タスクフォースの概要

タスクフォース（Task force）は、軍事用語であり機動部隊や作業チーム、特別部隊とも訳されています。ビジネスにおけるタスクフォースとは、社内で発生する緊急性の高い課題や製品に関する問題、特別な製品の開発などに対応するチームです。タスクフォースのメンバーは、課題を解決するためのスキルを有した社員を抜擢します。

全社的な課題であるため、社内の全部署から一時的に集められるのが通常です。課題を克服し任務が完了すれば、タスクフォースは解散し、メンバーは元の部署に戻り通常の仕事に就きます。高いスキルを持つ社員や課題克服に適したスキルを持つ社員を集めることで、問題や課題の解決だけではなく、部署間の連携を強化でき、全社的なスキル向上も目指せます。

タスクフォースの目的

タスクフォースの大きな目的は、緊急性・重要性が高い社内の課題をいち早く解決することです。課題の解決にとどまらず、会社をより良い方向に導くことも期待されています。社内では、常にさまざまな課題が生じ、社員が解決することが日常です。

課題には、時間をかけて解決するものと、早急に解決しなければならないものがあります。タスクフォースの目的は、早急に解決しなければ会社にダメージがあるものを、迅速かつ的確に解決することです。

タスクフォースと類似チームの違い

企業活動を進めていけば、社内でタスクフォースと類似したチームを結成しなければならないケースもあります。ここでは、タスクフォースに類似したチームをついて、違いを解説し役割を明確にします。

タスクフォースとプロジェクトチームの相違点

タスクフォースに近いチームにプロジェクトチームがあります。プロジェクトチームが扱う案件は、会社の中長期的な計画に沿った取り組みであり、緊急性はありません。期間内に計画・実行・検証を繰り返し、精度を上げながら結果を出すことが求められます。

タスクフォースは緊急性があるため、繰り返し検証をする時間はなく、早急に結果を出さなければなりません。

タスクフォースとワーキンググループの相違点

ワーキンググループは、作業部会ともいわれ、特定の課題や特別な問題などを解決するために編成されるチームです。タスクフォースと同じ意味で用いられるケースも少なくありません。双方の相違点は、緊急性の高さであり、迅速な対応が求められているかどうかです。

タスクフォースとクロスファンクショナルチームの相違点

タスクフォースとクロスファンクショナルチームの違いは、規模の大きさです。クロスファンクショナルチームは、課題の規模が大きく、社運を左右するような課題であるため、外部のコンサルタントや専門職などを交えて編成されます。タスクフォースは基本的に、社内の課題に対して社内の人材で編成され、緊急性がある課題を克服するためのチームです。

タスクフォースの流れ

タスクフォースを導入する際に流れを理解しておくことは重要です。ここでは、タスクフォースの流れについて解説します。

タスクフォースを編成

まずは、社内の課題に対して、必要なメンバーを全社的に招集します。専門職や技術職だけではなく、チームをまとめるスキルを有する人材も必要です。また、緊急性の高い課題に対応できる人材、ノウハウを習得している経験者も貴重な戦力になります。

メンバーを招集したら、タスクフォースのリーダーを決定しましょう。リーダーの条件は、リーダーシップがある人材や優れたマネジメントスキルを持った人材です。タスクの進捗状況によっては、さらにメンバーを追加する場合もあります。

課題とスケジュールの明確化

解決すべき課題に対して、ゴールを設定することも重要です。ゴールは、メンバーにとって明確な目標になるため、タスクフォース全員に周知しなければなりません。ゴールが決まれば、必要な作業を洗い出し、スケジュールに作業を埋め込み、スケジュールを明確にします。スケジュールが明確化すれば、タスクフォース全員に再度周知しましょう。

スケジュールに沿って作業を進める

次に、明確化されたスケジュールに沿ってそれぞれのメンバーが割り当てられた作業を遂行します。作業遂行にあたっては、メンバー間のコミュニケーションに注意が必要です。

メンバーは、タスクフォースの期間以外は、それぞれの部署で働いているため、面識さえない場合もあります。リーダーは、メンバーそれぞれが、スキルを発揮できるように努めることが大事です。

モニタリングで状況を確認

スケジュールが進行すれば、区切りがつきやすいポイントで、モニタリングを行いましょう。モニタリングにより、課題がどの程度解決できているかを、客観的な視点で捉えられます。モニタリングは、タスクフォース内にとどまらず、全社的に行ったり、ユーザー目線で状況を把握したりすることも重要です。ユーザーにモニタリングできれば、精度が高まります。

完了後は検証とノウハウ共有

タスクフォースが課題を解決した後は、検証を行うことが重要です。課題解決のノウハウについては、資料をまとめ全社的に共有します。ノウハウを共有することは、次にタスクフォースを結成する際に役立つでしょう。

タスクフォースで短期的な課題を解決し、続けて長期的なプロジェクトチームへと再編成する場合もあります。タスクフォースで得られた知識や知見などを、社内で活かすことが重要なポイントです。 

タスクフォースのメリット

タスクフォースにはたくさんのメリットがあります。ここでは代表的なメリットについて3つ紹介します。

社内リソースを注げる

タスクフォースには、社内の緊急課題を解決するという明確な目的があります。早急な課題解決のために、社内の人・物・金を注ぎ込まなければなりません。社内のエネルギーやリソースをタスクフォースに集中させることにより、高い成果が期待できます。相乗効果を得られる可能性も高まるでしょう。

社内の優秀な人材を集められる

タスクフォースでは、結成前から課題が明確であるため、解決のために必要なスキルも明確です。必要なスキルを有した人材を想定しやすいため、社内の人材も召集しやすくなります。マネジメントに優れた人材やリーダーシップを発揮する人材など、専門職や技術職以外の優秀な人材もタスクフォースに集められます。

さまざまなメンバーが集結

タスクフォースは、社内の各部署から横断的に抜擢されるため、スキルの高いメンバーがそろいやすいことが特徴です。リーダーシップやマネジメント、技術力、専門性などそれぞれ得意とするスキルは異なります。

異なったスキルを有する人材が考えを統合することで、課題を解決するだけではなく、イノベーションを創出できるかもしれません。イノベーションの創出は、タスクフォース導入の大きなメリットであり、社内の活性化につながります。

タスクフォースのデメリット

タスクフォースには、多くのメリットがありますが、デメリットもあります。ここでは、主なデメリットを2つ解説します。

ノウハウの蓄積が難しい

タスクフォースは、課題解決のために編成され、解決すればすぐに解散します。解散と共に、ノウハウや新しい知見、情報が消滅するケースも少なくありません。タスクフォースのノウハウなどは、全社的なスキルアップにつながります。これらを失うことは、会社にとって大きな損失です。ノウハウなどをどの部署で収集し管理するか、編成時に決めておくようにしましょう。

サポートが不足しがち

タスクフォースは、各部署から横断的に人材が集められます。各部署は、優秀な人材が一定期間不在になるため、他の社員達の負担増加は避けられません。経営陣などからサポートがなければ、円滑な業務遂行が難しくなる可能性があります。

タスクフォースに招集された人材も、人事考課などに不安が生じれば、緊急の課題に集中できません。タスクフォースが解散すれば従来の部署にもどりますが、違和感を覚えさせない配慮も必要です。

タスクフォースの編成にはタレントマネジメントシステムが有効

タスクフォースを編成する際には、すべての社員の基本情報やスキルデータなどが必要です。成果を最大化させるためには、タレントマネジメントシステムの導入を検討しましょう。タレントマネジメントは、社員の基本情報やスキルなどのデータを一元管理して分析することです。

戦略的な人材育成や人材配置が可能となり、スキルや経験などの条件を設定するだけで、自動的に人事の候補が抽出できます。タスクフォースの人材を選出する際にも、有効なシステムです。

まとめ

タスクフォースは、企業の緊急課題を解決するために、優秀な人材や課題解決のスキルを有した人材を集め編成する特別なチームです。プロジェクトチームやワーキンググループと異なり、課題を早急に解決しなければなりません。そのために、全社でタスクフォースに集中する必要があります。また、タスクフォースの人選は、迅速かつ適正でなければなりません。

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