こんにちは。人事・経営に役立つメディア「タレントマネジメントラボ」を運営する「タレントパレット」事業部編集チームです。「社員情報が分散していて把握に時間がかかる」「データが整理されていなくて人事施策を検討しにくい」という課題をお持ちの企業は多いのではないでしょうか。
人的資本は、企業経営を行う上で最も重要な資源と言われています。事業継続だけでなく業績アップを図るには、人事情報を素早く的確に把握する必要があります。迅速に企業戦略を実行したり、最適な人材管理を実現したりするには、人事データベースによる情報の一元化が必要です。
本記事では、人材の効率的な管理手段として有用な人事データベースについて解説します。活用によって達成できる目標や導入時の注意点を紹介するので、人事データベースの導入を検討中の方は、ぜひ最後までお読みください。
社員データの集約・見える化に役立つシステムの詳しい情報はこちら
人的資本時代におけるデータドリブン人事戦略 ～先進企業と語る、企業が見据えるべき人的資本経営の未来～
人事データベースとは人材情報を集積した管理ツール
人事データベースとは、社員情報をデータとして蓄積し、可視化したものです。例えば、以下のような社員情報を管理できます。
- 基本情報
- 異動
- 資格取得状況
- 人事評価の結果
- 素質（タレント）
人事データベースを構築すると、どのような社員が所属しているのか把握しやすくなります。社員情報の一元管理により、適切な人材配置や人事評価につなげられるでしょう。
人事データベースの活用で達成できる3つの目標
ここでは、人事データベースの活用で達成できる3つの目標を紹介します。
- 人事管理業務の負担軽減・業務効率化
- 適切な人事評価による社員のモチベーション向上
- 勤怠の乱れ・離職の防止
人事データベースを導入する際には、解決すべき課題を明確にすることが重要です。課題を明確にした上で、人事データベースの活用が解決に役立つか検討してみましょう。
人事管理業務の負担軽減・業務効率化
人事データベースを導入することにより、人材管理業務の負担軽減・業務効率化が可能です。社員情報が集約されているので、担当者同士で簡単にデータを共有できます。人事データベース内で検索すれば、簡単に社員のスキルや経歴を確認できるので、迅速にプロジェクトに採用する人材を抽出可能です。
反対に、社員情報が紙やExcelなどあらゆる場所に点在していると、データをまとめるのに時間がかかってしまいます。確認に時間を要する分、新規プロジェクトのメンバーの検討も遅れ、プロジェクトのスタートを先延ばしにすることになるでしょう。
人事データベースを活用すれば、社員情報の管理負担軽減・効率化が実現します。人事情報をまとめる必要がなくなるので、時間や労力をコア業務にあてられるようになるでしょう。
適切な人事評価による社員のモチベーション向上
人事データベースを構築すると、蓄積されたデータを基にして適切な人事評価が行えるようになります。人事部の経験と感覚だけで判断することがなくなるので、社員に納得してもらいやすいでしょう。キャリアアップや昇給に関わる項目を明確にして適切に評価すれば、社員は自身の課題を把握できます。
課題解決により確実に評価されると認識してもらうことで、社員のモチベーション向上が期待できます。
反対に、社員が「適切に評価されていない」と不満を抱えるようでは、モチベーションだけでなく生産性の低下も招くでしょう。生産性の向上のためにも、人事データのきめ細やかな把握が大切です。人事データベースを活用すれば情報を一元管理できるので、社員の評価を多面的に考えられます。納得してもらえる人事評価を行い、社員のモチベーション向上を目指しましょう。
モチベーション向上に有効な施策とは？重要性や低下する原因、測定方法なども解説
勤怠の乱れ・離職の防止
人事データベースを構築し、情報を一元管理できるようになると、離職の防止にも役立てられます。例えば、社員データの蓄積により勤怠の乱れが把握できます。勤怠の乱れは、体調不良やモチベーション低下など、社員が何らかの問題を抱えているサインです。
蓄積したデータを確認し、問題を抱えていそうな社員にアプローチすることで、社員の状況を把握可能です。社員が離職を考えている場合、早期に対応することで会社に残ってもらえる可能性が高まります。
人事データベースの活用は、離職の兆候がある社員を把握するのに有用な手段となります。少子高齢化に伴い、労働力人口が減少しているので、既存の社員に長く働いてもらえる組織づくりが重要です。人手不足を解消したいと考えている方は、人事データベースの導入を検討しましょう。
離職を検知する7つのアプローチとは？データ活用により離職防止を実現
人事データベースに必要となる6項目
ここでは、人事データベースを活用するために必要となる項目を6つ紹介します。
- 基礎データ
- 職務データ
- 労務データ
- 人事評価データ
- スキル・資格データ
- キャリア希望データ
人事データベースを構築するなら、必要な項目を把握しておくことが大切です。評価や異動などの判断材料となる重要なデータなので、導入前に確認しましょう。
基礎データ
社員の基礎データは、人事データベースの構築に必須です。きちんと整理しておかなければ、社員情報の検索や抽出が難しくなる恐れがあります。基礎データとして蓄積する情報は、以下の通りです。
- 氏名
- 年齢
- 学歴
- 採用区分
- 入社日
- 家族情報
- 勤務地
基礎データは、社員の属性に応じた人材配置などを実現するのに必要な情報です。所属している間にデータを更新することがあるので、速やかに情報共有できるシステムを導入しましょう。
職務データ
職務データは、以下のような各社員の業務情報です。
- 所属部署
- 役職
- 等級
- 資格等級
- 現在担当している仕事内容
- 目標やミッション
各社員の職務内容は、チームや所属部門の中ではわかっていても、人事担当者や経営層が把握できていない場合があるでしょう。職務データを登録することで、人事担当者や経営層がいつでも確認できるようになります。情報共有の手間が省けるだけでなく、管理部門が確認できるようにしておくことで、業務効率化のための施策を検討しやすくなるでしょう。
労務データ
労務データは、社員の勤怠や給与などの情報で、以下のような項目が該当します。
- 勤務時間
- 残業時間
- 有給取得日数
- 育休取得日数
- 給与
- 福利厚生
近年では、労働に関する問題が注目されている背景もあり、コンプライアンスに基づいた社員の労務管理体制の整備が求められています。労務データを人事データベースに一貫して登録しておくことで、残業時間や有給休暇取得率を分析可能です。社員の待遇改善を検討するのに必要な情報なので、人事データベースを活用して瞬時に確認できる体制を整えましょう。
人事評価データ
人事評価データは、以下のような社員の評価に関わる情報です。
- 評価内容
- 評価者名
- 評価時期
- 評価点数・ランク
適切な人事評価を行うには、経験や感覚に頼るのではなく、データを基に判断する必要があります。人事データベースに社員の業績や能力を登録しておけば、複数の情報を掛け合わせて評価できます。履歴も確認できるので、人事担当者が変わっても社員に対して評価の根拠を説明することが可能です。
人事評価システムとは？導入するメリットや自社に適したツールの選び方を解説
スキル・資格データ
社員が保有している資格やスキルも、人事データベースで管理できます。社員が保有している資格や、スキルのレベルも登録することで、より細やかな人材の分析が可能になるでしょう。自社の優秀な社員が保有している資格やスキルがわかるため、人材育成や採用業務に活かせます。
また、部署に必要なスキルを保有している社員も検索できるようになります。スキルや資格を把握しておけば、適切に社員を配置できるだけでなく、人材発掘・育成計画立案などにも活用できるでしょう。
キャリア希望データ
社員のキャリア希望プランをデータベースに残し、モチベーションや希望する業務などを把握しましょう。次世代リーダーや管理職候補を選抜する際に、社員の意向を把握したり、意思決定に活かしたりできます。
人事データベースの構築方法2選
人事データベースの準備として、自社で構築するだけでなくシステムを活用する方法があります。ここでは、方法別に特徴やメリット・デメリットを解説します。人事データベースの構築を検討中の方は、事前に確認しておきましょう。
自社で構築する
社員の情報は、Microsoft ExcelやMicrosoft Office Accessなどのオフィス系ソフトで管理できます。
自社で構築するメリット
自社で日常的に活用しているなら、低コストで導入可能です。オフィス系ソフトを使い慣れている社員がいれば、簡単に構築できるでしょう。
自社で構築するデメリット
一方で、以下のようなデメリットがあります。
- セキュリティ対策できない
- 管理できるデータ量に限界がある
- 情報収集に時間がかかる
社員の個人情報を管理するのに、オフィス系ソフトではセキュリティ対策ができないのが難点です。管理できるデータ量に限界があるので、社員数の多い企業には向いていないでしょう。また、情報を複数のファイルに分散させると、必要な情報を探すのに時間がかかってしまいます。セキュリティ面や自社の規模を考慮した上で、問題なく管理できそうなら、オフィス系ソフトを利用しましょう。
人事システムを導入する
人事システムとは、社員の情報を一元管理できるシステムです。
人事システムを導入するメリット
導入するメリットは、以下の通りです。
- 膨大な人事データを一元管理できる
- 人員配置を最適化しやすい
- 人事管理の業務効率化ができる
- 人事データの分析がしやすくなる
人事システムを導入するデメリット
デメリットとしては、システムの導入の手間がかかることが挙げられます。人事システムでは、取り扱う情報が非常に多いため、初期設定に時間がかかります。特にITシステムに慣れていない企業は、導入サポートがしっかりしているところを選択するとよいでしょう。
また、自社で構築する場合よりも導入や運用にコストがかかります。人事システムを導入するなら、自社の解決したい人事課題を明確にし、導入・運用コストに見合っているか検討することが大切です。
人事システムの種類
人事システムには、さまざまな種類があります。例えば、オンプレミス型やクラウド型があります。オンプレミス型は、社内に専用サーバーを導入し、自社でシステムを構築・運用するタイプです。一方で、クラウド型はインターネット上でベンダーが用意したサーバーを用いてシステムを利用します。システムによって備わっている機能も異なるので、自社の課題を解決できるものを選択することが大切です。
人事データの分析について詳しく知りたい方は、別記事「人事データ分析」をあわせてご確認ください。
人事データ分析とは？注目される背景やメリット、課題、手順なども詳しく解説
人事システムの選び方
人事システムを自社に導入する場合は、予算や機能、拡張性などを加味しましょう。ここでは、導入時にチェックすべき4つの項目について解説します。
予算内におさまるか
人事システムは、無料のものから有料のものまで、さまざまです。有料のものは、初期費用と保守費用・利用料がかかり、機能や登録人数、オンプレミス型かクラウド型かなどにより、金額の幅も大きく異なります。導入と運用のコストをはかりにかけ、予算内に収まるかを人事システムを選ぶ基準の1つにしましょう。
操作性に優れているか
画面が見やすいか、初心者でも客観的に操作できるか、操作性に優れているかも、人事システムを選ぶ基準になります。ユーザビリティの低いシステムは、定着しにくく、ただデータを入れておくだけの箱になりかねません。無料トライアルが提供されている場合は、活用し操作性をチェックしましょう。
拡張性に優れているか
人事システムを利用しているうちに、初期よりもデータを増やしたり、新しいデータを取得したりしたいと考えることもあるでしょう。データを増やせない人事システムでは、持ち腐れ状態となってしまいます。将来的な事業拡大や組織変更に備え、拡張性に優れた人事システムを選びましょう。
サポート体制が充実しているか
企業によって、雇用形態や賞与体系などは異なります。人事データは、これらの独自事情も加味しなければならないため、導入時に設定が複雑です。人事データベースを扱う担当者の知識量やスキルを踏まえて、サポート体制が十分な人事システムを選びましょう。導入時のトレーニングや設定支援、運用中のトラブル対応があるかなど、どれだけのサポートが受けられるかをチェックします。
人事データベース導入時の4つの注意点
人事データベースの利用には業務負担の軽減などのメリットがありますが、導入前に知っておきたい注意点もあります。ここでは、人事データベース導入時に注意したい点を4つ紹介します。
- データの利用目的を明確にする
- 収集するデータを社員に共有する
- セキュリティ対策機能が充分か確認する
- 業務負担の軽減やコスト削減など段階的に導入する
人事情報は社員の個人情報となる大切なデータのため、リスクや問題点をよく把握した上で導入を検討しましょう。
データの利用目的を明確にする
人事データベースを作成する際は、データの利用目的を明らかにすることが大切です。利用目的を明確にしておかなければ、機能を有効活用できない恐れがあります。利用目的を明確にすることで、必要な機能や収集すべきデータが明らかになるでしょう。経営層と実際にデータを活用する現場の意見をすり合わせ、利用目的を明確にすることが大切です。
収集するデータを社員に共有する
人事データベースを導入すると、収集した情報を関係部署で共有した上で、分析できます。しかし、人事情報は社員の個人情報のため、社内で適切に管理する必要があります。収集したデータの共有・分析を行う際には、人事データベースの閲覧権限について、しっかりと協議を行いましょう。データの閲覧・利用範囲を定め、共有できる人を制限することが大切です。
セキュリティ対策機能が充分か確認する
人事データベースは自社の重要な人材情報を保存・管理します。万が一、重要な人事情報の漏えいが起きてしまった際は、大きな損害が生じます。セキュリティの事故を避けるためには、導入前のリスク検討や対策が必要です。セキュリティ対策の例として、以下が考えられます。
- 人事データを管理しているファイル・システムへのアクセス権限を絞る
- 自社で利用しているパソコンにセキュリティソフトを導入する
- システムにアクセスできる経路を限定する
- 定期的なセキュリティ研修により社員のITリテラシー向上を図る
しっかりとしたセキュリティ対策を行い、未然にトラブルを防ぎましょう。
業務負担の軽減やコスト削減など段階的に導入する
人事データベースは、さまざまな人材データを一元管理できる際に有用ですが、ツールにすぎません。人事情報は多種多様で、いきなり全ての課題を網羅することは難しい場合があります。業務負担の軽減やコスト削減など、何が達成できるとゴールなのかを明確にし、段階的な導入を検討できるとよいでしょう。
特定の課題解決に絞り込み、少数の部署からスモールスタートすることで、少しずつ効果を実感できます。効果的な運用方法が確立できたタイミングで、拡大していくとよいでしょう。
人事データベースを構築するコツ
人事データベースを構築するコツを知ることで、効率化が進み、トラブルの防止にも役立ちます。以下の3つを意識して、人事データベースを構築しましょう。
- 多くのデータを入れる
- データベースの拡張性を高める
- 運用ルールを明確にする
多くのデータを入れる
社員データはできる限り、さまざまな情報を入れておきましょう。さまざまな情報から多角的な人事判断ができるため、データが多ければ多いほど、有効活用できます。収集したデータを分析し、社員の働きやすさや効果的な人材計画の実現につなげましょう。
データベースの拡張性を高める
入れたいデータが増えたり、新しいデータを取得したりする際に対応できるよう、拡張性が高いデータベースを構築しましょう。その際、最初から大掛かりなデータベースを構築しようとすると、時間も手間もかかります。
まずは、小規模なデータベースで始め、徐々に機能を拡張していきましょう。これにより、トラブルや混乱の発生を抑制できます。
運用ルールを明確にする
人事データベースを構築したら、以下に関する運用ルールを決めておきましょう。
- データの入れ方
- データの出力の仕方
- データベースへのアクセス方法
また、人事データベースには、個人情報が大量に蓄積されています。管理を誤ると、重大な事件やトラブルに発展しかねません。情報漏洩や悪用を防ぐために、アクセス権限や閲覧制限を設けることも視野に入れましょう。
人事データベースを構築する手順
人事データベースを構築する手順を4つのステップに分けて解説します。
導入目的、要件をまとめる
まず、人事データベースの構築・運用の目的を明確にしましょう。目的によって、必要な機能・入力すべきデータが変わるためです。これにより、自社にとって必要な人事データベースの「形」が明確になり、システムの形骸化を防止できます。あわせて、データの閲覧・更新のほか、検索機能など要件も整理しておきましょう。
必要なデータベース項目を選定する
導入目的を達成するために必要なデータベース項目を洗い出しましょう。例えば、業務効率化や生産性向上の目的で利用するのであれば、人事情報や労務、給与情報などのデータが必要です。戦略的な人材配置や育成を目的とする場合は、社員のスキルや実績のデータが重要です。
データベースツールを検討する
自社で必要とする項目や機能を明確にした後、具体的に利用するデータベースツールを選定します。現状の課題・目指したいゴール・最低限必要な機能をまとめ、導入目的に合ったツールの導入を検討しましょう。
データの収集、更新方法を決める
自社が必要とする人事データベースの項目に沿ってデータを収集します。収集したデータは、最新情報にスムーズにアクセスできるよう、定期的な更新が必要です。最新の情報が取得できない場合、人材育成や人材配置に失敗する恐れが高まります。情報更新のタイミングや担当者を事前に決めておくとよいでしょう。あわせて、収集する情報や運用ルールを定期的に見直すことも有用です。
人事データベースの構築にはタレントパレットの離職防止ツールがおすすめ
人事データベースの構築には、人材データを時系列で蓄積し、入社・配属・活躍を見える化する、タレントパレットの離職防止ツールがおすすめです。経歴や適性、評価などのあらゆる人材データをワンクリックで確認できるうえ、役職やスキルなど様々な条件で人材検索ができます。また、離職した社員の適性や過去の面談記録、アンケートでの発言、残業時間やモチベーションなどのデータから、離職アラートを発している社員の発見も速やかです。これにより、上長や人事部門は早期にアクションを起こせるため、社員の離職を未然に防ぐ効果が期待できます。
離職を検知する7つのアプローチとは？データ活用により離職防止を実現
人事データベースを導入した事例
人事データベースを活用した事例を2つ紹介します。
株式会社ニトリホールディングス
株式会社ニトリホールディングスでは、掲げる経営戦略を実現するために、3年に一度配置換えをし、社員一人ひとりが多彩な経験をすることに重きを置いています。そのために、「タレントパレット」を用いたデータ管理を実施したことで、研修履歴や適性、経験などのデータをもとに経営の要請に沿った異動を起案できるようになりました。
今後は、ツールを活用したデータ分析をしたり、テキストマイニング機能を使い社員の声を見える化したりすることで、社員の特徴やデータに基づいた人員配置をする取り組みを進めています。
経営戦略実現に向けタレントパレットを導入 多数精鋭組織を育成するニトリHDの構想とは
株式会社大西
流通事業をグループ展開する株式会社大西では、創業90周年を迎えた2021年に経営理念と人事制度を刷新しました。抜本的な改革により、人事制度で明らかになった課題を解決するために導入されたのが「タレントパレット」です。
「人材データベース」「人事考課」「キャリア開発・人材育成」「採用管理」「アンケート」の5つの機能を組み合わせて運用することで、人事データの共有や活用を促進できるようになり、戦略的な人事施策が実現しました。今後は、ダッシュボードを活用し、人員構成分布や入社・退職の状況、賃金水準、勤怠データなどを可視化、分析を目指しています。
まとめ：人事データベース活用でタレントマネジメントを効率的に
人事データベースは社員のさまざまな人材情報をデータとして蓄積します。データを一元管理することで、組織の横断的な人事配置や人材開発が可能です。より効果的に人事データを活用・分析・可視化し、把握しやすくするためには「タレントマネジメントシステム」の導入がおすすめです。
弊社が提供するタレントパレットは、社員の基本データだけでなく、業務評価や労務情報などを管理できるタレントマネジメントシステムです。採用、育成、配置、離職防止から経営の意思決定支援までワンプラットフォームで実現します。大手企業への導入実績が豊富で、弊社には、2,000社を超える企業にサービス提供した実績があります。
セキュリティ基準の高い金融業界をはじめ、さまざまな企業の機密性の高いデータを管理しています。人事データベースの導入を検討されている方は、ぜひタレントパレットをご検討ください。
