こんにちは。人事・経営に役立つメディア「タレントマネジメントラボ」を運営する「タレントパレット」事業部編集チームです。

新型コロナウイルス感染症の影響により、ここ数年でリモートワークが浸透しました。リモートワークは、多様な働き方を推進できるメリットがある一方で、コミュニケーション不足になりやすいデメリットもあります。

この記事では、リモートワークにおけるコミュニケーションの課題とその解決策を紹介します。コミュニケーションの問題に悩みがある方は、ぜひ参考にしてください。

リモートワークにおける社内コミュニケーションの実態

令和3年に内閣府が発表した「新型コロナウイルス感染症の影響下における生活意識・行動の変化に関する調査」では、2019年12月に10.3％が全国でリモートワークを実施していると回答しており、2021年10月には32.2％にまで上昇しました。

この調査結果から、新型コロナウイルス感染症の影響により働き方が大きく変化していることがわかります。リモートワーク推進の背景やリモートワークのメリットについては、以下に詳しくまとめていますのであわせてご確認ください。

「リモートワーク」については、こちらの記事をご確認ください。

リモートワークにおける社内コミュニケーションの手段として、多くの企業では複数用意されています。しかし、テレワーク実施者に対するリモートワークのデメリットについての調査では、「社内での気軽な相談・報告が困難」「画面を通じた情報のみによるコミュニケーション不足やストレス」といった結果が上位を占めたことから、社内コミュニケーションについての実態が浮き彫りになりました。

リモートワークにはこうした課題はあるものの、リモートワークの環境を整えることができれば、通勤時間の短縮など生産性を大きく向上することにもつながるでしょう。

「リモートワーク環境」については、こちらの記事をご確認ください。

リモートワークにおける社内コミュニケーション手段

リモートワークにおける社内コミュニケーションの手段としては、どのようなものがあるのでしょうか。ここでは、実際に使われているコミュニケーションツールについて、ご紹介します。

電子メール

電子メールは、リモートワークの浸透以前から、コミュニケーションツールとして使われている代表的なツールです。 ファイルを添付でき、やりとりが文字として残るといった点がメリットとなります。

一方で、メールがきちんと相手に届いているかわからない点や、文字のみのコミュニケーションのため意図が正しく伝わらないといった点がデメリットです。

Web会議システム

Web会議システムは、従来会議室で行っていた会議をリモートワークで行える仕組みのことです。近年ではZOOMやTeamsといったオンライン会議システムを導入する企業が増加しています。

リモートワーク中でも、顔を見ながら会話ができるというメリットがある一方、参加者の通信環境によっては音声や画像の質が悪くなったりといったデメリットがあります。

チャットツール

チャットツールは、社内コミュニケーションの手段として利用が拡大しているツールで、Teams・Slackなどがあります。メールよりも気軽に送ることができ、会話のようにコミュニケーションをとりやすいことがメリットです。

ビジネスチャットツールが好まれる理由は、グループチャットを活用して複数人で情報共有がしやすい点や、既読の確認ができること、スタンプでの返信ができる点があげられます。

リモートワークにおける社内コミュニケーション課題

リモートワークにおいて、社内コミュニケーションのツールは多くの企業で複数用意されています。しかし、実際にリモートワークをしている人は社内コミュニケーションに課題を感じているようです。ここでは、具体的にどのような点に課題があるのかについて解説します。

雑談などの気軽なコミュニケーションが減り、孤独を感じる

前述で紹介した内閣府の調査の通り、リモートワークを実施している人が感じるデメリットの1位は、「社内での気軽な相談・報告が困難」でした。従業員同士が社内で顔を合わせる機会が減り、お互いの状況がわからなくなったことで、孤独を感じてしまう人が増えているのです。

また、社内で雑談する機会が減ったため人間関係がうまく構築できにくくなり、周りから仕事のヒントを得る機会も減っています。特に新入社員や転入者は人間関係が築けてないことから、よりコミュニケーションの機会が減り、孤独を感じやすいようです。

勤務状況が把握しにくい

管理者の立場からすると、部下の業務の進捗が把握しにくい点も課題の一つになります。日々の成果が目に見えにくいリモートワークは、部下の勤務状況や業務の進捗状況を把握することが重要です。期日までに仕事が終わらないリスクや、仕事を進める上でのつまずきや悩みがわかりにくいため、管理者としても適時適切な指導が必要になります。

仮に、リモートワーク中に仕事をサボる従業員がいたとしても、仕事の成果がある程度見えていれば管理者としても気が付きにくいでしょう。リモートワーク中にサボっている従業員への対応については以下の記事で詳しく解説しています。

「リモートワークサボる」については、こちらの記事をご確認ください。

仕事のノウハウやスキルが属人化しやすい

リモートワークは直接仕事のノウハウやスキルを学ぶ機会が減るため、業務が属人化してしまいやすいです。また、周囲の仕事ぶりを見て良いところを取り入れていくことも難しくなります。

特に若手従業員は成長機会が少なくなることも考えられますし、不測の事態が生じた場合に代替できる人材がおらず、事業継続に影響を与えかねないリスクにもつながるので注意が必要です。

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社内コミュニケーションの課題への対策

社内コミュニケーションの課題解決に向けて、企業にできる代表的な対策について解説します。社内コミュニケーションに悩みがある場合は、ぜひ参考にしてみてください。

一日に一度はコミュニケーションの時間をとる

社内コミュニケーションの課題への対策の一つとして、コミュニケーションの時間を毎日とることが有効です。オンライン会議システムを使用し、お互いの顔を見ながら、スケジュールやタスクの共有、進捗の共有業務を進めることで、従業員が孤独を感じにくい環境づくりに役立てることができます。

雑談タイムを設ける

チャットツールをうまく活用して、雑談タイムを設けるのも一つの対策です。その際は、雑談が長引いてしまわないように制限をします。朝の時間や昼休憩などを活用し、雑談しにくい人でも雑談がしやすい環境をつくることが大切です。

定期的なアンケートで行いモチベーションを把握

定期的にエンゲージメントに関するアンケートを実施することで、危険信号を出している従業員をいち早く検知し、対応できるようになります。テレワークなどで働く場所が離れている場合でも、定期的なアンケートによって従業員のモチベーションの変化やメンタル不調にも気づきやすくなるでしょう。

まとめ

リモートワークにおける社内コミュニケーションの課題には、生産性向上につなげるための工夫が必要です。

タレントパレットを活用すれば、定期的なアンケート調査の配信や分析により、リモートワークにおけるモチベーション低下などにいち早く気が付くことができます。最新の人事分析機能をぜひお試しください。

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