こんにちは。人事・経営に役立つメディア「タレントマネジメントラボ」を運営する「タレントパレット」事業部編集チームです。

従業員同士のコミュニケーションを図るツールとして、現在注目されているのが「社内SNS」です。社内SNSは従業員同士におけるコミュニケーションの活性化はもちろん、業務の効率化にも役立てられます。

今回は社内SNSとはどういったものか、機能や導入するメリット・デメリットなどを解説しましょう。社内SNSについて知りたい方はぜひ参考にしてみてください。

社内SNSとは？

ICT総研が実施した「2022年度SNS利用動向に関する調査」によると、日本国内でのSNS利用者数は2021年で8,149万人にも上っていることがわかっています。現代社会においてはコミュニケーションの手段として普及したSNSアプリは、ビジネスの現場でも気軽に会話や情報共有をするために用いられるケースが増えてきました。

社内SNSとは、主にSNSの機能を用いて社内でのコミュニケーションを図るツールです。進捗状況の確認や資料の共有が行いやすく、様々な業務にも役立てられます。まずは社内SNSについて詳しく解説していきましょう。

社内SNSの目的

社内SNSを導入する目的の1つに、情報共有のしやすさが挙げられます。SNSを活用すれば気軽に会話がしやすいことはもちろん、スピーディーに情報を共有することも可能です。

社内全体はもちろん、チームでのやり取りがスムーズになれば良好な人間関係の構築もできます。人間関係によるストレスが減少することで人材の流出防止・離職率の低下にもつながるはずです。

また、資料などの共有が社内SNSを通してスムーズに行われれば、業務効率化にも効果が期待できます。こうした目的から社内SNSを導入する企業が増えているのです。

ビジネスで社内SNSが注目される理由

なぜ社内SNSの導入に注目する企業が増えているのでしょうか？その理由として、以下の2つが考えられます。

容易かつスピーディにコミュニケーションがとれる

コミュニケーションをとるための技術は、年代を追うごとに進化を遂げています。例えば携帯電話が普及したことで外出先でも気軽に連絡がとれるようになり、またメールの誕生によってわざわざ電話をする必要もなくなりました。

こうした中で、SNSも発展を遂げてきたコミュニケーション技術の1つです。現代ではSNSを通して容易にコミュニケーションがとれるようになりました。

また、トレンドの移り変わりが早い現代においてスピーディに精度の高い情報をキャッチし、製品やサービスに活用させることも重要です。社内SNSがあれば、情報共有を素早く簡単に行えることから注目されています。

多様な働き方との相性が良い

従来の働き方といえばオフィスで仕事をすることが一般的でしたが、現代ではモバイルワークの普及によってわざわざオフィスへ行かなくても仕事ができるようになりました。実際にコワーキングスペースを活用する人や、自宅に作業スペースを設けて仕事をする人も増えてきています。

しかし、こうした現代の働き方に電話やメールなどのツールを用いても、素早い対応は行えませんでした。そこで注目されたのが社内SNSです。社内SNSならお互いの状況がわからなくても気軽にやり取りができ、多様な働き方にあったコミュニケーションツールと言えます。

社内SNSと別の情報共有ツール

社内SNSはビジネスで活用される別の情報共有ツールとどのような違いがあるのでしょうか？社内SNSとビジネスチャットやグループウェアとの違いについて解説します。

社内SNSとビジネスチャット

ビジネスチャットとは、グループや個人間で連絡をとれるツールです。テキストメッセージが中心であり、コミュニケーションの効率化が図れます。

ビジネスチャットは基本的に少数や個人間でのやり取りに適していますが、参加人数が増えてしまうとやり取りする量も増えてしまい、重要な情報を見逃してしまう恐れがあるのはデメリットです。一方で社内SNSの場合は組織やチーム全体など、より多くの従業員に向けて情報の共有や発信に活用できます。

また、ビジネスチャットは社内だけでなく社外の顧客や取引先などとコミュニケーションを図りたい時に便利です。社外との連携が必要な時にも役立ちます。社内SNSはあくまでも社内での利用に特化したツールなので、社外とのやり取りには不向きです。

社内SNSとグループウェア

グループウェアとは、スケジュールや勤怠状況の管理、ファイルの共有などに役立つツールです。グループウェアにも様々な種類がありますが、その中にはチャット機能が備わっているものもあります。

社内SNSとグループウェアの違いは、「目的」です。社内SNSの目的はスムーズな情報共有と、良好な人間関係の構築につながるコミュニケーションの活性化にあります。一方、グループウェアの場合は業務効率化が主な目的です。

グループウェアはコミュニケーションを目的としていない点から、社内SNSに比べて自由度はそれほど高くありません。もっと気軽に社内でのコミュニケーションを活発にさせたい場合には、社内SNSを活用しましょう。

社内SNSの機能紹介

社内SNSには主な機能としてチャット機能、グループ共有機能、アップロード機能の3つが利用できます。これらの機能について解説していきましょう。

チャット機能

社内SNSには、個別にチャットを送れる機能が備わっています。メールだと宛先や署名などの入力が必要となりますが、社内SNSのチャット機能ならそのような手間も不要です。気軽に連絡をとれるだけでなく、タイムリーにやり取りができることで報告やちょっとした確認なども時間をかけずに行えるようになります。

グループ共有機能

社内SNSのグループ共有機能は、組織やプロジェクトごとにグループを分けてコミュニケーションをとれる機能です。グループに参加しているメンバーだけで情報共有を行えます。例えばタスク管理やスケジュール調整など、グループだけで把握しておきたい情報を共有したい場合はグループ共有機能の活用が便利です。

また、グループ共有機能を利用すれば外部との連携にも役立ちます。例えば取引先や社外の関係者とのグループを作れば、外部との連携で起きやすい情報共有の漏れも防げるでしょう。

アップロード機能

社内SNSでは様々なファイルをアップロードする機能も備わっています。メッセージを送りつつ関連する資料を共有したい場合にも便利です。画像やWord・Excelファイルなどに限らず、位置情報のデータが送れるシステムもあります。

またオプションを追加すれば、SFA（営業支援システム）やCRM（顧客関係管理）、別のプロジェクト管理ツールと連携させることも可能です。様々なシステムと連携させることで、関係者全員に現状の課題や対策方法などを共有してフォローにつなげられます。

社内SNSの活用だけで終わらない、あらゆる人事データを統合して分析

社内SNSは組織におけるコミュニケーションのスピード感と活性化を実現できるツールです。社内SNSをうまく活用すれば組織の見える化や離職防止などにも役立ちます。

しかし、社内SNSはコミュニケーションの活性化を目指すツールです。人材の見える化や人材育成、業務の効率化なども目指すなら、タレントマネジメントシステム『タレントパレット』との併用がおすすめです。

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企業で社内SNSを導入するメリット

SNSはコミュニケーションを気軽に図れるツールとして活用されていますが、企業で社内SNSを導入した場合、具体的にどのようなメリットが期待できるのでしょうか？そこで、3つのメリットについてご紹介します。

業務効率の改善に役立つ

チャット機能やグループ共有機能によって、あらゆる情報をスピーディに共有できるのはSNSの大きな魅力です。こうした機能を活用すれば、業務に関連する情報・資料を関係者全員に共有できます。精度の高い情報が素早く共有できれば、その分対応も早くなり業務効率の改善に役立つでしょう。

例えば製品に対してクレームが来てしまった場合、チーム内で素早く情報を共有することで迅速な行動に移せます。またどのように対応したのか、なぜクレームが発生してしまったのかといった情報も社内SNSを通して全体に共有させることで、属人化を防ぎつつ再発防止にもつながるでしょう。業務効率の改善はもちろん、質の高いサービス提供にも良い影響をもたらします。

社内のコミュニケーションが活発になる

社内SNSはグループを作成してチャットすることも可能ですが、よりオープンなコミュニケーションをとることもできます。例えば部署や勤務地が異なっていたとしても、気軽にやり取りすることが可能です。

このような開かれた場は、普段あまり発言しない人でも自身のアイデアや意見を発信しやすくなります。コミュニケーションが活発になれば、部署間や従業員同士で発生するトラブル・行き違いによるミスなども減少するでしょう。

働き方の多様化に適応できる

新型コロナウイルスの感染拡大や働き方改革により、従業員の働き方は大きく変化してきました。特にオフィスに限らず外で仕事をするケースも増えてきています。こうした働き方の多様化にも、社内SNSは適応しやすいのがメリットです。

社外に出ながら仕事をしていると、どうしてもタイムリーな情報を取得しにくいといった問題があります。しかし、社内SNSならマルチデバイスに対応しており、社外からでも簡単にコミュニケーションをとれるでしょう。

企業で社内SNSを導入するデメリット

社内SNSによって企業が得られるものは多いですが、その反面デメリットも存在します。どのようなデメリットが存在しているのか解説していきましょう。

導入や維持のコストが発生する

プライベートで活用しているSNSとは異なり、社内SNSを導入するには初期費用や維持費が必要です。例えばツールの購入や設定にかかる費用、毎月支払う料金などもあります。ツールによって必要な金額や内訳が異なるため、導入する前に必ず確認しておきましょう。

また、複数のツールでコストがどれくらいかかるか比較することも大切です。ただし、コストだけでなく機能面なども考慮しながら比較しましょう。

社内で浸透するのに時間がかかる

社内SNSに限らず、社内に新しいツールを導入する場合には浸透させるまでに多くの時間を要します。既存ツールに慣れている状態ですぐに入れ替えを行ってしまうと、うまく活用できない人が増え、社内SNSの大きな目的である「コミュニケーションの活性化」をクリアできないでしょう。

こうした事態を防ぐためにも、従業員一人ひとりが社内SNSを積極的に利用してもらうために定着まで時間をかける必要があります。また、SNSを使い慣れていない人のために運用時のマニュアルを作成することも重要です。

メールとの使い分けがめんどう

いくら社内SNSを導入しても従業員から利用してもらえない場合もあります。その理由として挙げられるのが、メールとの使い分けがめんどうという問題です。

メールは社内SNSのチャット機能と異なり、一つひとつのやり取りがデータに保存されることから、契約や承諾を得たい場面で活用されます。正式なビジネス文書で記載する必要があるため、作成に手間がかかってしまうこともありますが、根拠となる文書を残しておきたい場合に便利です。

社内SNSは情報共有やちょっとした確認、報告に役立つツールなので、メールのように根拠よりもタイムリー感が重視されます。このような違いから社内SNSとメールを使い分けているところも多いです。しかし、わざわざ別のツールを開く必要があるため、めんどうに感じてしまう従業員も少なくありません。

社内SNSを導入するためのポイント

社内SNSの導入にはデメリットもあることから、うまく導入できないと失敗する恐れもあるでしょう。そこで、社内SNSを導入するためのポイントを解説します。以下の内容を参考にしつつ社内SNS運用の成功を目指しましょう。

ガイドラインやルールを定める

社内SNSを正しく運用するためには、ガイドラインやルールの制定が必要です。ルールがはっきりしていないと、例えばプライベート化につながるような使い方をされてしまい、かえって業務効率の悪化につながる恐れもあります。ガイドラインやルールを制定する際は、SNSにあまり馴染みのない人でも理解できるように作成することが大切です。

また導入前や導入後も定期的にガイドラインやルールを見直し、改善を図りましょう。

導入目的を明確にする

社内SNSを導入する前に、まずは目的と導入することで解消したい問題点を把握することが大切です。現状の把握と問題点の抽出が十分に行われていないと、社内SNSを導入したとしても問題の改善にはつながりません。

また導入目的を社内全体に共有させることで、目的に合った利用を促すことも可能です。「どのように活用するとどんな問題を解消できるのか」が理解できれば、運用もアクティブになりやすいでしょう。

使いやすいシステムを選ぶ

社内SNSにも様々な種類がありますが、選び方として重視したいのが「使いやすさ」です。せっかく社内全体での情報共有にも活用できる社内SNSを運用したとしても、全員が使いこなせていなければ情報共有が漏れるリスクもあります。

そのため、誰もが直感的に操作できる社内SNSを選ぶことが大切です。さらにプライベートでもSNSを利用していない従業員に対して、使い方のサポートを行うことも考慮しておきましょう。

一部の部署からテスト導入する

いきなり社内全体に導入したとしても、従業員全員が使いこなせるとは限りません。また場合によってはトラブルが発生し、十分な運用ができないこともあります。

こうした事態を回避するために、まずはデジタルに馴染みのある部署内でテスト導入からスタートさせましょう。テスト導入によって効果や使いやすさ、ガイダンス・ルールの改善点なども見えてきます。テスト導入から社内SNSが浸透すれば、成功につながるはずです。

まとめ

今回は、社内SNSの導入についてご紹介しました。社内SNSはチャット機能やグループ共有機能、アップロード機能などが搭載されており、素早い情報共有や社内コミュニケーションの活性化にも役立ちます。ただし、導入・維持にコストがかかることや社内に浸透させるまで時間がかかるなどのデメリットもあることから、成功させるためのポイントを押さえながら社内SNSの導入を検討しましょう。

社内SNSを導入する際は、あらゆる人事システムの活用を実現する『タレントパレット』がおすすめです。タレントパレットは時系列で人材データの蓄積が可能で、入社から配属先、活躍までをまとめて見える化できます。

他にも従業員向けにアンケートを作成できるため、社内SNSの導入に関する調査も実施しやすいです。人事管理に関する様々な機能を備えているため、社内SNSとあわせた導入もご検討ください。

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