業務改善を行うメリットと効果とは?効率化に役立つフレームワークも紹介


業務改善を行うメリットと効果とは?効率化に役立つフレームワークも紹介

こんにちは。人事・経営に役立つメディア「タレントマネジメントラボ」を運営する「タレントパレット」事業部編集チームです。

企業内で人材育成や採用業務を担当する管理職の方は、従業員のモチベーション低下や人材不足に頭を悩ませているのではないでしょうか?従業員のモチベーションを高めながら人材育成を行うのに効果的な方法として、昨今注目されているのが業務改善です。

本記事では業務改善で得られるメリットや効果を解説しますので、参考にしてください。

業務改善とは

業務改善とは、ビジネスにおける問題点や課題を解決することです。業務の効率や採算性を上げるために必要とされています。

業務改善には、以下の方法が有効です。

  • 業務削減
  • 経費削減
  • 能力向上
  • システム導入


どの方法も効果的ですが、業務効率化の観点ではシステムの導入には即効性があるでしょう。

業務改善が必要な理由

業務改善の必要性が高まっている背景は、以下のとおりです。

生産年齢人口の減少

少子高齢化により、生産年齢人口(15~64歳)は年々減少しています。内閣府が発表した令和4年版高齢社会白書によると、1995年に8,716万人でピークを迎え、その後減少しました。

2021年には7,450万人に減ったため、26年間で1,200万人以上減少したことになります。

今後も生産年齢人口が減少すると予測されており、人材不足が大きな課題となるでしょう。労働人口が減少する中で企業活動を継続するには、業務改善によって生産性を高める必要があります。


出典:令和4年版高齢社会白書|内閣府

働き方改革に対応するため

2019年4月1日に働き方改革が施行され、「ワーク・ライフ・バランス」と「多様で柔軟な働き方」の実現が求められるようになりました。

コロナ禍以降にテレワークが浸透したことも、理由の一つです。テレワークでも出社と同様のパフォーマンスを行えるよう、業務改善が求められています。

業務改善を行うメリットや効果とは



業務改善を行うことで、多くの効果を得られます。

業務効率化

業務改善のメリットは、業務効率化を図れることです。現状の課題を可視化し、ムダを省くことで、生産性や売上の向上につながります。

現在の業務工程を見直して、ムリ・ムダ・ムラを省くことから始めましょう。

生産性向上

生産性とは、投資した労働力に対して得られる成果のことです。生産性を高めると、少ないリソースでも大きな成果を得られます。

生産性の向上によって、最少人数で最大のパフォーマンスを発揮することが可能です。また、時間の短縮によっても同様の効果を得られます。

コスト削減

業務改善を行うことにより、コスト削減が可能です。例えば生産性が向上すると労働時間が短縮され、残業代が削減されます。

テレワークをきっかけに浸透したデジタル化でも、印刷代や紙代、郵送費を削減できます。交通費や光熱費などの削減にもつながるでしょう。

従業員のスキル向上

業務改善によって生まれた時間を人材育成に回すことで、従業員のスキル向上が期待できます。

例えば、自主的にeラーニングを行えるシステムを導入することで従業員のスキルが向上し、業務改善につながるでしょう。また、そのスキルを利用して新規事業の展開も可能です。

職場環境の改善

業務改善により、職場を働きやすい環境に変えることも可能です。残業時間の削減や、労働時間の短縮でワーク・ライフ・バランスが改善するためです。

働きやすい環境が整うと、従業員のモチベーションや業績の向上につながります。また離職率が低下し、組織力の向上も期待できるでしょう。

業務改善における考え方「QCD」とは

業務改善の考え方に「QCD」があります。QCDとは、生産管理の軸となる3つの単語の頭文字を表したものです。

  • Q:Quality(品質)
  • C:Cost(費用)
  • D:Delivery(納期)


QCDは生産管理の指標として使われます。

QCDの3要素は、トレードオフの関係にあるのが特徴です。一つの要素を改善するためには、他の2つを犠牲にしなくてはなりません。3つのバランスを保つことで、最適なビジネスを構築できます。

Quality(品質)

Qualityは、顧客に届ける製品やサービスの品質を担保できるかどうかを示す指標です。

有形の製品であれば、完成度や利便性の高さをチェックします。サービスなど目に見えない部分であれば、きめ細やかな対応の有無や、ニーズに応えられているか否かが評価されます。

Cost(費用)

Costは製品やサービスにかかる原価や費用の指標で、人件費も含まれます。

品質やサービスを向上させるにはコストがかかりますが、過剰になりすぎないようにバランスを取ることが大切です。

Delivery(納期)

商品の生産開始から顧客に届くまでの時間を表す指標が、Deliveryです。

有形製品の場合は顧客に届くまでの時間、サービスの場合は提供されるまでの時間を指します。飲食店で注文したメニューが提供されるまでの時間と考えると、わかりやすいでしょう。

業務改善の効率的な進め方 5ステップ



業務改善を効率的に行う際は、段階を踏んで進めることが大切です。業務改善の手順を解説します。

1.現在の問題点を洗い出す

最初に、現在抱えている問題点を洗い出します。業務遂行において非効率な点をすべて洗い出しましょう。

実際に現場で業務に携わっている従業員から、生の声をヒアリングすることが大切です。

意見を収集するにあたっては、ヒアリング担当者の人選も重要です。中立的な立場のメンバーでプロジェクトチームを組めば、業務改善が成功しやすくなります。

2.業務を可視化する

現在の課題点を洗い出したら、改善すべき業務の可視化を行います。これは業務の全体像や量、コストを把握するために欠かせない工程です。

現在の業務の流れをフローチャートで可視化すると、問題点が明確になります。可視化にはフローチャートの他、後ほど解説するフレームワークを利用するのも効果的です。

3.業務改善案・目標の計画設定

問題点の洗い出しや、業務の可視化で今後の課題が整理されます。課題が明確になったら、方針や目標を設定しましょう。

目標と現状の差を埋めるためには、適切な課題を設定する必要があります。優先順位を付けながら、課題を設定しましょう。

効果を正しく計るために、課題達成の度合いを示すKPI指標も設定すると効果的です。

4.マニュアルを作成し施策を実行する

業務改善案や目標が設定できたら、施策計画とマニュアルを作成しましょう。マニュアルが完成したら、運用を開始します。

現場の負担にならないように、進捗を確認しながら進めるのがポイントです。

5.効果を確認し振り返りを行う

計画を実行したら、振り返りを行いましょう。最終的に、どのくらい効果が表れたのかを確認します。

想定どおりに進んで結果が出た場合は、定着化を図りましょう。思うような成果が得られなかった場合は最初のステップに戻り、計画を立て直します。

5つのステップを繰り返しながらサイクルを回すことで、業務改善につながります。

業務改善で失敗しないための注意点3つ

業務改善を成功に導くための注意点を解説します。

中長期的な視点で改善する

業務改善は、一朝一夕で結果が出るものではありません。短期間ではデータや結果が少なく、十分な検証が行えないためです。

そのため、中長期的な視点を持つことが大切です。短期的な結果を求めすぎずに、改善を進めましょう。

プロジェクト構築と当事者意識の徹底

従業員に業務改善を実施する理由を説明し、当事者意識を持ってもらう必要があります。

当事者意識が低い場合は「やらされている感」が出て全体の士気が下がるため、業務改善が進みにくくなるかもしれません。

理解を得るために、従業員が得られるメリットを説明しましょう。コスト削減のためだけに行うのではないと説明することで、ポジティブに捉えてもらえます。

自分事であるという意識付けを行えば、従業員のモチベーションを高められるでしょう。

合理的に行わず現場と連携する

業務改善を行う目的の一つに、効率化が挙げられます。ただし合理的になりすぎると、従業員の反感を買うこともあります。

業務改善を行う際は従業員の心に寄り添い、理解することが大切です。意思疎通や進捗の共有を定期的に行い、信頼関係を築きましょう。

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業務改善のフレームワーク6選

業務改善の際にフレームワークを用いると、意思決定や問題解決に役立ちます。フレームワークとは、問題の分析や戦略立案に役立つ考え方のことです。

論理的思考に役立つフレームワークや、ビジネス全体の把握に役立つフレームワークなど、さまざまな種類があります。用途に合わせて取り入れましょう。

ロジックツリー(決定木分析)

問題点を構成している要素ごとに分解し、ツリー状に書き出しながら思考を整理する方法です。

樹木が枝分かれするように、大きい項目から小さい項目へ階層化されるため、ロジカルシンキングに役立ちます。

問題解決の行動に結びつくまで要素を分解するため、解決方法を導き出しやすくなります。

PDCAサイクル

PDCAは、以下の4つの単語の頭文字です。

  • Plan(計画)
  • Do(実行)
  • Check(確認)
  • Act(改善)


Plan(計画)→Do(実行)→Check(確認)→Act(改善)の順番で、4つの検証型プロセスを繰り返して業務改善を行います。

継続的にPDCAサイクルを回すことで目的が明確化し、課題が見つかる点がメリットです。4つのプロセスを繰り返すごとに問題が減り、製品やサービスの品質が向上します。

Planの段階で具体的な計画を立て、目標の数値を明確にすることが成功のポイントです。

ECRS(イクルス)の原則

ECRSの原則は製造の現場でよく使用される業務改善のフレームワークで、昨今はサービス業や営業の現場でも用いられています。

以下の4つの施策の頭文字を業務改善効果が大きいものから並べると「ECRS」になります。



上の施策ほど効果が大きく、業務改善が行える仕組みになっています。実施する際は、上から順番に行うと効果的です。

ECRSの原則を使うと、ムダな作業や工程をなくせるため「引き算の改善」とも呼ばれます。

MECEミーシー

MECE(ミーシー)は「Mutually Exclusive and Collectively Exhaustive」の略で、漏れなく、ダブりなくという意味です。

4つの単語の意味は、以下のとおりです。

  • Mutually(お互いに)
  • Exclusive(重複せず)
  • Collectively(全体に)
  • Exhaustive(漏れがない)


必要な要素を網羅しながら重複させないための、ロジカルシンキングの基本です。

商品企画や調査項目、ターゲット選定など、網羅性が求められる工程で重宝されています。

バリューチェーン分析

バリューチェーン分析は「価値の連鎖」という意味の概念で、ビジネスの全体像を把握する際に役立つフレームワークです。

開発から製造、販売、アフターサービスまで、すべての工程でどのような価値が生み出されるのかを把握できます。自社の強みと弱みを浮き彫りにできる点がメリットです。

自社のバリューチェーンを洗い出すことで、競合他社の分析も行えます。他社と違うターゲット層へアプローチを行う際に、役立つフレームワークです。

マンダラート

マンダラートは「曼荼羅模様」と「アート」を組み合わせた言葉で、マンダラチャートとも呼ばれます。曼荼羅状のマス目に、課題やアイデアを細分化して記入する方法です。

最初に「3×3」の9マスを作り、中央のマスに目標を記入します。周りの8マスに、目標を達成するために必要な要素を記入しましょう。8マスに記入したものが「基礎思考」です。

さらに最初の9マスと同じものを周囲に8つ作り、それぞれの中心に先ほど出した8つの基礎思考を記入しましょう。その後、基礎思考を叶えるための行動を周囲のマスに記入して完成させます。

マンダラートは簡単で使いやすく、アイデアを増やす際にも便利です。

業務改善のアイデア

業務改善を効果的に進めるためのアイデアを4つ紹介します。

業務の優先順位を決める

最初に、ムダな業務を他の業務に振り替えられないか確認しましょう。売上が見込めないノンコア事業をスリム化し、コア事業だけに注力するのも効果的です。

業務を選別したら、優先順位を付けましょう。業務改善の優先順位を決めることで、効率化につながります。

業務を行う際も細かくスケジュールを組み、区切りながら遂行すると時間のムダが発生せず効果的です。

アウトソーシング

ノンコア事業と判断された部分は、アウトソーシングを活用する方法があります。

アウトソーシングによって社内の人件費を抑制でき、業務の効率化やスピードアップ、品質向上が見込めます。

業務マニュアルの作成

業務内容をマニュアル化することで効率化につながり、業務が属人化するリスクも低減できます。

業務の均一化を図り、誰が行っても同じ質を担保できるようにしましょう。マニュアルの整備によって、早期の人材育成が可能になります。

図や表を活用し、平易な文章で記すとわかりやすいマニュアルになります。業務の流れを記したフローチャートも同時に作成すると効率的です。

システムやツールを導入する

業務改善を行う際に、システムを導入するのも有効です。自社の課題解決に役立つツールを導入することで、業務改善が進むためです。

例えば、コミュニケーションツールやファイルを共有できるデータベースが業務の円滑化に役立ちます。

システムやツールを整備することでテレワークでも働きやすい環境を構築できるため、今後も需要が高まるでしょう。
「業務改善アイデア」については、こちらの記事をご確認ください。
「業務改善事例」については、こちらの記事をご確認ください。

業務改善に役立つツール

業務改善でビジネスを効率化するには、ツールの導入が効果的です。

ビジネスチャットツール

テレワークが浸透してから特に活用されるようになったのが、コミュニケーションツールです。

ビジネスに特化したチャットツールもあり、遠隔地の相手と簡単にコミュニケーションを取れるため、活用する企業が増えています。

プロジェクトやチームごとのチャンネルを作成できる点も魅力です。メッセージの管理機能が搭載されているチャットツールなら、返信や対応の抜け・漏れも防げます。

ファイル共有機能を持つチャットツールも、利便性が高いです。

プロジェクト管理ツール

チーム全体のスケジュールやタスクを整理・統括できる、プロジェクト管理ツールも企業で導入されています。

ツールを使用することでタスクの進行を可視化できるため、進捗管理が容易になります。個人やチームごとのスケジュールが一目でわかるため、効率アップも期待できます。

Web会議システム

テレワークの普及によって利用者が増えたのが、Web会議システムです。遠隔地の相手ともコミュニケーションを取れるため、会議や商談によく利用されています。

遠方まで移動しなくても顔を合わせて話せるようになったため、ビジネスチャンスが広がりました。

会話を記録できる機能もあるため、インタビューや面接の際も便利です。

労務管理システム

労働力の減少が進む中、企業では優秀な人材が重宝されています。企業にとって「ヒト」は大切な経営資源であるため、採用に携わる人事担当者の業務は非常に重要です。

働き方改革や法改正により、時間外労働の上限規制も定められました。それに伴い残業時間や労働時間の管理がシビアになり、人事労務担当者の負担が増えています。

人事労務担当者の負担を減らすのに効果的なのが、労務管理システムの導入です。

タレントパレットは、採用手続きから各種申請、労務管理までオールインワンで対応可能です。

蓄積した人材データはそのまま人事戦略にも活用できるため、組織作りの強い味方になるでしょう。

タレントパレットの労務管理活用

ストレスチェックツールや研修管理

労働安全衛生法が改正され、2015年12月より労働者が50人以上の事業所ではストレスチェック検査が義務付けられました(50人未満の事業所は努力義務)。

また、経済産業省は「従業員の健康管理を経営的な視点で考え、戦略的に実践する」ために、健康経営施策を推進しています。

ストレスチェックや健康管理を行えるシステムを取り入れて、従業員の健康を守ることも業務改善として期待されています。

また、eラーニングや研修管理を行えるシステムも注目です。従業員が自主的に学べるため、スキルアップを狙えるでしょう。

タレントパレットではストレスチェックや健康管理、研修管理が行えるため、業務改善に貢献します。

まとめ

今後も生産年齢人口が減り、働き手が不足することが予想されます。

労働者人口が減る中で、業務を効率化するための業務改善が急務となっています。業務改善を行う際は、フレームワークを取り入れて実践することが大切です。

システムを活用し、ビジネスの根幹である人事戦略を科学的に行うことで強い組織を作れます。

タレントパレットはあらゆる人事システムのデータを活用・分析し、経営や人事の課題に対して根拠のある施策が打てるため、科学的な人事戦略が可能です。

採用段階から蓄積した人材データを活用してキャリア分析や人事評価ができ、最適な配置までをワンストップで行えます。

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