こんにちは。人事・経営に役立つメディア「タレントマネジメントラボ」を運営する「タレントパレット」事業部編集チームです。労働安全衛生法が改正され、50人以上の従業員がいる企業ではストレスチェックの義務付けが発表されました。定期的に従業員のストレスをチェックして、メンタルヘルスの不調を減らす目的があります。
ストレスチェックの結果は、安心して働ける職場づくりを目指すためにも有効です。本記事では、ストレスチェック制度の手順や実施時の注意点などを解説します。今後ストレスチェック制度の導入を検討されている方は、ぜひ参考にしてみてください。
ストレスチェック制度とは？概要や目的を解説
ストレスチェック制度は社員が抱えているストレスを確認し、安心して働ける職場環境づくりに活かすための取り組みです。この章では、ストレスチェック制度の概要や目的について解説します。
ストレスチェックの概要
ストレスチェック制度は企業や組織が社員の精神面の健康状態を把握し、適切なサポートを提供するための仕組みです。2015年に改正された労働安全衛生法により、社員数が常時50人以上在籍する企業に対して義務化されました。長時間労働や過重な業務負担は、メンタルヘルスに悪影響を及ぼすことが広く認識されるようになったからです。企業は社員の精神的な健康状態を把握し、適切に対応する必要があるとの考えが強まっています。
ストレスチェックの目的
ストレスチェック制度の主な目的は社員のメンタルヘルスを守り、職場環境を改善することです。メンタルヘルスの不調は問題視されており、休職者が増えている業種もあります。深刻な心身の健康問題を予防し、長期的に安心して働けるよう支援する取り組みです。
定期的なストレスチェックの実施は、社員が抱えているストレスレベルの把握に役立ちます。社員が抱えている不調を早期に発見できれば、早い段階で対策を講じることが可能です。ストレスチェックの結果は集計・分析され、ストレスの要因を特定して職場環境の改善に役立てることを目指します。
ストレスチェック制度の実施者と対象者
ストレスチェック制度の対象者は、社員数50人以上の企業に勤務しているすべての労働者です。対象者全員に対して、年1回以上のストレスチェックを実施します。企業の規模が50人未満の場合、ストレスチェック制度の実施は義務ではなく任意とされています。
ストレスチェック実施までの手順
ストレスチェックを効果的に実施するためには、適切な手順で進めることが大切です。この章では、実施に向けた具体的な手順を紹介します。社員のメンタルヘルスをサポートするためにも、各手順のポイントを理解しておきましょう。
基本方針の表明
ストレスチェックの目的や意義、さらには実施にあたっての方針を社員に明確に伝えましょう。基本方針を表明することで制度に対する理解が深まり、社員の積極的な参加が期待できます。ストレスチェック制度は個人情報を取り扱うものであるため、プライバシーを守りながら実施されることを社員に理解してもらいましょう。
また「結果が社員に不利益をもたらさないこと」や「改善のためにどのように活用するか」を示して信頼を得ることが重要です。基本方針の表明では単に方針を伝えるだけでなく、実施に向けた社員の理解と協力を得ることを重視しましょう。
ストレスチェック実施者の選定
実施者は社員が安心してストレスチェックに参加できるよう、適切に取り組みをサポートする役割を担います。そのため、実施者は専門知識と経験を持つ人材であることが望ましいです。一般的には産業医や心理学の専門家、またはメンタルヘルスのサポートを行うカウンセラーなどが実施者として選ばれます。専門家が関与することで社員は安心してストレスチェックに参加でき、結果の正確な分析や適切なサポートにつながります。
質問内容の適切な設計
ストレスチェックの質問は、社員のストレス状況を正確に把握できる内容にする必要があります。効果的なストレスチェックを行うためには、仕事の負担や人間関係など複数の側面を評価できる内容が望ましいです。回答者が自分の状態を簡単に理解し、正確に答えられる質問設計にしましょう。
また、回答の選択肢を分かりやすくすることで、社員がストレスレベルを自己評価しやすくします。質問内容はあくまで心理的な状態を測るものであり、プライバシーに配慮した内容にしなければなりません。質問票が匿名であることを社員に再確認し、自由に回答できる環境を整えましょう。
社員へ通知
社員に対して、ストレスチェックの実施日程や内容について明確に伝えます。通知する際は社員がストレスチェックの意義や目的を理解できるように、丁寧で分かりやすい言葉で伝えることが重要です。
また、ストレスチェックの実施日程や回答期限は、社員がスケジュールを調整できるよう事前に十分な時間を設けて通知しましょう。通知の方法については、社内メールやポスター掲示など、社員が確実に情報を受け取れる方法を選択することが大切です。
ストレスチェックの実施
ストレスチェックはあらかじめ設定した期間内に、社員が指定された調査票に回答する形式で行います。実施方法は、オンラインシステムもしくは紙ベースのアンケートが一般的です。オンラインシステムで行う方法は社員が自分のペースで回答でき、効率的にデータを集められるメリットがあります。紙ベースで実施する場合は、適切な配布・回収方法の検討が必要です。
ストレスチェック実施後の流れ
ストレスチェックは、実施するだけで終わらせてしまっては意味がありません。実施した結果に基づいて、適切なフォローをおこなうことが重要です。この章では、ストレスチェック実施後の流れについて確認しておきましょう。
高ストレス者の選定
ストレスチェックは質問項目に基づいて、社員がどれくらいのストレスを感じているかを評価します。チェックの結果、特に高いストレスレベルを示した社員を「高ストレス者」として選定します。
選定の目的は、特にメンタルヘルスの問題がある可能性が高い社員に対し、早期に支援を提供することです。高ストレス者に対しては産業医やカウンセラーなど専門家がフォローアップを行い、個別の面談や支援の提供が推奨されています。
社員へ結果を通知
ストレスチェックの結果を通知する際は、社員のプライバシーを守るために個別に行います。社員の心身の健康に関わる大切な情報であるため、通知方法や内容には細心の注意を払いましょう。
特に高ストレスと判断された社員には、結果を伝えることで不安や恐怖を引き起こさないよう慎重な対応が必要です。通知後に社員が受けられる支援を明確に伝え、ストレス管理やメンタルヘルス改善に向けたサポートが目的であることを理解してもらいましょう。
メンタルヘルス対策の検討
社員のメンタルヘルスの改善に向けた具体的な取り組みを検討し、職場全体の環境や個々の状況に応じた対策を講じることが重要です。ストレスチェック実施後は、結果を基に職場環境にストレスの原因が潜んでいないかを確認します。
過重な業務負担や長時間労働、そのほか人間関係の問題などストレスの原因を探ります。業務の見直しや適切な休憩時間の確保など、職場の環境を整えて社員のストレスを軽減するための対策を検討しましょう。
必要があれば医師との面談の場を設ける
高ストレス者と判断された社員がいる場合は、医師との面談ができる場を設けましょう。本人からの申し出があった場合は、面談を行うのが基本です。強制ではないため、本人が躊躇しないような環境作りが大切です。
医師との面談は、ハードルが高いと感じてしまう人もいるでしょう。そのような場合は面談を行うメリットや待遇面での不利益がないことを説明し、趣旨を理解してもらうことが重要です。カウンセリングを受けて楽になる場合もあるので、面談を受けやすい環境づくりを心掛けてください。
労働基準監督署に報告
常に50人以上の社員がいる企業・事業所の場合は、ストレスチェックの結果を労働基準監督署に報告しなければいけません。労働基準監督署への報告は、紙媒体もしくはオンラインで行えます。
報告を怠ってしまったり、虚偽の報告を行ったりした場合は、50万円以下の罰金が科される可能性があるので注意が必要です。ストレスチェック実施後は、できる限り早く結果を労働基準監督署に報告しましょう。
結果の保管
ストレスチェックの結果は、5年間の保管が義務付けられています。実施者もしくは実施事務従事者によって、鍵がかかるキャビネットや他の従業員がアクセスできないサーバーなどに保管しておきましょう。第三者が閲覧できないような環境にすることは、忘れてはいけないポイントです。
健康管理システムなど、電子媒体での保存も認められています。電子媒体であれば、紙媒体と違って場所をとらないというメリットがあるのでおすすめです。面接指導の結果については、以下の項目に関する医師の意見を含まめなければいけません。
- 実施年月日や従業員の氏名
- 面接指導を行った医師の氏名
- 労働者の勤務状況
- ストレスの現状
- その他心身の状況
- 就業上の措置
ストレスチェックを行う3つの方法
ストレスチェックには、主に3つの方法があります。
- 厚生労働省が推奨するシートの活用
- 企業内で独自に作成したシートの活用
- ストレスチェックを外部委託する
この章では、それぞれの方法について解説します。
厚生労働省が推奨するシートを活用する
厚生労働省ではサンプルシートを用意しており、使用することを推奨しています。厚生労働省が推奨しているサンプルシートは、以下の3種類です。
- 23項目版
- 57項目版
- 80項目版
この中でも57項目版が最もベーシックで、厚生労働省も推奨しているサンプルシートになります。57項目版は5～10分程度で回答できるので、導入している企業も多いです。しかし職場に関する項目はないので、職場環境のストレスは判断しづらいと言われています。職場環境の改善を目指すなら、80項目版を選ぶようにしましょう。
サンプルシートは、厚生労働省が提供するストレスチェック実施プログラムのサイトからダウンロードしてください。サンプルシートの他に、ストレスチェックの結果の出し方や集団分析などができるプログラムも配布しているのでチェックしておきましょう。
企業内で独自にシートを作成する
企業内で独自にシートを作成し、ストレスチェックを行うことも可能です。社員のメンタルヘルスに関する不調を予防することが目的なので、厚生労働省が推奨する項目の他にストレス耐性や仕事への熱意度などに関する項目を追加するのが、望ましいと言われています。
独自のチェックシートを作る場合は、以下の3つの領域を含めましょう。
- 仕事のストレス要因
- 心身のストレス反応
- 周囲のサポート
また、ストレスチェックの目的に相応しくない質問を盛り込むことは禁止されています。適性やうつ病など、精神疾患をスクリーニングする質問は入れないように気を付けてください。効果的なストレスチェックを行うためには、産業医などの専門家からアドバイスしてもらうことも重要です。
ストレスチェックを外部委託する
適切なストレスチェックを行うには、外部委託も検討しましょう。ストレスチェックには、専門的な知識が必要です。厚生労働省が配布しているサンプルシートを使うこともできますが、企業側の負担が大きくなる場合があります。しかし外部委託なら、ストレスチェックを実施するための負担を軽減できます。
外部委託する際は、以下の点をチェックしましょう。
- サービスの内容
- 料金体系
- 受検方法の選択肢
- 設問の数は自由度
- 集団分析の内容の充実度
- 高ストレス者と判断された社員へのフォロー体制
専門的な知識と経験を持つ第三者機関が実施することで、結果の信頼性が高まります。
ストレスチェック実施時の注意点
ストレスチェックを実施する際のポイントは、以下のとおりです。
- 社員のプライバシー保護
- 適切な質問項目の設定
- 社員へ十分な説明の実施
- サポート体制の整備
- 不当な取り扱いを防ぐ
社員の精神的健康を守るために、効果的な実施に向けた注意点を理解しておきましょう。
社員のプライバシー保護
ストレスチェックは社員のメンタルヘルスに関する情報を扱うため、結果が他者に漏れることがないよう厳重に管理する必要があります。ストレスチェックの結果は個人単位で匿名で集計し、個別の結果がほかの社員に開示されないようにしなければなりません。
ストレスチェックの実施者や実施事務従事者は、労働安全衛生法に基づいて秘密保持義務が課されます。違反した場合は、刑罰の対象となります。企業は結果の無断共有や不正利用が行われないよう管理を徹底し、社員のプライバシーを守ることが重要です。プライバシーは守られると社員に理解してもらうことで、より正直な回答が得られます。プライバシー保護は信頼関係を築き、ストレス管理施策が効果的に実施されるための基盤となります。
適切な質問項目の設定
ストレスチェックを効果的に実施するためには、適切な質問項目が不可欠です。社員の実際の状況に合わない内容だと、正確な結果を得ることができません。回答者が理解しやすいよう、質問は簡潔で明確に設計しましょう。また質問項目は、社員が日々感じているストレスの原因や影響を的確に捉えられる内容であることが重要です。
質問は感情や体調に関するものだけでなく、仕事の内容や職場環境に関するものもバランスよく含めることで広範な視点からストレスを評価できます。正しい質問設計が、ストレスチェックの信頼性と有用性を高める重要な要素となります。
社員へ十分な説明の実施
ストレスチェック制度の効果を最大化するためには、社員に対して十分な説明を行うことが大事です。社員がストレスチェックの目的や実施方法について理解していないと、参加率の低下や正確な回答が得られない恐れがあります。ストレスチェックは単なる調査ではなく、社員のメンタルヘルスを守るための重要な取り組みであることを十分に説明しましょう。
結果が職場環境の改善に活用されることを強調し、社員が自分の回答が組織全体の改善に貢献することを理解してもらうことが大切です。ストレスチェックの実施方法やプライバシー保護についても説明を行い、自分の結果の扱われ方や第三者に知られることがないことを伝えます。社員に十分な説明を行うことでストレスチェックに対する信頼感が高まり、参加率の向上と正確で有益なデータの獲得につながります。
サポート体制の整備
ストレスチェックを実施する際は、結果を受けて社員を適切にサポートできる体制を整えることが大切です。ストレスチェックは社員のメンタルヘルスに関するデータを得るためのツールですが、結果を活用して実際に支援が行われなければ効果が薄れてしまいます。ストレスチェック後は、必要なサポートを迅速に提供できる体制を構築しましょう。
特にストレスチェックの結果で高ストレスやリスクが判明した社員に対しては、カウンセリングの提供や業務量の調整など特段の配慮が必要です。職場全体でメンタルヘルスの意識を高めるため、定期的に教育や啓蒙活動を実施しておくと良いでしょう。社員が自分自身や同僚のストレス状態に気づき、早期に支援を受けられる職場環境を作れます。
不当な取り扱いを防ぐ
ストレスチェック実施にあたり、社員が結果によって不当な取り扱いを受けることがあってはなりません。ストレスチェックは、あくまで社員のメンタルヘルスをサポートするためのツールです。ストレスチェックの結果に基づいて不当な扱いや差別が起こらないよう、企業内で適切な取り扱いを徹底する必要があります。
企業側が社員に対して不当な取り扱い防止を徹底することで、ストレスチェックが有効に活用されて社員の信頼を得られます。ストレスチェックを実施する担当者や管理者に対して、定期的な教育や研修を行い不当な取り扱いがないよう注意しましょう。ストレスチェックの目的の明確化と適切な取り扱いを徹底し、社員が不安なくサポートを受けられる環境作りが重要です。
まとめ
ストレスチェック制度は社員のメンタルヘルスを守り、職場環境をより良くするための重要な取り組みです。企業は実施前に入念な計画を立て、社員が安心して参加できる環境を整える必要があります。また実施後の結果に基づいて適切なサポートを提供し、職場全体のストレス管理に活かすことが重要です。
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