現状の人事制度に課題や問題があると感じているものの、どのように制度構築や改革、見直しを進めるべきかわからないと悩む担当者も多いのではないでしょうか。この記事では、人事担当者に向けて、人事制度の意味や目的、制度を見直すタイミング、制度の設計や構築方法などを解説します。人事制度の見直しに役立ててください。
人事制度の意味・目的とは？
人事制度とは、人材の雇用制度や等級制度、評価制度・報酬制度などのことです。人事制度を整える目的としては、会社の経営戦略に沿って社員に業務を行ってもらうことが挙げられます。また、「適材適所」という言葉に示されるように、人材の能力を発揮できる環境や制度を整えることも人事制度の大きな目的です。
人事制度を構成する3つの要素
人事制度の中核になっているのは「等級制度」「評価制度」「報酬制度」の3つです。それぞれどのような制度なのか解説します。
等級制度
等級制度は社員の業務や役割、能力に応じて、人材を序列化する制度です。等級が高いほど、仕事の価値が高く報酬も上がります。等級によって評価制度や報酬制度の適用も変わってくるため、人事制度のなかでも特に重要な制度です。
評価制度
評価制度とは、会社への貢献度を評価するための制度です。評価制度は経営戦略を浸透させるうえでも、社員の業務に対する役割や責任を理解させるためにも重要です。自社にあわせた評価項目や評価基準を定めなければなりません。評価の結果は報酬や人材配置に反映されます。
報酬制度
報酬制度は、等級や評価に応じて、給与や賞与などの報酬基準を定めている制度です。具体的には月給制や年俸制などの給与の与え方、退職金制度、残業手当のルールなどに細かく分割できます。報酬は社員のモチベーションを大きく左右するため非常に重要です。報酬に割り当てられた資産を適切に分配する制度を定めることも求められます。
現代の会社が抱える人事制度の課題とは？
人事制度を見直す会社が増えています。現代の会社が抱える人事制度の課題とは何でしょうか。
働き方改革への対応
2019年4月から施行された働き方改革では、長時間労働の是正や有給休暇の取得義務化などに加え、就業時間や就業場所の柔軟性が求められるようになりました。テレワークをはじめとしたICT技術の進歩によって多様な働き方が可能になったこともあり、従来の人事制度では対応できない就業形態も増えています。新しい働き方に対応できる人事制度の構築が必要です。
年功序列制度の見直し
年功序列制度には社員数の増加、社員の収入の安定などのメリットがあります。労使交渉がしやすいこともあり、高度経済成長期の日本企業では一般的な人事制度として普及しました。しかし、年功序列制度には成果が給与に反映されにくいというデメリットもあります。社員のモチベーション低下から、実力のある若手社員が定着しにくい点も課題です。
条件のよい雇用を求めて転職を繰り返すことも、ごく一般的になったため、人材確保の面からも年功序列制度を見直す会社が増えています。
成果主義の見直し
成果主義を取り入れた会社でも人事制度の見直しが求められています。欧米型の成果主義は、ある意味日本的ともいえる協調性やチームワークの良さを失わせてしまいます。また、失敗回避の行動や短期的な成果を求める行動が増えることで、中長期的な生産性が低下するケースも少なくありません。
業務の評価を客観的に数値化するのが難しいことから、評価制度に対する信頼がなくなり、結果として不公平感を生み出す原因になることもあります。
人事制度を見直すタイミング
人事制度の改訂が業績向上や回復のきっかけになることがあります。どのようなときに人事制度を見直すと効果的なのでしょうか。
会社の業績を向上させたいとき
「ヒト・モノ・カネ」が経営の3要素であることはよく知られています。業務効率化や生産性向上の施策を総合的に検討したときに、人事制度の問題が浮かび上がることは少なくありません。優秀な女性社員が育児から復職しやすい制度を整える、などの人事制度の改定によって業績が向上した事例もあります。
会社の規模が拡大したとき
優れた人事制度であっても、社員や従業員の数が変わったことによって、上手く機能しなくなる場合があります。組織が大きくなれば、業務フローや承認経路が複雑になります。また、外国人や在宅勤務のスタッフを雇用して多様な働き方に対応する必要があるかもしれません。企業規模が拡大したときは、人事部のほうから問題点を聞いて回るくらいの積極的な姿勢が求められます。
会社を取り巻く環境が変化したとき
働き方改革による多様な働き方の推進や、労働人口の減少による慢性的な人手不足など、社会的な環境が大きく変化したときも見直しが必要です。こうした状況に対応できていないと、就活生や転職希望者が集まらなくなってしまったり、より良い職場を求めて離職者が増えたりするなど、大きな問題につながりかねません。
人事制度の設計・構築の方法
ここでは、人事制度の見直しをどのようなプロセスで進めていくか解説します。
1.現状を分析する
最初のステップは現状分析です。問題点や改善点を把握するために、できるだけ多くの社員の声をヒアリングやアンケートなどで集めましょう。また、残業時間や給与の状況などの数値データによる定量分析も併せて行います。
2.人事制度の基本方針を決める
課題を把握したうえで、自社にあった人事制度の基本方針、達成したい目標を決めます。人事制度は経営戦略に沿わせる必要があるため、経営陣の意見を踏まえて求める人物像を洗い出しましょう。これらは等級・評価・報酬制度や、雇用、人材育成の基本方針にもなります。
3.制度を設計する
等級制度を決める
昇進のコースや等級数、役職同士の関係などが検討項目です。等級の数は10程度を目安に考えましょう。少なすぎると等級が上がりにくいことで社員のモチベーションが下がります。逆に多すぎると上がったときの喜びが少なくなるため注意が必要です。
評価制度を決める
会社の規模や経営形態にもよりますが、評価制度は部署ごとに設けることが基本です。評価内容は、大きく分けると成果物や売上などによる「成績・業績評価」と、職務の取り組み方や態度などの「職務プロセス評価」の2つに分けられます。また、これらの基準を社員に公表することも重要です。
報酬制度を決める
報酬制度は等級や役職を基準にして定めます。報酬原資の範囲内で適切に給与や賞与、手当などが配分できるか確認することも重要です。
4.シミュレーションをする
人事制度の見直しを実施したときに、人件費や賃金がどのように変化するかシミュレーションを行います。報酬原資内で自社の経営戦略にあった結果が得られそうか分析しましょう。社員が仕事へのやりがいを持って働ける給与や待遇になっているかどうかもチェックします。
5.規定を社内で公表する
人事の規定を明文化したら法律面のチェックを行なったうえで、規定を公表します。社内で理解が進むようにガイドラインにあたる資料を用意しておくとよいでしょう。文書の配布や説明会などを通じて新しい規定の周知徹底を図ります。また、質疑応答やアンケートを実施して、改善点や問題点がないかも確認しましょう。
6.評価者に対する研修を実施する
新たな人事制度をスタートする前には、人事評価担当者への研修も必要です。担当者同士の認識にズレがあったり評価スキルが足りていなかったりすると、運用に支障が出るケースが多いからです。新たな人事制度の導入直後は社員の関心も高いため、信頼感や満足感を持ってもらえる公平な人事評価を目指して準備を進めていきましょう。
人事制度を見直す際のポイント
国が推奨する人事制度や他社の成功事例を参考にするのは良いことですが、安易にマネをするのは危険です。ここでは人事制度を見直す際のポイントを紹介します。
経営方針や社風にあっていること
年功序列制度や成果主義、ジョブ型業務に適した人事制度など、社会状況に応じて人事制度のトレンドは変わっていきます。しかし、新しければよいというわけではなく、あくまで自社にあった制度選びが大切です。業績向上やコスト削減などポジティブな目標に注目してしまいがちですが、リスクも考慮しながら、慎重に新制度を取り入れる必要があります。
社員にとって公平であること
人事制度が社員に受け入れられるためには、評価基準を明確にして、公平で納得感のあるルールとして認めてもらう必要があります。単に制度を説明しただけでは理解が得にくいため、何のために改訂するのか、制度見直しでどのような効果が期待できるかなどを十分に説明しましょう。
まとめ
人事制度は事業規模や社会状況、仕事に対する社員の意識などの変化に応じて見直すことが必要です。自社の経営方針や社風などにあわせて適切な改訂を行いましょう。
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