人事管理とは？労務管理や勤怠管理との違いを解説

この章では、以下の3つの違いを解説します。

• 人事管理
• 労務管理
• 勤怠管理

いずれも社員に関わる業務ですが、それぞれの役割や目的には明確な違いがあります。各用語を正しく理解し、効率的な人材運用や適切な組織運営を目指しましょう。

人事管理の定義

人事管理とは経営の資源のひとつである「人材」を、効果的に扱うために行われる一連の運用方法です。広義として扱われており、人事管理には「労務管理」や「勤怠管理」なども含まれます。人事管理業務には法律も関わるため、適切な対応が求められるほか、知識を必要とする業務の多さも特徴のひとつです。

労務管理との違い

労務管理とは社員の労働時間や給与など、労働に関わる条件や環境を適切に整備・運用することです。労働基準法や男女雇用機会均等法などの法律に基づいて安心して働ける職場づくりを行い、企業全体の生産性と働きやすさを両立させることを目的としています。また社員同士のトラブルやハラスメントに対しての対処や対策も、労務管理の仕事の範囲となります。

勤怠管理との違い

勤怠管理の仕事は、労務管理の重要なタスクです。勤怠管理では、働く人の出勤・退勤の時刻や欠勤・遅刻など日々の勤務実態を記録・管理します。法律で定められている賃金台帳や社員の管理なども、勤怠管理業務のひとつです。最近では、外部の勤怠管理システムを用いて管理する企業も増えています。

企業が人事管理を行う3つの目的

人事管理は単なる労務の手続きにとどまらず、企業の現状を把握し、将来のリスクに備えて持続可能な成長を支えるための基盤となります。人材を最大限に活かし、組織としての成果を上げていくためには、戦略的な人事管理が欠かせません。この章では企業が人事管理を行う主な3つの目的について解説します。

1.個性を重視した働き方を実現する体制を整えるため

昨今では働き方改革の推進もあり、ワークライフバランスが重要視されています。人事管理の目的は一人ひとり異なる価値観や働き方がある中、個々の能力やスキルのパフォーマンスを最大化することです。モノではなく1人の人間として企業と個人が向き合うことで、個性を重視した働き方を実現できます。

2.現状の把握と問題点を見つけるため

企業が人事管理を行うことで組織全体の現状を正確に把握し、課題や問題点を明確にできます。社員の人数構成やスキルの分布、さらには離職率や勤怠状況などのデータを収集・分析することで人材に関する現状の可視化が可能です。状況を適切に把握することができれば、人員の過不足やスキルミスマッチなどの問題点を早期に発見し、適切な改善策を講じるための基盤が整います。人事管理は、企業が持続的に成長するための土台となる重要な情報源となります。

3.人手不足に備えるため

少子高齢化の影響により、今後ますます労働人口の減少が進むと予測されています。その中で企業が持続的な成長を遂げるためには、限られた人材をいかに効率的に活用するかが重要です。人事管理を通じて各社員のスキルや適性を正確に把握し、適材適所の配置や生産性の高い働き方を実現することで、少人数でも高い成果を上げられる体制を構築することが求められます。人事管理は、将来的な人手不足に備えるためにも重要な取り組みです。

人事管理が注目されている理由

人事管理が注目されている理由のひとつに、昨今では「企業側も選ばれる企業になる必要がある」という認識の普及が挙げられるでしょう。終身雇用や個人よりも企業を重視していた昔と比べ、現在では転職が当たり前であり、社員が企業を選べる時代になりつつあります。社員は事業を続けるにあたって大変重要なリソースであることから、人事管理が注目されるようになったといわれています。

人事管理の最近の動向

社員がワークライフバランスを重視する傾向が高まったことにより、企業も柔軟な対応を行うようになりました。根底には、社員が力を発揮できる環境づくりを重視する考え方があります。テクノロジーの進化に伴い、最近ではシステムを利用した効率的な人事管理が可能となりました。また、社員をただの労働力として見るのではなく、投資対象として育成前提で考える風潮も高まりつつあります。

人事管理の9種類の業務内容

それでは人事管理の主な業務には一体何が含まれるのでしょうか。人事管理の業務は非常にさまざまです。ここでは、人事管理の主な業務や関連のある制度について解説します。

1.人材採用

人材採用には、採用に関するスケジュールの管理や募集内容の策定、応募者への対応、面接の実施までの一連のフローが含まれます。また、人材採用では、自社の採用方針から具体的な計画を策定・実行することが大切です。営業やマーケティング部など、他部署の人を連れて合同説明会を行うことも、人事管理の業務のひとつといえるでしょう。

2.人材育成や教育、マネジメントなど

人材育成や教育、マネジメントなども人事管理の業務範囲です。事業に必要な人材がピンポイントにいる場合もあれば、入社後に育成を行うこともあるでしょう。入社後に人材育成をする場合、OJT（現場研修）や自己啓発、eラーニングを用いた学習などを管理・実施することも人事管理の仕事です。

3.人事評価や人材配置

社員のスキルや技術、適性を見ながら適材適所に配置をします。また、企業に対しての貢献度を見て、人事評価をしていくのも人事管理の仕事です。これが人事制度の基準を決定する役割となることもあるでしょう。

4.モチベーションやコンディションの管理

社員のモチベーションやコンディションの管理も非常に重要です。社員に対しての面談や社内アンケートの実施、定期的なコミュニケーションの場を設けることで、社員に対する理解を深めます。モチベーション管理は離職率にも直接関わってくるため、

5.異動や配置、ジョブローテーション

多くの企業では、異動やジョブローテーションが行われています。主な異動には、同じ事業所内での異動、出向、転籍、他の事業所への異動、海外への異動という5つの形があります。社員の能力開発や人材育成の効果が期待でき、社員のマンネリ化が防止されるため、新たな仕事や職場で働く意欲が高まることが大きな利点です。

出向や転籍

出向とは、企業に在籍したまま子会社や関連会社、取引先などで一定の期間働くことです。出向には、本人の意思が必要な「個別的同意」と、就業規則にのみ記載されている「包括的同意」という2つのパターンがあります。一方で、転籍とは定年前の社員が一度退職したうえで、子会社などの関連会社で働くことです。転籍は新たな転職先での雇用となり、給与が下がるケースもあります。

昇進や昇格

昇進とは、組織の中でのポジションが上がり、役職者になることです。代表的な役職には、課長や部長などが挙げられます。一方で、昇格とは役職ではなく会社で決められた等級制度の条件を満たすことで、等級が上がることです。昇進・昇格ともに、条件は会社ごとに異なりますが、一般的には能力評価、在籍年数、資格、研修受講履歴、面接などで決定します。

降格や降職

降格は等級などの格付けが下がることを意味し、降職とは組織内のポジションが下がることを意味します。企業にもよりますが、これらを制度として設けている企業もあります。これらは頻繁に行われることはありませんが、懲戒処分になったときや条件を満たさない日が続いたときなどに実行されます。給与が下がることもあるため、就労規則にも記載したうえで該当者にきちんと伝えるようにしましょう。

6.パルスサーベイ

パルスサーベイとは、短期間で繰り返す簡単な調査のことです。社員の意識を細かくチェックすることで、日々の変化を敏感に感じ取ることができます。新しい制度やツールを導入する際など、社員の思っていることをフィードバックしてもらうために有効な手段です。

7.就業時間や休暇の管理

社員の労働時間や休暇の管理は、人事管理において重要な基盤となる業務です。出勤・退勤時間や時間外労働など、社員の就業時間は適切に記録・管理しなければなりません。近年はリモートワークやフレックスタイム制など柔軟な働き方が広がっているため、各就業形態に対応した勤怠管理が必要です。

また社員が安心して休暇を取得できる制度設計と運用は、組織の健全性に直結します。特に育児・介護休業については法改正もあるため最新の法令に準拠した制度設計を行い、社員が安心して利用できる体制を整えることが重要です。休暇の管理は人材の定着や生産性向上にもつながるため、正確性と柔軟性を備えた運用体制が求められます。

8.賃金の管理

賃金の管理は、社員のモチベーションや企業の人材確保・定着に直結する重要な業務です。報酬額の決定においては公平な人事評価に基づき、業績や貢献度を正しく反映する仕組みが求められます。評価制度と賃金制度との整合性を保ち、社員の納得感を高めることが生産性向上や離職防止にもつながります。

また給与計算においては基本給や各種手当のほか、残業代・控除項目などを正確に処理しなければなりません。毎月の定例業務としての正確性・迅速性が求められ、法改正や税制の変更にも対応できる体制を整えておく必要があります。

9.安全や衛生面の管理

安全・衛生の管理は社員が安心して働ける職場づくりの基盤であり、企業にとっても労働災害の防止や生産性の維持に直結する重要な取り組みです。職場の労働環境の改善では照明や作業動線などの物理的環境だけでなく、心理的なストレス要因の軽減にも配慮しなければなりません。

また社員の健康管理においては定期的な健康診断の実施や産業医との連携に加え、長時間労働の抑制やメンタルヘルス対策など予防的な取り組みが重要です。近年では健康経営の観点からも、企業が主体的に社員の健康維持・増進に関与することが求められています。

人事管理に関連する6種類の社内制度

人事管理に関連する社内制度は非常にさまざまです。ここでは、人事管理に関連する主な社内制度について解説をします。

1.社内FA制度や社内公募制度

社内FA制度は、企業側が主導権を握って異動やジョブローテーションを行うのではなく、希望する職場や職種を申請して働くことのできる制度です。社内公募制度は、社内で他の部署や部門の求人がされている状態で、新たに社内での採用判断基準によって選ばれる制度です。社内公募は求人型、社内FA制度は求職型と考えるとわかりやすいでしょう。

2.飛び級制度や格付け制度

企業によっては、格付けと呼ばれる等級が用意されており、等級が上がるごとに給与が増加します。代表的な格付けには、次のような制度があります。

• 職能資格制度：仕事に対する能力をベースにした制度
• 職務等級制度：職務分析から決定をする制度
• 役割等級制度：経営戦略に必要な役割に対し、自ら目標を決めて達成度合いを判断する制度

また、決められた格付けを一段ずつ上げるのではなく、飛び級できる制度を設けている企業もあります。

3.自己都合退職や退職準備プログラム、早期退職優遇制度

自己都合退職とは、働く人が自身の都合によって辞めることで、退職の中では最も多いケースです。自己都合の場合、会社都合と異なり、辞めた後の雇用保険の支給期間などが変わります。定年前に辞めた場合にインセンティブが追加される早期退職優遇制度、企業側が社員の転職を支援する退職準備プログラムなどもあります。

4.役職定年制や定年制、定年延長

役職定年制とは、決められた一定年数に達したのちに専門職へ異動する制度です。定年制は、満65歳に達した翌日を退職とし、労働契約が自動で終了する制度です。最近では、定年を延長して、高齢者を雇い続ける企業も増加しています。

5.高年齢者雇用確保措置や再雇用制度

高年齢者雇用安定法とは、高齢の労働者が年金の支給開始まで働くことができる制度です。定年を65歳未満に設定している企業では、定年の引き上げ、定年の廃止、再雇用制度のいずれかを導入しなければなりません。中でも最も多く導入されている制度は再雇用である継続雇用制度です。

6マイナンバー制度

マイナンバー制度は、2015年10月から利用開始となった国民の個人番号制度です。個人番号は、社会保障や税金、緊急事態時の事務などに使用されます。マイナンバーは非常に個人情報と密接なため、人事管理担当者は安全に扱うために、社内規定やシステムを見直す必要があります。

人事管理のよくある課題

一昔前の人事管理は、会社が決めたことが絶対的ルールであり、会社の規定に社員を当てはめさせるという考えが当たり前でした。しかし、終身雇用制度が絶対といえなくなった今、従来の考え方では社員のモチベーションの向上やパフォーマンスの最大化も容易ではないため、大変非効率であるといえます。

また近年は給与ではなく、ワークライフバランスを重視し、自身の性格に合った働き方を求めている人が増えつつあります。そのため、1人ひとりの要望に柔軟に対応できる会社を目指すだけではなく、社員のモチベーションを向上させる人事管理が必要です。加えて、法的責任（CSR）や企業のコンプライアンスも重視した人事管理を行う必要もあるでしょう。

人事管理を効率化する方法2選

人事業務は、少しの工夫とツールの導入で効率化できます。この章では、人事管理を効率化する方法を2つ紹介します。

1.人事管理システムを導入する

人事業務の効率化を図るうえで、専用の人事管理システム導入は有効です。社員の基本情報や勤怠管理だけでなく、評価・育成データなどを一元管理できるため、紙や表計算ソフトに頼っていた手作業の負担が大幅に軽減されます。また情報の更新や検索も迅速に行えるため、正確性や業務スピードの向上が期待できます。さらに蓄積されたデータを分析することで、人員配置や人材育成、離職防止といった戦略的な人事施策にも活用できます。

2.エクセルをマクロ化する

人事管理システムの導入が難しい場合は、既存のエクセルファイルをマクロ化して業務の自動化を図る方法があります。たとえば社員情報の入力や勤怠集計などの作業を自動化することで、手入力にかかる工数を大幅に削減できます。ただし、マクロの作成にはプログラミングに関する一定の知識が必要です。初心者がゼロから取り組むには多くの時間と労力がかかるため、マクロ化による効率化を目指す場合は必要な学習時間やトラブル対応の手間も含めて検討する必要があります。人事管理システム導入は初期投資はかかりますが、エクセルのマクロ化より確実に効率化を実現できるでしょう。

人事管理システムを導入するメリット5選

人事管理システムを導入することで、以下のようなメリットが得られます。

1. 人事管理の情報をデータベース化できる
2. 複数の雇用形態の従業員を効率良く管理できる
3. 人事異動やジョブローテーションの計画を立てやすい
4. 人材の採用計画をたてやすい
5. ヒューマンエラーを防止できる

手作業で行われる人事業務はミスが起こりやすいですが、人事管理システムを導入することで多くの課題解決が期待できます。この章ではシステム導入によって得られるメリットを解説するので、人事業務の課題でお困りの企業さまはぜひ参考にしてみてください。

1.人事管理の情報をデータベース化できる

人事管理システム導入により、社員に関する情報を一元的にデータベース化できます。具体的には、以下の情報を管理できます。

• 氏名
• 役職
• 勤怠
• 給与
• 人事評価
• スキル
• 研修履歴

基本情報に加え、詳細な情報の一括管理・共有が可能です。データベース化されることで必要な情報をすぐに検索・抽出できるだけでなく、部署間での連携もスムーズになります。情報の分散や重複を防ぎ、正確かつ効率的な人材管理が実現するでしょう。また、データベース化することで人事評価情報の管理や共有がしやすくなります。そのため、評価の透明性や育成計画の立案にも役立ちます。

2.複数の雇用形態の従業員を効率良く管理できる

人事管理システムは、さまざまな人材の一括管理が可能です。

• 正社員
• アルバイト
• パート
• 契約社員
• 業務委託

就業時間や契約内容など異なる条件に対応した設定ができるため、手作業での個別対応によるミスや手間を大幅に削減できます。多様な働き方が広がる現代において、雇用形態ごとの管理負担を軽減し、統一した基準で人材を把握・運用できる点は大きなメリットと言えるでしょう。

3.人事異動やジョブローテーションの計画を立てやすい

人事管理システムでは社員のスキルや所属履歴などの情報がデータベース化されているため、異動やジョブローテーションの際に最適な人材を効率良く選定できます。必要なスキルを持つ人材を条件検索で即座に抽出できるため、適材適所の人員配置がしやすくなります。また配置の偏りや過去の異動履歴を踏まえた戦略的なローテーション計画を立てることも可能になり、組織全体の柔軟性と生産性の向上につながります。

4.人材の採用計画をたてやすい

人事管理システムは社員一人ひとりのスキルや業務内容を可視化できるため、自社に不足しているスキルや人材の傾向を把握しやすくなります。どのような能力を持つ人材を新たに採用すべきかを明確にできるため、採用計画を戦略的に立てることが可能です。採用後のミスマッチを防ぐうえでも、現状分析に基づいた精度の高い採用方針の策定は大きな強みとなります。

5.ヒューマンエラーを防止できる

人事業務には、以下のような作業があります。

• 給与計算
• 勤怠集計
• 手当の算出
• 入社・退職手続き
• 求人情報の作成

正確性が求められる作業が多く含まれており、手作業で行うと入力ミスや計算間違いなどのヒューマンエラーが発生するリスクがあります。人事管理システムを導入することで業務を自動化できるため、人的ミスの発生を大幅に減らすことが可能です。正確で安定した処理が行えることで、社員の信頼性向上や管理部門の負担軽減にもつながるでしょう。

人事管理システムの導入によるデメリット2選

人事管理システムは多くのメリットをもたらしますが、導入すればすぐにすべてがうまくいくというわけではありません。導入や運用にあたり、一定のコストや手間が発生します。この章では、人事管理システム導入時に理解しておくべき2つのデメリットを解説します。

1.コストがかかる

人事管理システムを導入する際は初期導入費用だけでなく、継続的に発生するランニングコストも考慮する必要があります。導入方法はインターネットを通じてサービスを利用する「クラウド型」と、自社のサーバーにソフトウェアをインストールして運用する「オンプレミス型」の2種類です。クラウド型の場合は月額や年額での利用料金が発生し、オンプレミス型では初期費用が高額になる傾向があります。そのためシステムの規模や機能だけでなく、運用形態に応じて総コストを見積もり、入念な予算計画を立てることが重要です。

2.初期設定が完了するまでの負担が大きい

人事管理システムを導入するためには、既存のデータを新しいシステムに移行する作業が必要です。人事情報は社員の基本情報だけでなく、給与やスキル履歴など多岐にわたるため、データの整理や入力作業に時間と労力がかかります。特に過去のデータを正確に反映させる必要がある場合、移行作業に伴う負担は大きいです。そのため、導入初期には十分なリソース確保とスケジュール調整が求められます。

人事管理システム選びのポイント3選

人事管理システムは、業務の効率化や正確な人材管理を実現するための強力なツールです。しかし目的に合わないシステムを選んでしまうと、十分な効果が得られないばかりか業務負担が増える恐れがあります。この章では、システム選定の際に重視すべきポイントを解説するので参考にしてみてください。

1.利用目的に合った機能が備わっているか

人事管理システムを選ぶ際は、まず「自社がどのような課題を抱えているか」「何を改善したいのか」を明確にすることが重要です。目的によって、必要な機能は異なります。導入を検討しているシステムが、自社の課題を解決できる具体的な機能を備えているかを確認しましょう。目的に合わない機能ばかりでは、導入しても十分な効果を得られない可能性があります。

2.自社に合った利用形態を選べるか

人事管理システムには「クラウド型」と「オンプレミス型」の2つの利用形態があります。クラウド型はインターネット経由で利用するサービスで、初期費用を抑えやすいこととスピーディーに導入できる点が魅力です。しかしクラウド型は外部にデータを預ける形になるため、セキュリティ対策が十分でなければ情報漏えいやサイバー攻撃のリスクが高くなります。

一方、オンプレミス型は自社サーバーで運用する方式です。カスタマイズ性や社内でのセキュリティ管理に優れていますが、サーバーやソフトウェアが必要なため導入費用が高くなる傾向にあります。それぞれメリット・デメリットがあるので、自社の運用体制や情報管理の方針に適している利用形態を見極めましょう。

3.システム連携やカスタマイズが可能か

人事管理システムを導入する際は、既存の勤怠管理システムや給与計算ソフトなどとスムーズに連携できるかを確認することが大切です。連携性が高ければデータの二重入力やミスを防げるだけでなく、新システム導入時の混乱を最小限に抑えられます。また将来的な組織変更や制度改定に対応できるよう、柔軟なカスタマイズが可能かも重要なポイントです。運用後の変更に対応しやすいシステムであれば、長期的に安定した活用が期待できます。

まとめ

新しい時代に合わせて、企業側も制度や取り組み方を変えなければなりません。適切な人事管理を行うことで、経営における大切な資産である「人材」の定着率は大きく変わってくるでしょう。

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