こんにちは。人事・経営に役立つメディア「タレントマネジメントラボ」を運営する「タレントパレット」事業部編集チームです。
業務改善は、企業の生産性を高めるために不可欠です。しかし、効果的な改善方法がわからずお悩みの方も多いのではないでしょうか。
この記事では業務改善の成功事例を紹介するので、ぜひ参考にしてください。
業務改善とは？
業務改善とは業務上の課題を見つけて解決し、生産性を高めることです。
業務改善を行うことで、コスト削減や品質向上、業務効率化などさまざまなメリットを得られます。企業の利益向上だけでなく、従業員のモチベーションアップや離職率低下にもつながるでしょう。
労働人口の減少や働き方改革に対応するためには、効果的な業務改善を行うことが重要です。
業務改善を効果的に進める手法
場当たり的な改善を行っても、期待する効果は得られません。そこで、業務改善を効果的に進めるための手法を5つ紹介します。
仕事の可視化
業務プロセスを可視化することで問題の原因が明確になり、改善すべきポイントを洗い出すことができます。具体的には、作業の手順や各プロセスのつながりをフロー図にまとめると良いでしょう。
可視化した仕事をマニュアルにして標準化すれば、業務品質の安定や属人性の解消に役立ちます。
業務の効率化
業務を可視化できたら、「ムリ・ムダ・ムラ」をなくすことで業務効率化を図りましょう。
- ムリ：過度な負担がかかっている状態
- ムダ：時間や人材を必要以上に投下している状態
- ムラ：仕事量の負担や成果に偏りがある状態
業務効率化の手段には、DX化やITツールの導入などがあります。
業務にかかる時間を短縮できれば、新たな取り組みを行う余裕が生まれ、生産性向上につながります。
アウトソースの活用
事務作業や電話対応などを外部にアウトソースすることで、コア業務に集中できるようになります。
BPOサービスを活用すると、専門的なスキルやノウハウを持つ業者に業務プロセスの一部を委託できます。人材教育などのコストを抑えつつ、内製よりも高い品質・成果が期待できるでしょう。
社内制度の見直し
より効率的に生産性を高めるためには、社内制度から見直す必要があります。例えば「改善提案制度」を導入すると、従業員が主体的に改善活動に取り組めるようになります。
多様な働き方に対応できる制度を整えれば、育児や介護など時間制限がある従業員の生産性向上にもつながるでしょう。
人事制度の改革
適切な人材配置や評価を行うことで、従業員一人ひとりが最大限の能力を発揮できるようになります。
例えば、「タレントマネジメント」という人材マネジメントの手法があります。これは、従業員のスキルや経験といった人材情報を採用や配置、育成に活かすことで企業の成長を促すものです。
人事制度によって従業員満足度が高まれば、生産性の向上や離職率の低下が期待できます。
業務改善の成功事例10選
ここまで解説した5つの手法に沿って、業務改善の具体的な成功事例を紹介します。
仕事の可視化による改善事例
仕事を可視化することで生産性が向上した事例です。
事例1：業務可視化ツールの導入
事務機器メーカーがテレワークを実施するにあたり、労働状況の把握が難しい、情報漏洩リスクが高まるといった問題を抱えていました。
業務可視化ツールを導入することで労働状況を正確に把握できるようになり、ムダな長時間労働を抑制できました。さらに暗号化機能を全社で一元管理することで、PCの盗難や紛失による情報漏洩リスクも抑えられました。
事例2：マニュアルの整備
総合商社がマニュアル作成システムを導入して、業務改善を行った事例です。古くからの習慣が残り、社内業務が属人化しているという課題がありました。
文字ベースの手順書から画像を使用したマニュアルに変更したことで、社内の問い合わせ件数が8割減少。従業員の理解度向上・業務の均一化につながり、より効率的でスムーズな業務体制が実現しました。
業務効率化による改善事例
ITシステムの導入によって、業務を効率化できた事例です。
事例3：RPA活用による事務作業の自動化
クレジットカード会社がRPAを活用して、全社的な業務自動化・生産性向上に取り組みました。RPAとは、ロボットによる業務の自動化のことです。
IT部門にシステム開発を依頼するとスピードが遅くなると考え、業務を担当している部署が自らロボットを作れるシステムを導入。1年未満で、年間換算2万4,000時間の業務削減に成功しました。時間を削減できただけでなく、事務作業の人的ミス抑制にもつながっています。
事例4：ITツールの導入
プラスチック製品製造会社は、機械の稼働率が低いことが原因で債務超過に陥りました。
そこでIoTを活用した新生産管理システムを導入したところ、効率的に作業を行えるようになり、債務超過の解消に成功。業務の効率化によって生まれた時間を利用して、新たな営業活動にも取り組んでいます。
アウトソースの活用による改善事例
アウトソースを活用して業務の標準化に成功した事例です。
事例5：BPOの導入による作業標準化
医療機器メーカーでは、営業へのサポートが充実している部署とそうでない部署の差が大きいことが課題でした。そこでBPOと呼ばれる業務委託サービスを導入して、業務を標準化。共通のマニュアルを作成することで、サポートのレベルを一定に保つことができました。アウトソースだからといって専門業者に一任せず、BPOスタッフと密なコミュニケーションを取りながら業務改善を続けた結果です。
社内制度の見直しによる改善事例
社内制度の見直しで、生産性向上や働き方改革を推進できた事例です。
事例6：テレワークの導入
生命保険会社が、働き方改革を促進するためにテレワークを導入。目的は育児や介護など、時間の制約のある従業員が効率的に働ける環境を整えることでした。
適切なマネジメントによって全従業員の働きやすさが向上し、生産性が高まりました。採用活動にも良い影響が出ており、優秀な人材の確保にもつながっています。
事例7：改善提案制度の導入
金属加工業の会社は労働時間に対する不満が高まり、離職者が増えていることが課題でした。「カイゼンカード」を利用した提案制度を導入することで、業務効率化に成功。
従業員が主体的に改善活動を続けたことで、生産現場の作業時間が減少しました。残業時間は制度導入の前の約半分になり、従業員の定着率も上がっています。
人事制度の改革による改善事例
人事制度を改革することで、生産性が向上した事例です。
事例8：キャリアアップサポートの実施
銀行がキャリアアップサポートを実施したことで、従業員それぞれのキャリア観やライフスタイルに応じたキャリア形成が可能になった事例です。この銀行では「従業員一人ひとりの成長が、企業の成長につながる」という人事ビジョンを掲げていました。
キャリアアップを支援するために、さまざまな機会を提供しています。また、柔軟な働き方に対応することで女性管理職も増加しました。
事例9：人事評価制度の改革
フリマサービス業が人事評価制度を改善することで多様な人材のチャレンジを促し、成長を続けています。
これまでの絶対評価を一新して、独自のグレードを基準とした「成果評価」と「行動評価」の2軸を採用。成果だけでなく、バリューを発揮して行動しているかどうかを重視することで、従業員の成長を後押ししています。
事例10：タレントマネジメントシステムの導入
広告会社がタレントマネジメントシステムを導入し、生産性を向上させました。人事では組織と個人の状況を鑑みて、適切な教育方法や人材配置を考える必要があります。
システムで人事データを分析することで、事務作業ではなく、思考や企画に時間をかけられるようになりました。新入社員へのフォロー強化や、人事評価の納得度向上にもつながっています。
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業務改善を成功させるポイント3つ
事例をそのまま真似るのではなく、自社の課題に合わせた取り組みが必要です。そこで、業務改善を成功させるためのポイントを3つ解説します。
QCDの向上を心がける
QCDは業務改善に欠かせない要素で、「Quality」「Cost」「Delivery」の頭文字です。
- Quality（品質向上）
- Cost（コスト削減）
- Delivery（納期短縮）
生産性を高めるためには、この3つをバランス良く改善することが重要です。
QCDのすべてを同時に向上させることは困難です。例えばITシステムを導入した場合、品質向上や納期短縮が期待できる一方でコストがかかります。
改善内容に合わせて、3要素の優先順位やバランスを検討しましょう。
目的や課題を明確にする
業務改善を行う際は、目的を明確にしましょう。目的が曖昧なまま改善活動を進めると、目先の課題にばかり目が向いて、本質的な解決にならないおそれがあります。
改善目的を共有することで、従業員の協力を得やすくなるでしょう。
フレームワークを活用する
フレームワークは、問題解決に用いられる思考整理の方法です。フレームワークを活用すると問題解決の糸口が明確になり、効率的に改善を進められます。
フレームワークの具体例はこちらの記事で紹介しているので、ぜひ参考にしてください。
「業務改善」については、こちらの記事をご確認ください。
業務改善を行う際の注意点3つ
取り組み方によっては、期待する効果が得られない場合があります。ここでは、業務改善を行う際の注意点を3つ解説します。
現場の意見を聞く
業務改善を行う際は、必ず現場の意見を聞きましょう。上層部が改善案を考える場合、現場の状況を把握できていないと実情に即した改善ができません。
現場の意見を取り入れた上で、改善の取り組み内容や成果を共有すると従業員のモチベーションが上がりやすくなります。
ただし現場の意見ばかりに耳を傾けると、会社の経営方針とずれが生じる可能性があるため、問題の本質を理解することが重要です。
中長期的な視点で取り組む
業務改善は中長期的な視点で、継続して行うことが大切です。期間が短すぎると十分な検証ができず、その場しのぎの改善になってしまいます。
また短期的な成果だけに着目すると、適切な判断ができないおそれがあります。
例えば業務効率化のためにITシステムを導入する場合、導入コストによって短期的な利益は減少するかもしれません。しかし、長期的に考えて人的コスト削減や品質向上などのメリットが見込めるのであれば、改善に取り組むべきです。
業務改善を推奨する企業文化を作る
長期的に業務改善を続けるためには、従業員が積極的に取り組めるような文化が必要です。上層部が現場に対して改善を強制しても、良いアイデアは生まれません。
「改善提案制度」や「表彰制度」など、自発的に改善に取り組める環境や適切な評価制度を作ることが大切です。
まとめ
本記事では、業務改善の具体的な成功事例を紹介しました。
生産性を向上させるためには、人事制度の改革も効果的です。
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