人材ポートフォリオの意味とは？

企業における人材ポートフォリオとは、自社の社内人材を把握し、今後の事業に必要な人材構成を分析することです。

人材ポートフォリオが求められる背景・重要性

グローバル化で海外市場が拡大するとともに、少子高齢化による労働力不足も相まって、企業を取り巻く環境にも変化が生じています。昔ながらの体制や画一的な人材育成では成り立たなくなり、女性が活躍する機会も増えました。派遣社員や契約社員なども含めて雇用形態も多様化しています。
このような変化に対応するためには、自社に必要な人材を把握しておくことが重要です。そのうえで、限られた人材のなかからさまざまなバックグラウンドを持つ人材を適材適所に就かせ、有効活用する必要があります。適材適所を実現することで、人件費の効率化にもつながります。

人材ポートフォリオを作成するメリット

人材ポートフォリオを作成するメリットは大きくわけて2つあります。それぞれのメリットについて詳しく説明します。

最適な人材を配置できる

人材ポートフォリオを作成することで、自社のどの部署にどのような人材がどれくらいいるのかを詳しく把握し、分析することが可能です。そこから業務内容に応じて最適な人材を配置できます。直近の人事だけではなく、中・長期的な人材育成の面で効果的な対策を立てることにも役立ちます。社員が持つ適性を活かせるため、結果的に生産性の向上にもつながります。

人材の不足や余剰を管理できる

人材ポートフォリオで現状の分析ができれば、課題もみつかります。たとえば、人材不足や逆に余剰気味となっている部分の把握などです。不足している人材のタイプがわかれば補えるよう対策を打てますし、余剰部分が判明すれば、人材タイプを考慮したうえで必要としているところへ移行させることも可能です。
現状の管理だけにとどまらず、採用や人材育成にも活用できます。

人材ポートフォリオの作り方

実際に企業で効果を発揮させるためには、効果的に人材ポートフォリオを作成することが大切です。

自社に必要な人材タイプを決める

自社の人材を適切に分類するためには、事業に必要な人材タイプを決める基準が必要です。たとえば、「個人と組織」および「創造と運用」のそれぞれ2軸、全部で4種類にわけて考える方法があります。具体例としては、以下のとおりです。
・オペレーション人材：組織の中で規制の定型業務を運用する
・マネジメント人材：組織の中で幹部候補として創造力が求められる
・エキスパート人材：個人で運用にかかわる ・クリエイティブ人材：個人で創造的な仕事を担当する
分類方法や人材ごとに当てはまる業務内容は、企業の事情によって異なります。総合職か専門職か、常時雇用か臨時雇用かなど、担当する職務や雇用形態で分類してもかまいません。

人材を分類する

従業員の人数が多くなれば多くなるほど、人の主観では正確に従業員の評価を把握することが難しくなります。実際に人材を分類する際は、人事担当者の勘や主観だけで判断するのではなく、客観的なデータをもとにすることが重要です。
職種や雇用形態などの単純な情報に関しては比較的容易にデータ化できますが、能力や人格、適性などは簡単に正確なデータを得ることはできません。科学的根拠のある適性検査などを利用し、客観的なデータを得て分類に活用することで信頼性を高められます。

人材の不足や余剰を把握する

設定したタイプごとに人材を分類すれば、人材の振り分けがどのようになっているのか現状がみえてくるでしょう。本来はどこにどれだけの人材が必要なのか、理想とする人材の分類と比較することで課題が浮き彫りになります。
現状で人材の不足や余剰があれば、調整が必要です。もし、現時点での人数が十分であっても、年齢構成が高ければ将来的に不足する可能性があることもわかります。人材ポートフォリオを作成することで、将来の予想も含めて各タイプに必要な人数や構成比の把握が可能です。

人材の不足や余剰を調整する

ポートフォリオの作成で人材の不足や余剰がみえてきたら、人材タイプを調整しなければなりません。実際に行われる調整方法としては、「採用」「育成」「解雇」「配置転換」があります。人材が不足しているところには、新卒採用や中途採用はもちろん、派遣社員やアルバイトなどを活用して人材不足を補うことが必要です。
マネジメント人材が不足している場合は、新たな人材を抜擢したり、育成したりする施策が必要でしょう。4種類の調整方法を用いて、理想的な人材の配置に近づけることがポイントです。

人材ポートフォリオを作成する際の注意点

人材ポートフォリオは、人材の不足や余剰を適切に管理できるなどのメリットが多いです。ただし、作成するにあたっては注意点もあります。

設計に労力がかかる

人材ポートフォリオが運用できるまでには、ある程度の時間や労力をつぎ込まなければなりません。最初から大がかりな設計を完成させるのではなく、基本的な条件を設定したうえで状況に応じて更新するなど、日常業務に支障が出ないように配慮することも大事です。設計に関して幹部との話し合いをする必要も出てきます。
人事制度や教育制度そのものも人材ポートフォリオにあったものになるよう、見直しを迫られることもあります。

適切に運用しないと社員の不満につながる恐れがある

人材ポートフォリオは運用が適切でなければ、かえって弊害が出る可能性もあります。万一、分析結果が誤っていた場合、その結果をもとに人材配置をすれば社員の不満につながりかねません。
そのような状況を招かないようにするためには、適性分析を慎重に行うことが重要です。現場で実施されている人事制度とのズレが出ないよう、すり合わせも必要になります。

人材ポートフォリオを作成する際のポイント

実際に人材ポートフォリオを作成するうえで気をつけておきたいこととして3つ挙げ、それぞれのポイントについて詳しく説明します。

社員の希望を考慮すること

必要な人材を適所に配置できれば企業としてはメリットが大きいものの、本人の希望に添っていなければ不満が出てくることも考えられます。業務に対するモチベーションが低下することや離職につながることもあるかもしれません。
能力やスキルだけで一方的に企業がすべてを決めてしまうのではなく、社員のキャリア志向や希望を考慮したうえで決定する必要があります。

特定の人材タイプを優遇しないこと

人材タイプの分類は、あくまで人材を整理して有効活用や効率化に活かすことが目的です。どこか特定の人材タイプが優遇されることは適切ではありません。タイプ分けをすることで優劣がつけられるようになれば、劣っていると判断された人材タイプに属する社員のモチベーション低下を招いたり、社内の雰囲気が悪化したりする恐れもあります。
優劣がないことを説明し、社員の理解を得ることも必要です。

全社員を対象にすること

人材ポートフォリオはその企業の正社員だけではなく、契約社員や派遣社員、パート・アルバイトも含め、事業に携わる全員を対象にすることがポイントです。どのような雇用形態であっても、実際に現場で業務を担当する人材として、企業の人的資産であることに違いありません。正社員のみで考えてしまうと、実情に合わない過不足が発生する懸念があります。

まとめ

人材ポートフォリオを作成することで、企業が抱える人材を正しく評価し、適材適所を実現できます。人材の不足や余剰を調整し、理想的な人材配置につなげましょう。
プラスアルファコンサルティングの「タレントパレット」は、自社の状況に合わせて360度評価や考課者の柔軟な設定ができるタレントマネジメントシステムです。匿名評価やフィードバックコメントなど、効率的な評価運用が実現します。蓄積されたデータは、人材育成やキャリア構築に活用可能です。人材ポートフォリオの作成を考えているならぜひご相談ください。