データドリブン経営の浸透により、人事管理においても人事データ分析が注目されるようになりました。分析した結果は、人員配置や人材採用などに幅広く活用可能です。本記事では、人事データ分析の基本とともに、注目を集めている背景やメリット・デメリットなどを解説します。人事データ分析に役立つツールも紹介するため、ぜひ参考にしてください。
人事データ分析とは
人事データ分析とは、勤怠、給与、人事評価といった人事関連のデータを分析することです。人事データ分析を取り入れると、客観的なデータに基づいた人事管理を実現できます。また、分析の結果は、採用活動や人員配置などをはじめ、幅広い人事関連の業務に役立てることが可能です。
合理的な判断が可能になるため、人事の業務改善にも有効です。人事データ分析にはさまざまなメリットがあり、自社を取り巻く環境の変化に適応する目的で実施する企業が増えています。
人事データ分析が注目されている背景
人事データは、なぜ注目されているのでしょうか。ここでは、その背景について解説します。
少子高齢化による労働人口の減少
日本では少子高齢化が深刻になり、労働人口の減少も加速しています。企業は従来よりも少ない人員で高い業績を上げなければなりません。それを実現するには社員1人ひとりの生産性を向上させ、最低でも過去と同程度以上の成果を生み出す必要があります。
人事データ分析を実施すると、各社員の個性に合わせて適切な人材育成も実現可能です。人材育成が成功すれば効率よく高いパフォーマンスを発揮できるようになり、生産性の向上を期待できます。
戦略的人事を推進するため
戦略的人事は、経営戦略を実現するために欠かせない人事活動です。戦略的人事で社員の価値を最大化できれば、経営戦略の成功を大きく支えられます。
戦略的人事を成功に導くためには人事データ分析が有効です。人事データ分析を実施すると、自社の社員の傾向を定量的に把握できます。現場で働く社員の状況を考慮して適切な戦略的人事を実行できるようになり、施策の質を高めることが可能です。
テクノロジーの発展
テクノロジーが発展し、データを有効活用できる環境が整ってきました。ビックデータを収集しやすくなり、解析技術も進歩しています。また、クラウドが利用できる幅も広がったため、データ分析の難易度が下がってきました。
AIやRPA（ロボティックプロセスオートメーション）などの自動化ツールの利用も浸透し、業務効率化も進んでいます。このようなテクノロジーの発展に伴い、人事データ分析にも大きな注目が集まるようになりました。
人事データ分析のメリット
人事データ分析にはさまざまなメリットがあるため、以下で具体的に解説します。
属人的な判断を予防できる
人事データ分析を行うと、人事業務における属人的な判断を減らすことが可能です。客観的なデータをもとに意思決定でき、重要な判断に担当者の主観的な意見やバイアスなどが影響しにくくなります。また、社員の評価や昇進においても中立な立場から判断できるため、評価の公平性が向上するでしょう。
ただし、扱うデータそのものに主観的な要素が入る可能性は否定できません。組織文化やリーダーの思考などが無意識のうちに影響する場合もあるため、注意が必要です。
適材適所の人員配置ができる
人事データ分析の活用により、社員を適材適所に配置しやすくなります。人事データ分析では、社員のスキル、経験、能力、研修履歴などに対して詳細な評価が可能です。単に評価するだけでなく、結果を踏まえてどの部署や業務が適しているかも判断できます。そのため、特定の役割やプロジェクトについて適切なマッチングも可能です。
また、人事データ分析により、特に高いパフォーマンスを発揮できる社員をピンポイントで特定すれば、重要な仕事を任せやすくなります。
組織の課題を把握できる
人事データ分析を通し、組織の課題の明確化も可能です。人事データ分析では社員個人の状況だけでなく、組織の現状についても俯瞰して評価できます。単独のデータだけでなく、複数の異なるデータソースの情報を組み合わせた総合的な判断も可能です。幅広い視点から分析でき、精度の高い結果を得られます。
よって、人事データ分析は、組織全体について把握したい場合にも有効です。現状と課題を明らかにでき、最適な施策の検討につなげられます。
人事データ分析の課題（デメリット）
人事データ分析には課題となるデメリットもあるため、注意が必要です。主な課題について詳しく解説します。
データ活用の目的が曖昧になりやすい
人事データ分析では、データ活用の目的が曖昧になるケースもあります。目的が定まっていないと、データを用意して分析しても適正な結果を得られない可能性が高いです。たとえば、必要以上にデータを集めた場合、整理や分析などの作業が複雑になります。
作業に問題が生じて思うような結果を得られなければ、多くの手間や時間を費やしても意味がありません。また、目的が不明確なまま分析した結果を意思決定に利用すると、プロセスに悪影響を与える恐れもあります。適切な人事データ分析を実現するには、事前に目的やゴールを明らかにしておくことが大切です。
分析を行う人材が不足している
人事データ分析に注目が集まっている反面、分析に対応できる人材が不足しているという課題もあります。データを分析するには専門的な知識やスキルが必要です。そのようなプロフェッショナルの人材は需要が高く、容易には獲得できません。人事部の既存社員がデータ分析や統計学に精通しているとは限らないため、人事データ分析に適した人材は不足しがちです。
また、適切なツールやインフラなどを整備できる専門家も不足しています。適切に人事データ分析を行い、人員配置や重要な意思決定を成功させるには、いかに人材を確保するかが重要です。
目的に適していない情報ではデータ活用は難しい
人事データ分析で必要な結果を得るには、目的に適している情報が必要です。自社で多くのデータを収集して蓄積していても、それらが目的に適していないケースもよくあります。目的に合わないデータを分析しても、当然ながら求めているような結果は得られません。人事データ分析を見据えてデータを蓄積するなら、事前に目的を定めたうえでデータを収集すべきです。
また、分析に必要なデータは、社内の異なるシステムや部門で管理されている場合も少なくありません。データが分散している場合、総合的な分析が困難になります。また、データが古く、現状と一致していないパターンもあるでしょう。人事データ分析を適切に行うにはデータにアクセスしやすくし、データの品質向上や一元化にも取り組む必要があります。
人事データ分析を導入する手順
人事データ分析を導入する際は着実に手順を踏むことが大切です。ここでは、詳しい手順を解説します。
1.目的を設定する
人事データ分析を始める際は、まず明確な目的を定めましょう。すでに述べた通り、目的が曖昧なままデータを分析しても、適切な結果は得られません。また、そもそも目的が設定されていないと、必要なデータの見極めや分析方法の決定も困難です。
最初に目的を明らかにすれば、分析を適切かつスムーズに進めやすくなります。目的の設定は人事データ分析全体の指針になるため、丁寧な検討が必要です。
2.人事データを収集する
人事データ分析の目的が明確になったら、目的を達成するために必要なデータを集めましょう。データは最初から絞り込むのではなく、幅広く収集することが重要です。目的に対するデータの重要度は、実際に分析するまで分かりません。
意外なデータから貴重な情報を得られる可能性もあるため、目的に関連するデータは可能な限り集める必要があります。ただし、目的を意識しなければ闇雲にデータを集めてしまいかねません。不要なデータまで収集する恐れがあるため注意しましょう。
3.人事データベースを構築する
十分な量のデータを収集した後は、人事データベースを構築する必要があります。人事データベースは、分析のために集めた情報を蓄積する場所です。データベースの設計においては、データを分析する際の使い勝手を意識しましょう。
適切なデータベースを構築できれば、スムーズかつ詳細な分析を実現しやすく、より有用な結果を得やすくなります。分析の土台になるため、適切なデータベースの構築には特に力を入れるべきです。
4.分析からの結論を導き出す
データの収集やデータベースの構築などを終えたら、いよいよデータを分析します。分析により結果を得られたら、さらに最終的な結論を導き出しましょう。データを分析する際は、事前に仮説を立てる方法が効率的です。
状況によっては、仮説とは異なる結果や結論に至る可能性もあります。その場合はそれぞれの違いを比較し、さらに詳しく分析しましょう。想定とは異なる結果や結論になっても、数字から得られた客観的な事実を否定してはいけません。想定外の状況を踏まえ、施策にどのように反映すべきかよく検討する必要があります。
分析した方がよい人事データ
人事データ分析では、どのようなデータを解析すればよいのでしょうか。以下で具体的に解説します。
評価データ
社員の評価データの分析により、高いパフォーマンスを発揮できる社員の傾向を把握できます。ハイパフォーマーの特性を分析すれば、そのような人材を育てて増やすためのヒントを得ることが可能です。
たとえば、分析の結果や結論を踏まえた研修を実施すると、社員のパフォーマンス向上を期待できます。それぞれの社員も何をすれば高い成果を出せるか理解できるため、より意欲的に働けるようになるでしょう。
退職者データ
退職者データを集めて分析すれば、退職に至る社員の特徴、傾向、退職に至った経緯などを明らかにできます。退職者データを集めるには、退職を決めた社員に対するヒアリングが必要です。退職の理由や次の仕事などについて質問し、回答をデータとしてまとめましょう。
収集したデータは、人事データベースに蓄積していきます。退職者データを分析して理解を深めると、退職者を減らすために何が必要かを把握することが可能です。結果や結論をもとに具体的な施策を検討しましょう。
勤怠データ
勤怠データを分析すると、社員の働き方や状況の変化をスムーズに察知できます。特に、出社時間や残業時間などの分析が重要です。出社時間や残業時間などのデータは、毎日蓄積されています。日々蓄積されるデータを細かくチェックしていると、普段とは異なるデータが発生した際に迅速な原因究明が可能です。
たとえば、遅刻が目立つ社員は、心身に不調を抱えている恐れがあります。また、残業時間が著しく増えている社員は、業務過多に陥っている可能性が高いです。勤怠データの分析は、社員の健康管理のために役立てられます。
人事データ分析に有効なツール
人事データ分析には、さまざまなツールを活用可能です。有効なツールについて具体的に解説します。
タレントマネジメントツール
タレントマネジメントツールとは、社員に関するあらゆるデータを一元的に管理できるツールです。情報収集と整理を簡略化できるうえに、蓄積しているデータには時間や場所を問わずアクセスできます。データの品質も向上するため、より幅広く活用しやすいでしょう。
たとえば、社員の勤怠やパフォーマンスなどに関するデータも、リアルタイムで追跡できます。タレントマネジメントツールを導入すれば、常に最新のデータをもとに分析が可能です。重要な意思決定の際も、精度の高い判断を実現できます。
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分析ツール
分析ツールは、人事データ分析を行う際に有用です。データを効率よく適切に処理し、分かりやすく可視化できます。数値で結果を示すだけでなく、グラフやチャートなどに結果を落とし込むことが可能です。
分析ツールを活用すれば、データの内容を把握しやすくなります。分析をもとにした検討も詳しく行えるため、データをより深く理解したうえで正確な結論や施策を導き出せるでしょう。
BIツール
BI（ビジネスインテリジェンス）ツールも、人事データ分析に役立つツールのひとつです。BIツールでも、分析の結果をグラフやチャートなどで視覚的に表現できます。また、リアルタイムでデータを分析でき、社員の状況やトレンドの変化を素早く把握することが可能です。
また、ダッシュボードを作成する機能を利用すると、人事部のニーズに合わせて自由度の高いダッシュボードを設計できます。定期的なレポートも自動で生成可能です。
人事システム
人事システムは、社員に関する重要な情報をまとめて管理できるツールです。社員のデータを一元管理できるため、分析したいタイミングで手間なくアクセスできます。人事システムの種類によっては、社員の勤怠、給与、評価などのデータをリアルタイムで追跡することが可能です。
最新のデータを把握できていれば、分析や意思決定も迅速に行えるでしょう。また、データの重複やエラーのチェック機能を搭載した人事システムもあります。
分析ツールを選ぶ基準
人事データ分析の分析ツールは、何を基準に選べばよいのでしょうか。以下で詳しく解説します。
目的や分析対象に適しているか
分析ツールを利用する際は、目的に適しているかが重要です。また、分析の対象となる社員に合っているかも確認する必要があります。目的や分析対象に合わない分析ツールを選ぶと、思うような結果を導き出せないため要注意です。
さらに、人事データ分析の機能もよく確認する必要があります。たとえば、分析結果を共有するための機能があれば、得られた結果をスムーズに活用しやすいでしょう。
操作が簡単で直感的であるか
分析ツールを利用するうえでは、ダッシュボードを構築する必要があります。手間をかけずに使いこなすには、操作が簡単で直感的に利用できるかどうか確認が必要です。特別なスキルや技術がなくても扱える分析ツールを選択しましょう。
うまく操作できないと、スムーズに分析の結果を得られない恐れがあります。導入後に使い勝手の悪さに気づいても遅いため、操作方法については事前によく確認しておくべきです。
分析結果が分かりやすいか
分析ツールの選択においては、結果の分かりやすさも重要です。結果を読み取りにくい場合、施策に対する反映が困難になる恐れがあります。そのため、結果を視覚的に理解できるかどうかを確認したうえで、適切な分析ツールを選ぶことが大切です。機能や分析の精度も重視すべきですが、同時に表示形式についてもよく確認する必要があります。
サポートが充実しているか
分析ツールの導入後に不明点や悩みが発生する可能性もあるため、サポートの充実度についても事前に把握しておきましょう。たとえば、導入初期において、ダッシュボードの作成方法や他のシステムとの連携がうまくいかないと、分析ツールの運用は困難です。
迷ったときに相談できるサポート体制があれば、スムーズな導入を期待できます。安心して利用し続けるためにも、導入初期だけでなく、導入後も長くサポートしてもらえる分析ツールを選択しましょう。
まとめ
人事データ分析とは、人事関連のデータを対象として分析することです。得られた結果や結論をもとにすれば、自社のビジネスを成功に導くための施策に活かせます。人事データ分析を始める際は、まず目的を明らかにすることが大切です。そのうえで、人事データの収集やデータベースの構築に取り組み、結果をもとに結論を導き出しましょう。
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