こんにちは。人事・経営に役立つメディア「タレントマネジメントラボ」を運営する「タレントパレット」事業部編集チームです。
安定的な企業経営を行ううえでは、危機に対応できるだけの備えも必要です。自然災害をはじめとする様々なリスクに対して、速やかに適切な対応を行うためには、「コンティンジェンシープラン」の策定が重要なテーマとなります。
今回はコンティンジェンシープランの定義や目的を解説するとともに、実際の策定手順や導入事例も併せてご紹介します。
コンティンジェンシープランの定義とは？
「コンティンジェンシープラン」（Contingency Plan）は日本語で「緊急時対応計画」と呼ばれており、簡単に言えば、不測の事態を想定したマニュアルのことです。緊急時とは、たとえば地震や集中豪雨といった自然災害、事故やテロ、サイバー攻撃といったものを指します。
また、外部要因によるものだけでなく、情報漏えいなどの人為的な要因によるトラブルも対象です。こうしたリスクを想定して、あらかじめ具体的な行動指針を策定しておくことで、実際に緊急事態が生じたときには迅速かつ的確に対処できるようになります。
企業がコンティンジョンシープランを策定する目的
企業にとって、コンティンジェンシープランは非常事態にも適切に対応し、被害を最小限に食い止めるための重要な備えとなります。ここでは、企業がコンティンジェンシープランを策定しておく意味について、3つの目的から見ていきましょう。
経営リスクを最小限にする
コンティンジェンシープランは、緊急事態にともなって発生する経営リスクを最小限に抑えるためのものです。急激な環境の変化から、自社が抱えている従業員や資産などを守り、企業を存続させるのがコンティンジェンシープランを策定する第一の目的といえるでしょう。
外部への被害を抑える
緊急事態によって自社の経営に大きな障害が発生すると、関係する様々なステークホルダーにまで被害が拡大してしまう可能性が高まります。取引先や顧客といった自社を超える範囲にまで連鎖的に損害が発生してしまうリスクを避けるのも、コンティンジェンシープランの重要な目的です。
株主や投資家を安心させる
コンティンジェンシープランは、不測の事態が実際に発生しなかったとしても、企業にとって重要な価値を持ちます。そのうちの1つが、株主や投資家に対するイメージアップです。
様々なリスクに対して、具体的な対応策をあらかじめ用意しておくことで、投資家に対して安心感を与えられるようになるのです。
コンティンジェンシープランとBCP（事業継続計画）の違い
「BCP」（事業継続計画/Business Continuity Planning）とは、災害やシステム障害などの事態が発生したときに、事業継続や早期復旧を目指すためのプランです。「事前にリスクを想定して備えておく」という点では、コンティンジェンシープランに類似した概念といえるでしょう。
しかし、両者の目的や具体的な内容にはいくつかの違いがあります。コンティンジェンシープランは、あくまでも緊急時の対応を決めるものであり、素早く的確な対処ができることを主軸に置いて考えます。
一方、BCPは「ビジネスインパクト分析」を行い、リスクによって業務が停止した場合に生じる影響を分析したうえで、どの業務を優先的に復旧・継続するかを判断するのが特徴です。ただし、実際にはコンティンジェンシープランにおいても、より効率的な運用を目指すうえで、ビジネスインパクト分析を行うケースも増えています。
そのため、両者の違いはそれほどなくなってきているのも現状です。
コンティンジェンシーが注目されている理由は？
コンティンジェンシープランが重視されるようになった背景には、経営リスクの多様化が大きく関係しています。日本においては古くから自然災害は人々の生活に大きな影響を与えてきたこともあり、リスクの予測や対策の重要性は様々な形で訴えられてきました。
それに加えて、現代ではサイバーテロやシステム障害などの新たなリスクが到来し、いつどのような形で発生するかが予測困難になっています。そのため、企業にはコンティンジェンシープランの見直しや強化が強く求められるようになっているのです。
また、世界的に拡大した新型コロナウイルスによる社会情勢の変化も、コンティンジェンシープランの重要性を見直すきっかけとなっています。
コンティンジェンシープランの策定手順
コンティンジェンシープランは、以下の手順で策定していくのが一般的です。
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策定の目的を設定する
コンティンジェンシープランの策定を検討したときには、基本的な目的を確認するとともに、自社にとっての具体的な意味も明確にすることが大切です。たとえば、「基幹システムを守ることに重きを置く」など、部署や組織のそれぞれに応じた目的を設定する必要があります。
策定目的はプランの方向性を決める重要事項であり、コンティンジェンシープランが形骸化してしまわないためにも必要なプロセスとなります。現場で携わる従業員の意見なども取り入れながら、じっくりと検討しましょう。
自社リスクを考える
目的が明確になったら、自社に関連するリスクを細かく洗い出していく作業に入ります。このプロセスでは、顕在化されているリスクだけでなく、潜在的なリスクも含めて把握することが重要となります。
そのため、視点の偏りを避けるうえでは、関連する部署から複数の担当者を選び、様々な角度から検証するのが理想です。特に、比較的に目立ちやすい外部からのリスクだけでなく、社内の仕組みや従業員といった内部要因も見落とさないことが大切となります。
リスクの重要度を決める
VUCAの時代（不確実性が高く将来の予測が困難な時代）にあるとされる現代のビジネス環境では、すべてのリスクに対してきめ細やかなコンティンジェンシープランを策定するのは現実的ではありません。膨大な手間やコストがかかってしまうため、脅威となる可能性が高いリスクから優先的に目を向けることが大切となります。
優先度の判定については、リスクの「発生確率」と「深刻度」の2つの軸で行うのがポイントです。リスクの深刻度については、次のステップで詳しく見ていきましょう。
リスク発生時の被害を考える
リスクの深刻度は、実際に発生したときの被害を想定しながら検討するのが近道です。そのうえで、被害を想定する際には、1次的な範囲だけでなく、波及して発生する2次災害、3次災害にも目を向ける必要があります。
発生時の被害を幅広い視点でイメージすることで、判定の妥当性が高まります。
対応方法を検討する
優先度の高いリスクについては、具体的な対応方法を決めていきます。具体的な内容については、「どのタイミングでプランを実行するのか」「どのように対応するのか」「誰が実行するのか・状況の報告先はどこにするか」「責任の所在をどこに置くか」という4つの項目から考えていくとスムーズです。
このステップを終えると、大部分のプロセスが完了したことになるため、漏れがないように振り返りながらプランの精度を高めていきましょう。
社内への周知や研修
リスクが発生したときには、「できるだけ早く発見する」「報連相を速やかに行う」ことが重要となります。いつどのような形で緊急事態が訪れるかはわからないため、本質的に見れば、社内にコンティンジェンシープランと関係のないメンバーはいません。
そのため、プランが固まったら、社内の全従業員にその目的と内容を周知する必要があります。また、プランを速やかに実行できるよう、必要に応じて研修を行うことも大切です。
コンティンジェンシープランの見直し
コンティンジェンシープランは、取り巻く環境の変化に応じて柔軟に更新していくことも大切です。定期的に見直しを行い、内容のブラッシュアップを重ねましょう。
また、従業員の意識を向上させるために、研修や訓練も定期的に実施する必要があります。プランに沿った訓練を行うことで、想定と実際の運用時との違いにも気づけるようになり、内容の精度向上も期待できます。
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コンティンジェンシープランを効果的に運用するためには、何よりも優れた組織力が必要です。速やかな情報共有や優先度の判定など、現場でのスムーズな運用を実現するには、強靭で柔軟性の高い組織づくりが土台となるのです。
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コンティンジェンシープラン策定の留意点
続いて、コンティンジェンシープランを策定する際の注意点を見ていきましょう。
策定に時間をかけすぎない
プランの策定時にあまり細かなところまでこだわりすぎると、時間やコストが際限なく消費されてしまいます。コンティンジェンシープランは、策定することに目的があるのではなく、実際に運用して被害を食い止めるためのものです。
そのため、はじめから完璧な仕上がりを求めるのではなく、PDCAサイクルを繰り返しながら精度を高めていくことを前提に考えると良いでしょう。
従業員から反対される
コンティンジェンシープランは策定に時間がかかる一方、目に見える形で業績の向上に貢献するわけではありません。緊急事態がいつ訪れるかは誰にも予測できないため、その重要性について従業員の理解を得られないケースもあるでしょう。
しかし、適切に運用するためには、全従業員にプランの意味と内容をきちんと理解してもらわなければなりません。そのため、周知徹底のための時間を確保し、研修や訓練に力を入れることが大切です。
定期的な研修が必要
不測の事態に対応するためには、現場レベルでも柔軟に意思決定できる状態を保つ必要があります。上意下達型の指揮命令系統のみでは、上位者の指示があるまで行動できず、その間に被害が拡大してしまうリスクもあるのです。
コンティンジェンシープランを効果的に運用するためにも、従業員それぞれが自ら判断し、行動できる体制を整えましょう。
コンティンジェンシープランの導入例
最後に、コンティンジェンシープランが実際に導入されている事例を2つご紹介します。具体的な取り組みについて知ることで、自社に活かせるヒントが見つかるでしょう。
株式会社日本取引所グループ
株式会社日本取引所グループでは、非常時における取引機会の確保と価格形成のバランス等に配慮した対応をとるために、1999年にコンティンジェンシープランの作成を行いました。それ以来、数年ごとに改正を繰り返し、非常事態に備えています。
プランは8つの想定されるリスクに備えたものとなっており、主にシステムに関するケースが重視されています。たとえば、「売買システムに障害が発生した場合」や「精算・決済システムの障害」「相場報道システムの障害」「自然災害やテロなどの突発的な事態」「社会インフラの障害」などが幅広く想定されているのが特徴です。
ANAホールディングス
ANAホールディングスでは、トラブルによって乗客が長時間にわたって機内で待たなければならない事態に備えたコンティンジェンシープランを策定しており、米国空港発着のすべてのフライトに適用しています。具体的な内容を抜粋すると、次のようなものがあげられます。
・4時間を超えて待たせることがないように努める ・待機時間が2時間を超える前に機内にて飲食物の提供を行う ・待機時間が30分を超える場合、状況について乗客に案内し、その後も必要に応じて案内を継続する ・目的地以外の米国空港に臨時着陸した場合にもプランを適用できるよう努める |
プランの策定によってスタッフが迅速に対応できるのはもちろん、公開することで利用者にも安心感をもたらす効果を生んでいるのが特徴です。
まとめ
コンティンジェンシープランは、企業を様々なリスクから守る重要な行動指針です。不測の事態に備えて策定しておくことで、トラブルに見舞われても被害を最小限に食いとどめ、会社や従業員を守れるようになります。
しかし、いくら完璧なコンティンジェンシープランを立てても、実際に運用できる体制が整っていなければ無用の長物となってしまいます。「現場レベルでの柔軟な意思決定」「速やかな情報共有」などを実現できる組織づくりを実現することが大切です。
そこで活用したいのが、「タレントマネジメントシステム」です。タレントマネジメントシステムとは、人材の能力やスキルを最大限に発揮してもらうために、人材データを集約・一元管理して、高度な意思決定を可能にするシステムをいいます。
人材一人ひとりのスキルや保有資格、経歴などのデータをもとに、計画的な人材育成や高度な配置戦略を練るために活用できます。また、タレントマネジメントシステムである『タレントパレット』は、データに基づいた科学的な人事を実現するためのシステムです。
あらゆる人事データを蓄積・統合することにより、精度の高い分析を行えるので、コンティンジェンシープランの策定・運用にも役立てられるでしょう。「多様なリスクを乗り越えられる組織をつくりたい」という方は、ぜひタレントパレットをご活用ください。