こんにちは。人事・経営に役立つメディア「タレントマネジメントラボ」を運営する「タレントパレット」事業部編集チームです。
「社員情報が分散していて把握に時間がかかる」「データが整理されていなくて人事施策を検討しにくい」という課題をお持ちの企業は多いのではないでしょうか。
人的資本は、企業経営を行う上で最も重要な資源と言われています。事業継続だけでなく業績アップを図るには、人事情報を素早く的確に把握する必要があります。迅速に企業戦略を実行したり、最適な人材管理を実現したりするには、人事データベースによる情報の一元化が必要です。
本記事では、人材の効率的な管理手段として有用な人事データベースについて解説します。活用によって達成できる目標や導入時の注意点を紹介するので、人事データベースの導入を検討中の方は、ぜひ最後までお読みください。
人事データベースとは人材情報を集積した管理ツール
人事データベースとは、社員情報をデータとして蓄積し、可視化したものです。例えば、以下のような社員情報を管理できます。
- 基本情報
- 異動
- 資格取得状況
- 人事評価の結果
- 素質（タレント）
人事データベースを構築すると、どのような社員が所属しているのか把握しやすくなります。社員情報の一元管理により、適切な人材配置や人事評価につなげられるでしょう。
人事データベースの活用で達成できる3つの目標
ここでは、人事データベースの活用で達成できる3つの目標を紹介します。
- 人事管理業務の負担軽減
- 社員のモチベーション向上
- 離職の防止
人事データベースを導入する際には、解決すべき課題を明確にすることが重要です。課題を明確にした上で、人事データベースの活用が解決に役立つか検討してみましょう。
人事管理業務の負担軽減
人事データベースを導入することにより、人材管理業務の負担軽減が可能です。社員情報が集約されているので、担当者同士で簡単にデータを共有できます。人事データベース内で検索すれば、簡単に社員のスキルや経歴を確認できるので、迅速にプロジェクトに採用する人材を抽出可能です。
反対に、社員情報が紙やExcelなどあらゆる場所に点在していると、データをまとめるのに時間がかかってしまいます。確認に時間を要する分、新規プロジェクトのメンバーの検討も遅れ、プロジェクトのスタートを先延ばしにすることになるでしょう。
人事データベースを活用すれば、社員情報の管理負担軽減・効率化が実現します。人事情報をまとめる必要がなくなるので、時間や労力をコア業務にあてられるようになるでしょう。
社員のモチベーション向上
人事データベースを構築すると、蓄積されたデータを基にして正当な人事評価が行えるようになります。人事部の経験と感覚だけで判断することがなくなるので、社員に納得してもらいやすいでしょう。キャリアアップや昇給に関わる項目を明確にして正当に評価すれば、社員は自身の課題を把握できます。課題解決により確実に評価されると認識してもらうことで、社員のモチベーション向上が期待できます。
反対に、社員が「適切に評価されていない」と不満を抱えるようでは、モチベーションだけでなく生産性の低下も招くでしょう。生産性の向上のためにも、人事データのきめ細やかな把握が大切です。人事データベースを活用すれば情報を一元管理できるので、社員の評価を多面的に考えられます。納得してもらえる人事評価を行い、社員のモチベーション向上を目指しましょう。
離職の防止
人事データベースを構築し、情報を一元管理できるようになると、離職の防止にも役立てられます。例えば、社員データの蓄積により勤怠の乱れが把握できます。勤怠の乱れは、体調不良やモチベーション低下など、社員がなんらかの問題を抱えているサインです。
蓄積したデータを確認し、問題を抱えていそうな社員にアプローチすることで、社員の状況を把握可能です。社員が離職を考えている場合、早期に対応することで会社に残ってもらえる可能性が高まります。
人事データベースの活用は、離職の兆候がある社員を把握するのに有用な手段となります。少子高齢化に伴い、労働力人口が減少しているので、既存の社員に長く働いてもらえる組織づくりが重要です。人手不足を解消したいと考えている方は、人事データベースの導入を検討しましょう。
人事データベースに必須の5項目
ここでは、人事データベースを活用するために必要となる項目を5つ紹介します。
- 基礎データ
- 職務データ
- 労務データ
- 人事評価データ
- スキル・資格データ
人事データベースを構築するなら、必要な項目を把握しておくことが大切です。評価や異動などの判断材料となる重要なデータなので、導入前に確認しましょう。
基礎データ
社員の基礎データは、人事データベースの構築に必須です。きちんと整理しておかなければ、社員情報の検索や抽出が難しくなる恐れがあります。基礎データとして蓄積する情報は、以下の通りです。
- 氏名
- 年齢
- 学歴
- 採用区分
- 入社日
- 家族情報
- 勤務地
基礎データは、社員の属性に応じた人材配置などを実現するのに必要な情報です。所属している間にデータを更新することがあるので、速やかに情報共有できるシステムを導入しましょう。
職務データ
職務データは、以下のような各社員の業務情報です。
- 所属部署
- 役職
- 等級
- 資格等級
- 現在担当している仕事内容
- 目標やミッション
各社員の職務内容は、チームや所属部門の中ではわかっていても、人事担当者や経営層が把握できていない場合があるでしょう。職務データを登録することで、人事担当者や経営層がいつでも確認できるようになります。情報共有の手間が省けるだけでなく、管理部門が確認できるようにしておくことで、業務効率化のための施策を検討しやすくなるでしょう。
労務データ
労務データは、社員の勤怠や給与などの情報で、以下のような項目が該当します。
- 勤務時間
- 残業時間
- 有給取得日数
- 育休取得日数
- 給与
- 福利厚生
近年では、労働に関する問題が注目されている背景もあり、コンプライアンスに基づいた社員の労務管理体制の整備が求められています。労務データを人事データベースに一貫して登録しておくことで、残業時間や有給休暇取得率を分析可能です。社員の待遇改善を検討するのに必要な情報なので、人事データベースを活用して瞬時に確認できる体制を整えましょう。
人事評価データ
人事評価データは、以下のような社員の評価に関わる情報です。
- 評価内容
- 評価者名
- 評価時期
- 評価点数・ランク
正当な人事評価を行うには、経験や感覚に頼るのではなく、データを基に判断する必要があります。人事データベースに社員の業績や能力を登録しておけば、複数の情報を掛け合わせて評価できます。履歴も確認できるので、人事担当者が変わっても社員に対して評価の根拠を説明することが可能です。
スキル・資格データ
社員が保有している資格やスキルも、人事データベースで管理できます。社員が保有している資格や、スキルのレベルも登録することで、より細やかな人材の分析が可能になるでしょう。自社の優秀な社員が保有している資格やスキルがわかるため、人材育成や採用業務に活かせます。
また、部署に必要なスキルを保有している社員も検索できるようになります。スキルや資格を把握しておけば、適切に社員を配置できるだけでなく、人材発掘・育成計画立案などにも活用できるでしょう。
人事データベースの構築方法2選
人事データベースの準備として、自社で構築するだけでなくシステムを活用する方法があります。ここでは、方法別に特徴やメリット・デメリットを解説します。人事データベースの構築を検討中の方は、事前に確認しておきましょう。
自社で構築する
社員の情報は、Microsoft ExcelやMicrosoft Office Accessなどのオフィス系ソフトで管理できます。自社で日常的に活用しているなら、低コストで導入可能です。オフィス系ソフトを使い慣れている社員がいれば、簡単に構築できるでしょう。一方で、以下のようなデメリットがあります。
- セキュリティ対策できない
- 管理できるデータ量に限界がある
- 情報収集に時間がかかる
社員の個人情報を管理するのに、オフィス系ソフトではセキュリティ対策ができないのが難点です。管理できるデータ量に限界があるので、社員数の多い企業には向いていないでしょう。また、情報を複数のファイルに分散させると、必要な情報を探すのに時間がかかってしまいます。セキュリティ面や自社の規模を考慮した上で、問題なく管理できそうなら、オフィス系ソフトを利用しましょう。
人事システムを導入する
人事システムとは、社員の情報を一元管理できるシステムです。導入するメリットは、以下の通りです。
- 膨大な人事データを一元管理できる
- 人員配置を最適化しやすい
- 人事管理の業務効率化ができる
- 人事データの分析がしやすくなる
デメリットとしては、システムの導入の手間がかかることが挙げられます。人事システムでは、取り扱う情報が非常に多いため、初期設定に時間がかかります。特にITシステムを使い慣れていない企業は、導入サポートがしっかりしているところを選択すると良いでしょう。
また、自社で構築する場合よりも導入や運用にコストがかかります。人事システムを導入するなら、自社の解決したい人事課題を明確にし、導入・運用コストに見合っているか検討することが大切です。
人事システムには、さまざまな種類があります。例えば、オンプレミス型やクラウド型があります。オンプレミス型は、社内に専用サーバーを導入し、自社でシステムを構築・運用するタイプです。一方で、クラウド型はインターネット上でベンダーが用意したサーバーを用いてシステムを利用します。システムによって備わっている機能も異なるので、自社の課題を解決できるものを選択することが大切です。
人事データの分析について詳しく知りたい方は、別記事「人事データ分析」をあわせてご確認ください。
人事データベース導入時の4つの注意点
人事データベースの利用には業務負担の軽減などのメリットがありますが、導入前に知っておきたい注意点もあります。ここでは、人事データベース導入時に注意したい点を4つ紹介します。
- データの利用目的を明確にする
- 収集するデータを社員に共有する
- セキュリティ対策をする
- 段階的に導入する
人事情報は社員の個人情報となる大切なデータのため、リスクや問題点をよく把握した上で導入を検討しましょう。
データの利用目的を明確にする
人事データベースを作成する際は、データの利用目的を明らかにすることが大切です。利用目的を明確にしておかなければ、機能を有効活用できない恐れがあります。利用目的を明確にすることで、必要な機能や収集すべきデータが明らかになるでしょう。経営層と実際にデータを活用する現場の意見をすり合わせ、利用目的を明確にすることが大切です。
収集するデータを社員に共有する
人事データベースを導入すると、収集した情報を関係部署で共有した上で、分析できます。しかし、人事情報は社員の個人情報のため、社内で適切に管理する必要があります。収集したデータの共有・分析を行う際には、人事データベースの閲覧権限について、しっかりと協議を行いましょう。データの閲覧・利用範囲を定め、共有できる人を制限することが大切です。
セキュリティ対策をする
人事データベースは自社の重要な人材情報を保存・管理します。万が一、重要な人事情報の漏えいが起きてしまった際は、大きな損害が生じます。セキュリティの事故を避けるためには、導入前のリスク検討や対策が必要です。セキュリティ対策の例として、以下が考えられます。
- 人事データを管理しているファイル・システムへのアクセス権限を絞る
- 自社で利用しているパソコンにセキュリティソフトを導入する
- システムにアクセスできる経路を限定する
- 定期的なセキュリティ研修により社員のITリテラシー向上を図る
しっかりとしたセキュリティ対策を行い、未然にトラブルを防ぎましょう。
段階的に導入する
人事データベースは、さまざまな人材データを一元管理できる際に有用ですが、ツールにすぎません。人事情報は多種多様で、いきなり全ての課題を網羅することは難しい場合があります。業務負担の軽減やコスト削減など、何が達成できるとゴールなのかを明確にし、段階的な導入を検討できると良いでしょう。
特定の課題解決に絞り込み、少数の部署からスモールスタートすることで、少しずつ効果を実感できます。効果的な運用方法が確立できたタイミングで、拡大していくと良いでしょう。
人事データベースのまとめ
人事データベースは社員のさまざまな人材情報をデータとして蓄積します。データを一元管理することで、組織の横断的な人事配置や人材開発が可能です。より効果的に人事データを活用・分析・可視化し、把握しやすくするためには「タレントマネジメントシステム」の導入がおすすめです。
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