機器の定期的なメンテナンスや故障した場合の修理の手配も行います。
施設管理
働く環境を良好に保つため、オフィスの清掃の手配や防火管理、照明・空調の管理、修理の手配などを行います。賃貸オフィスの場合、入居しているビルの設備点検や防災訓練への協力など、管理会社からの連絡窓口となる役割もあるでしょう。
文書の管理
契約書や社内資料など、企業の重要な書類を管理するのも総務の役割です。単なる保管・管理だけでなく、必要なときに迅速に参照できる仕組みを整えることが求められます。個人情報や営業上の秘密などの機密情報が記載された文書を扱う場合もあるため、適切なセキュリティ対策が重要です。
社員の福利厚生管理
各種休暇申請や手当の管理、慶弔申請への対応、健康診断受診の手配などの福利厚生管理も総務部門の担当業務です。社員が安心して働ける環境を整えるため、適切で遅延のない対応が求められます。社員満足度にもかかわる業務といえるでしょう。
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社内行事の企画・運営
総務は社内行事の企画・運営を担当するケースも多くあります。入社式や全社集会などのオフィシャルな式典・会議から、忘年会や社員旅行といった社員が楽しむことを重視したイベントまで行事の内容はさまざまです。
会場の手配やプログラムの作成、当日の段取り・進行など、円滑な行事運営のための仕事内容は多岐にわたります。
株主総会、取締役会の運営
株主総会や取締役会の運営を総務が担う場合もあります。参加者のスケジュール調整、会場の手配、当日の運営など、具体的な作業は大きいものから細かいものまでさまざまです。
常勤の取締役はもちろん、普段は出社しない社外取締役や株主が参加する場合もあるため、調整力やスムーズな運営力が求められます。
コンプライアンス管理
総務部門が企業のコンプライアンスや社内規定の管理を担当する場合もあります。近年では社会全体でコンプライアンス意識が上昇しており、知識不足や不注意によるコンプライアンス違反を防止するためにも、社内研修を実施する企業は珍しくありません。このような研修や社内規定の改廃も、重要な役割です。
BCPの策定
BCP（事業継続計画）とは、災害や大規模なシステム障害が発生しても事業を継続するための計画を指します。特に地震が多い日本では、普段から災害への備えをしておくことが重要です。総務がBCP策定を担当する場合もあり、緊急時に備えるだけでなく実際に緊急事態に陥った場合には対応の舵取りをする役割も求められます。
ITインフラの整備
企業によっては、総務部門が情報システムを内包しているケースもあります。情報システムは、社内ネットワークの構築・保守やIT機器の管理、ソフトウェアの導入、セキュリティ対策など、企業活動に欠かせない業務です。専門的な知識やスキルが必要であり、セキュリティ対策にあたっては社内規定などのルール整備のスキルも求められます。
総務担当者に役立つ資格
総務担当者には幅広い知識やスキルが必要です。ここでは、総務担当者に役立つ資格を紹介します。
社会保険労務士
社会保険労務士（社労士）は、労働・社会保険・年金に関するスペシャリストです。社員の労働環境の整備や社会保険手続きなど、企業の労務管理に深くかかわる業務を担います。
難易度の高い国家資格であり、合格には相応の勉強時間が必要です。しかし、取得すれば労務に関する専門性の高い知識が身につき、社内での評価向上やキャリアアップにつながるでしょう。
ビジネス・キャリア検定
総務の業務は多岐にわたるため、幅広い知識を習得できるビジネス・キャリア検定もおすすめの資格です。
ビジネス・キャリア検定は8項目の試験に分かれており、個別に受験できます。自身の担当分野に合った項目の受験が効果的ですが、総務業務全般に役立てたいなら「企業法務・総務」に挑戦するとよいでしょう。
認定ファシリティマネジャー資格（CFMJ）
ファシリティマネジメントとは、企業の施設や環境を戦略的に管理することを指します。オフィスのレイアウトや設備管理を担当しているなら、特に受験のメリットが大きい資格といえるでしょう。総務業務のなかでも、社員が快適に働ける環境作りに関心がある人におすすめです。
第一種・第二種衛生管理者
第一種・第二種衛生管理者は、事業所の衛生管理や社員の健康管理に関する資格です。
第一種と第二種の違いは、衛生管理者となれる事業の種類です。第一種衛生管理者免許を持っている人はすべての業種で衛生管理者になれますが、第二種衛生管理者の場合は情報・通信業や金融業など、有害業務との関連が少ない業種に限られています。
どちらを受験するかは、勤務先の業種に応じて選択するとよいでしょう。
秘書検定
秘書検定は、秘書業務を担当する人はもちろん、基礎的なビジネスマナーやスケジュール管理スキルも学べるため、多くのビジネスパーソンに役立つ資格です。
特に、総務部門で経営層の予定管理を担当しているなど、スケジュール調整の機会が多いケースでは取得のメリットが大きいでしょう。
簿記検定
企業によっては、総務が経理業務の一部を担当したり、経理部門と総務部門が分かれていなかったりする場合もあります。そのような企業では、簿記検定は必須級の資格となるでしょう。
また、財務諸表を読むスキルがあれば経営状態の把握にも役立ちます。経理業務を担当しない場合でも、経営判断のサポートなど役立つ場面が多い資格です。
TOEIC・TOEFL
外資系企業や外国人の役員・社員がいる職場では、英語でのコミュニケーションが求められる場合もあります。TOEICやTOEFLを活用してビジネス英語を身につければ、社内の事務連絡が円滑になるだけでなく、外国人社員と良好な関係性を築きやすくなるでしょう。
また、国内企業であっても海外企業とのやり取りや外国からの来客がある場合もあります。受験して損はない検定といえるでしょう。
総務で働くやりがい
総務部門のやりがいとは何でしょうか。ここでは、総務の仕事におけるやりがいについて解説します。
社内のさまざまな情報に触れる機会がある
総務は役員や部長クラスと話す機会が多く、会社全体の情報に触れる機会が豊富にあります。全社への事務連絡を担当している場合、会社の重要な決定事項や経営方針などの情報をいち早くキャッチすることになるでしょう。
また、社内広報を担当しているなら、普段の業務でかかわりが少ない社員とも交流する機会があります。色々な人と話すのが好きな人はやりがいを感じられるでしょう。
ただし、業務上知る情報のなかには機密性の高いものも含まれます。そのような情報を口外しない情報管理リテラシーが必要です。
社内調整力が身につく
総務の業務にはさまざまな部署と連携して進めるものが多く、調整力や交渉力が鍛えられます。たとえば、社内イベントの運営やオフィス環境の改善を行う際には、多くの関係者とやり取りをする必要があるでしょう。また、役員や管理職とコミュニケーションを取って、部署同士をつなぐ第三者の役割を担うこともあります。
このような経験を積むことで自然とバランス感覚やコミュニケーション能力がつき、社会人としての立ち居振る舞いが洗練されていくでしょう。
縁の下の力持ちとして会社を支えられる
総務の仕事は、企業が円滑で安定的に事業を継続するうえで必要不可欠です。オフィスの管理や、備品の手配、社員の健康管理と安全対策など、企業で働く人なら誰でも総務に支えられているでしょう。
近年では人手不足などの背景から、社員の満足度向上の重要性が広く認識されるようになりました。社員が快適に働ける環境を整え働きやすさ向上などの成果につながれば、「縁の下の力持ち」としての大きなやりがいを感じられるでしょう。
総務に向いている人
総務の仕事には、どのような人が向いているのでしょうか。ここでは総務に適性がある人の特徴について解説します。
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マルチタスクが得意な人
総務では多岐にわたる業務を並行してこなす必要があるため、マルチタスクが得意な人に向いています。
総務には他部署や社外から緊急の問い合わせが入ることもあり、自分の作業が中断されてしまうケースも珍しくありません。そのため、ひとつの作業に集中するよりも、状況に応じて柔軟に優先度を変えられる人が適しています。
複数の事務作業や問い合わせ対応に対し迅速に対処できる実務力を持つ人は、総務の職場で重宝されるでしょう。
社内外で円滑なコミュニケーションが取れる人
社内外問わずさまざまな人とかかわって進める業務が多い総務では、誰とでも円滑にコミュニケーションを取れる人が向いています。
社員からの問い合わせ対応だけでなく、来客対応や代表電話への対応など日々多くの人とコミュニケーションを取らなければなりません。基本的な礼儀やビジネスマナーが身についていることはもちろん、相手の状況に応じて臨機応変に対応することが重要です。
人をサポートするのが好きな人
総務の仕事は企業の運営に不可欠ですが、大きな売り上げを上げるなど派手に活躍する仕事ではありません。自分が目立つことよりも、他の社員のサポートが好きな人に向いているといえるでしょう。
直接的に売上を生み出さないとはいえ、会社全体の業務の効率化や働きやすさの改善を通して生産性向上に貢献するなど、総務には間接的に利益につながる業務もあります。細かい気配りができる人は、このような業務でより活躍しやすいでしょう。
秘密を守れる人
総務の担当者は、社員からの申請や相談を通してさまざまな情報を知る機会があります。社員のプライベートな事情や人事異動の予定など、機密性の高い情報に触れることもあるでしょう。経営層と接する場面が多く、株主総会や取締役会の資料を見る機会もあります。
このような業務上知り得た機密情報は、社内外問わず口外してはなりません。別の社員はもちろん、家族や知人にも話さず、秘密を守れる人が向いているといえるでしょう。
総務の仕事でつらさを感じるとき
総務の仕事をするなかで、つらさを感じる場面も少なくありません。ここでは、総務の仕事で大変さ、つらさを感じやすい状況を紹介します。
業務が幅広く、覚えることが多いとき
総務は、職人のように特定の業務を極めるよりも、広範な業務を並行して遂行することが重要な仕事です。それぞれの業務には異なるフローがあり、ひとつひとつの手順を理解して適切に処理する必要があります。
法令や公的な制度など随時アップデートされる情報もあるため、最新情報のチェックも欠かせません。コンプライアンスなど、社会全体の意識水準についていくことが重要となる分野もあるでしょう。
業務の幅広さに加え新しく覚えることも多いため、疲れてしまう場合もあります。
プレッシャーの強い仕事を担当するとき
総務担当者は、株主や役員など企業にとって重要度の高い人物とかかわる機会が多くあります。このような人物とのコミュニケーションでは、粗相や不手際がないよう緊張感が伴うでしょう。
また、社員の給与計算や勤怠管理、福利厚生の手続きなど、ミスが許されない業務もあります。こうした業務では細心の注意を払って作業を進める必要があるため、プレッシャーを感じることも少なくありません。
突発的な仕事が多いとき
総務の仕事は計画的に進められる業務だけでなく、突発的な対応を求められる業務もあります。事務作業中に代表電話の対応や他部署からの問い合わせが発生し、作業が中断されてしまうことも多いでしょう。
問い合わせが立て込むと、本来進めるべき業務にほとんど手がつけられないこともあります。多くの人から頼られる反面、「何でも屋」のように扱われることもあり、つらさを感じる場合もあるでしょう。
総務の1日の流れ
総務の業務内容は企業ごと、担当者ごとに異なります。ここでは、総務の一般的な1日の流れについて紹介します。
午前中
企業によっては、照明や空調をつけるなどオフィス環境の整備のために他の社員より早めに出社する場合もあります。
デスクについたらまずその日のタスクを整理し、複数の業務を効率的に進めるために優先順位を決めることが重要です。午前中に届く郵便物への対応など、随時処理しなければならない仕事もあるでしょう。
昼休憩後
午後は担当業務をこなしつつ、他部署からの問い合わせ対応も行います。イレギュラーな対応が発生しても業務が滞らないよう、スケジュールに余裕を持たせることが大切です。総務部内の定例会議など、ミーティングに出席する場合もあるでしょう。
夕方から退勤
夕方になって日中の問い合わせ対応が落ち着いたら、残りの業務を進める時間に入ります。その日のうちに終わらせるべきタスクを整理し、必要な業務を完了させましょう。
月末・月初、決算期、重要なプロジェクトを担当しているときなど、繁忙期には業務量が増えて残業が発生することもあります。
これからの時代に求められる「戦略総務」とは
戦略総務とは、企業の課題を積極的に見つけ、解決していく「攻め」の総務です。近年では、庶務業務を中心とした従来の「守り」の総務から、企業の成長を支える戦略総務への転換が求められています。
戦略総務では、従来の枠組みを超えた業務改革を実行します。DX（デジタルトランスフォーメーション）やテレワーク制度の整備など、企業全体の働き方やパフォーマンスにかかわる業務は、総務が適任といえるでしょう。
生産性向上の取り組みや制度改革には複数の部署が関係しますが、総務が主体となって各部署の意見を調整することで円滑に進めることができます。
まとめ
総務の業務は広範で、実際の仕事内容は企業・担当者によりさまざまです。マルチタスクが得意、調整力に長けているなど、総務に適した人材を見極めて配置することで、企業全体の施策を円滑に進められるようになるでしょう。
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